DocuSign for Salesforce: 3 vantagens dessa solução para área de vendas

 

área de vendas

O mundo corporativo é fortemente marcado pela necessidade constante de otimizar os processos organizacionais e aumentar a produtividade do negócio. Isso porque o manejo de tempo e o investimento financeiro estão diretamente associados ao desenvolvimento de qualquer empresa.

Foi justamente para atender a esse tipo de demanda que a DocuSign criou o DocuSign for Salesforce, um recurso essencial à eficiência administrativa de todo segmento comercial. Levando em conta a relevância de adotar essa solução para as melhorias nos processos produtivos e organizacionais, vamos apresentar as mais importantes vantagens de implementar o DocuSign for Salesforce em um negócio, seja qual for o seu ramo de atuação.

Além disso, neste texto, você conhecerá o que é essa ferramenta e vai entender quais são as suas principais características e funcionalidades, incluindo as que foram desenvolvidas mais recentemente. Confira agora mesmo!

O que é a Salesforce?

Antes de conhecermos a ferramenta de integração da DocuSign capaz de alavancar a área de vendas da empresa, vale a pena saber um pouco mais sobre a Salesforce. Trata-se de um dos mais importantes recursos de gerenciamento empresarial inteligente.

Figurando como uma das mais relevantes parceiras da DocuSign, a Salesforce se estabeleceu como companhia líder de mercado no mundo todo, quando o assunto é o desenvolvimento de soluções Customer Relationship Manager (CRM), marketing automatizado e vendas em cloud.

Portanto, trata-se de uma solução de gestão de relacionamento que integra empresa e clientes. Oferece suporte adequado para que todas as operações envolvidas em um processo de negociação comercial possam ser feitas com objetividade e rapidez.

Como ela beneficia o cliente

Essa plataforma de CRM fornece aos diversos departamentos de um negócio (como os setores de marketing, atendimento ao consumidor, finanças e vendas) uma visão singular de cada cliente. Assim, permite o oferecimento de produtos e serviços sob medida.

Essa customização é possível porque, com a integração implementada pela Salesforce, a equipe de vendas passa a contar com um banco de dados otimizado. Ele fornece informações valiosas sobre os seus prospects, o que direciona o sucesso das transações comerciais.

Como podemos ver, a adoção da Salesforce é um diferencial para uma empresa, especialmente, no que diz respeito ao aprimoramento dos seus processos de venda. É possível melhorar ainda mais! Basta apostar no uso do DocuSign for Salesforce, sobre o qual vamos falar a seguir.

O que é o DocuSign for Salesforce?

O DocuSign for Salesforce é um plugin que está disposnível dentro da appexchange para os clientes da Salesforce assinarem documentos eletronicamente usando a DocuSign. O desenvolvimento dessa tecnologia atende a uma importante demanda empresarial, que é a necessidade de otimizar processos. Consequentemente, elevar a eficiência operacional do negócio.

Com o DocuSign for Salesforce, essa meta é facilmente alcançada, já que a principal função de tal recurso é integrar funcionalidades que estruturam, simplificam, organizam e dão rapidez ao fluxo de tramitação e assinatura de documentos. Tudo isso, com o mais elevado nível de segurança.

O DocuSign for Salesforce compõe o rol de tecnologias que possibilitam a automação de processos no ambiente corporativo. Atua diretamente no ciclo de assinatura do documentos de uma empresa.

O uso desse recurso permite a integração de diferentes funcionalidades. O objetivo é de, ao mesmo tempo, manter a utilização de ferramentas do sistema de CRM da empresa e acrescentar uma solução que otimiza os procedimentos administrativos.

Logo, tal solução agrupa a inteligência integrativa típica da Salesforce, com processos altamente eficientes de gerenciamento de documentos fornecidos pela DocuSign para que você possa enviar qualquer documento para ser assinado pelos signatários.

O que ele possibilita?

Desse modo, em termos técnicos, o DocuSign for Salesforce consiste em um plugin de acesso que permite ao usuário permanecer no Salesforce e fazer o encaminhamento de documentos para a formalização eletrônica.

Trata-se de um recurso que possibilita o envio, a assinatura e o gerenciamento de qualquer tipo de documento a partir de diversos dispositivos. Isso inclui os dispositivos móveis, o que facilita efetuar os trâmites organizacionais e legais necessários ao fechamento de um negócio.

O DocuSign for Salesforce é a tecnologia responsável por otimizar os procedimentos e as etapas que fazem parte de todo o aparato burocrático envolvido em uma negociação de vendas, incluindo a gestão de contratos eletrônicos.

Quais as funcionalidades do DocuSign for Salesforce?

