Documentos do RH: tenha um controle ponta-a-ponta com o Agreement Cloud

Há tempo que os Recursos Humanos deixaram de ser apenas um Departamento Pessoal, para adquirir o papel de RH estratégico na organização. À medida que se percebeu que o capital intelectual era o maior ativo que uma organização poderia ter, a Gestão de Pessoas ganhou um papel mais central nos negócios.

Atualmente, a moderna Gestão de Pessoas se encarrega primordialmente de captar e reter talentos, potencializar a competitividade e ajudar empresas a atingirem sua missão, o que muda muito a forma de gerir documentos do RH.

Assim, não há mais espaço para assinar recibos à caneta, perder semanas com contratos físicos, arquivar guias de depósito de FGTS (cujo tempo de guarda legal pode chegar a 30 anos) e outros documentos em caixas. Automatizar o fluxo de documentos do RH é uma tarefa para ontem; e hoje você verá como fazer isso!

As principais rotinas do profissional de RH

Na atual Gestão de Pessoas, o foco está na satisfação do colaborador e na potencialização de seus resultados. Não há mais “recursos”, mas sim “talentos”, que precisam ser trabalhados de forma estratégica. Isso exige da Gestão de Pessoas mais pensamento e menos mecanicismo, o que é facilitado pela automação no fluxo de documentos do RH.

Mas como fazer isso se, ao longo dos anos, as novas funções da Gestão de Pessoas não vieram para substituir as antigas