Depois que essa solução é instalada no Salesforce, fica disponível ao usuário do sistema uma função que transmite os dados de documentos a serem formalizados para as pessoas envolvidas em todo o processo de formalização.

Além disso, são fornecidas as informações variáveis que os documentos devem conter. Elas podem ser enviadas diretamente a partir de algum objeto do SalesForce e, então, devidamente, preenchidas.

Com a utilização do DocuSign para SalesForce, há a redução significativa de vários passos comumente necessários para a formalização de um contrato entre as empresas e o cliente. Fazem parte das etapas que deixam de ser efetuadas:

  • impressão do documento;
  • trâmites de envio e de recebimento, que envolvem o deslocamento de pessoal;
  • procedimentos de armazenamento físico da documentação;
  • processo presencial de assinatura.

Dessa forma, automaticamente, ocorre a diminuição do tempo exigido para a elaboração, o acompanhamento, a finalização e o armazenamento de um contrato. Essa redução de procedimentos simplifica o ciclo contratual, evitando erros e tornando o processo bem mais seguro.

Em geral, os clientes da DocuSign obtêm uma redução considerável no tempo gasto para a formalização de um contrato, que passa de 16 dias para apenas um. Além disso, a maioria dos clientes conclui a formalização dos seus contratos em menos de uma hora.

Quais as principais características do DocuSign for Salesforce?

Em termos computacionais, o DocuSign for Salesforce pode ser usado na versão Classic, na versão Lightning e na versão mobile SalesForce 1. Ou seja, trata-se de uma ferramenta que exibe alta compatibilidade.

Essa característica é importante porque permite que a empresa tenha um leque maior de possibilidades na hora de optar pelo sistema computacional que será utilizado. Isso gera não só flexibilidade, mas também, economia.

O requisito mínimo para os signatários é possuir uma conta junto a DocuSign para que um documento a ser formalizado a partir desse recurso é ter acesso à internet. Não é necessário, portanto, que seja feito um cadastro com a DocuSign ou qualquer outro procedimento prévio de registro.

Quanto às características operacionais, o DocuSign for Salesforce possibilita o encaminhamento de documentos formatados para serem conferidos e assinados, sem a necessidade de o destinatário fazer o download de qualquer software ou plataforma.

Ainda é possível utilizar o DocuSign for Salesforce para atualizar de forma automática outros objetos da Salesforce com dados de documentos que foram assinados, reduzindo assim a entrada manual de informações.

Como optar pelas soluções do DocuSign for Salesforce?

Na DocuSign, o desenvolvimento tecnológico não para nunca, já que o aperfeiçoamento contínuo é uma de suas maiores metas. Por isso, em conjunto com a Salesforce, a companhia traz duas soluções inovadoras para melhorar as práticas de vendas: Negotiate e Gen.

Com ênfases diferentes, essas tecnologias conectam funcionalidades da DocuSign e da Salesforce para tornar os processos de vendas mais organizados, rápidos, dinâmicos, eficientes, seguros e econômicos.

Que tal descobrir mais sobre esses recursos para escolher aquele que mais atende às demandas do seu negócio? Na sequência, vamos abordar o DocuSign Negotiate for Salesforce e o DocuSign Gen for Salesforce.

DocuSign Negotiate for Salesforce

Focada na negociação rápida de negócios, essa solução automatiza a preparação e a aprovação de acordos. Eles são customizados de acordo com as necessidades de cada cliente e conforme as possibilidades pré-estipuladas pela companhia.

Para isso, o DocuSign Negotiate for Salesforce reúne em uma só interface funcionalidades essenciais para informatizar o fechamento de acordos, como propostas, faturas, termos de confiabilidade, orçamentos e contratos.

A implementação gerada pelo Negotiate é feita a partir dos conteúdos que estão no Salesforce. Entre eles, os dados do cliente, as informações do produto ou serviço negociados e os parâmetros de negociação previamente estabelecidos pela empresa.

Todas as ações desenvolvidas com o suporte do DocuSign for Salesforce são centralizadas e armazenadas no sistema operacional que constitui essa ferramenta. Isso permite o controle gerencial e facilita a realização de auditorias.

Entre as funcionalidades dessa tecnologia estão:

  • geração instantânea de contratos;
  • controle das versões dos documentos elaborados;
  • eliminação de dados duplicados;
  • colaboração simplificada para o estabelecimento das cláusulas do acordo entre as partes.

DocuSign Gen for Salesforce

Desenvolvido com a finalidade de preparar automaticamente um contrato, esse recurso possibilita que tal instrumento jurídico seja elaborado, revisado, compartilhado, formalizado e armazenado no Salesforce.

O DocuSign Gen for Salesforce conta com uma biblioteca de modelos de documentos. Ela pode ser configurada conforme as características gerais da empresa e as especificidades de cada tipo de transação.

Os documentos criados são editáveis em arquivos de Word, o que viabiliza a revisão e a inserção de informações tanto pela empresa quanto pelos seus clientes ou representantes legais.

Além disso, após a geração do contrato e a concordância das partes envolvidas no acordo, o documento é facilmente encaminhado via plataforma para os interessados que o finalizam por meio da assinatura eletrônica.

Algumas das funcionalidades dessa solução são:

  • criação automática de contratos;
  • elaboração de tabelas dinâmicas;
  • personalização do contrato de forma automática;
  • automatização de todo o processo de tramitação contratual.

Por que o uso do DocuSign for Salesforce é vantajoso?

A natureza, as funcionalidades e as principais características do DocuSign for Salesforce já dão uma boa ideia dos benefícios que essa solução tende a proporcionar para a rotina de um negócio. Mas as possibilidades de ganhos não param por aí!

Dessa forma, para mostrar o quanto vale a pena implementar esse recurso, a seguir, vamos apresentar 3 das principais vantagens em utilizar o DocuSign for Salesforce. Fique por dentro agora mesmo!

1. Redução de custos operacionais na área de vendas

Uma das vantagens mais notáveis e importantes da utilização do DocuSign for Salesforce é a redução de custos operacionais. Ela ocorre de forma praticamente instantânea à adoção do recurso.

Para se ter uma ideia, a formalização de um contrato em formato físico — que inclui impressão e cópia de documentos, procedimentos de envio e recebimento da documentação e ocupação do tempo dos funcionários com os processos manuais — custa, em média, R$120,00.

Com o uso do DocuSign for Salesforce, há a economia real em todos esses trâmites, o que leva à diminuição da receita investida pela empresa. Assim, os gastos com papel, impressoras e tintas para impressão, bem como logística de envio e recebimento são cortados consideravelmente.

Essa diminuição de custos permite o investimento em outros setores do negócio. Além disso, os colaboradores podem se dedicar a outras tarefas, tornando-se mais úteis e produtivos.

2. Rastreamento do status do contrato

Outro benefício importante ocasionado pela implementação do DocuSign for Salesforce é o rastreamento do status do contrato. Ao utilizar essa solução, o usuário pode encontrar informações em tempo real sobre o andamento do processo contratual, de modo a identificar com quem está o documento, efetuar follow up automático e até estabelecer um prazo para a conclusão da tramitação processual, se for o caso.

Rastrear o status do contrato é fundamental para a eficiência no fechamento de um negócio. Isso porque, com o acompanhamento dinâmico do andamento do processo, o usuário tem a possibilidade de supervisionar todas as fases da tramitação. Assim, contribui para evitar atrasos na finalização da transação e, consequentemente, evita perdas de tempo e de dinheiro.

Depois da conclusão das etapas, o usuário tem acesso ao documento assinado e ao certificado de conclusão. Tudo com alto nível de eficiência e a rapidez necessária para que os fluxos contratuais sejam otimizados.

3. Alta segurança de informações

proteção dos dados envolvidos em todo o processo é outra vantagem do DocuSign for Salesforce. O alto nível de segurança proporcionado resulta de a DocuSign ter certificações globais, como SOC 1 e SOC 2, ISO 27001 e PCI DSS, e certificações locais, entre as quais estão:

  • Financial Industry Information Systems (Japão);
  • FedRAMP (EUA);
  • Binding Corporate Rules (União Europeia);
  • Compilation of Member States Notification on SSCDs and QSCDs (União Europeia).

Assim, com o uso dessa tecnologia, a empresa também está implementando um alto padrão de segurança em suas operações de venda. Dessa forma, assegura que seus dados estejam livres de extravios e fora do alcance de hackers.

Com a vastidão de ataques cibernéticos que invadem redes, destroem arquivos e roubam informações valiosas, ter um sistema extremamente protegido evita que a empresa corra riscos de sofrer prejuízos. Além disso, fortalece a sua imagem diante dos seus clientes.

Como mostramos no post, o DocuSign for Salesforce é uma ferramenta poderosa e de grande utilidade a qualquer empresa, principalmente para as companhias que buscam aumentar a produtividade dos colaboradores e elevar as vendas no mercado. O uso dessa tecnologia é muito vantajoso para a rotina administrativa do negócio.

Afinal, permite reduzir custos operacionais e rastrear o status do contrato que está em curso, além de proteger as informações que fazem parte do processo.

Que tal conhecer esse recurso na prática? Entre em contato com a DocuSign e faça o teste grátis agora mesmo!

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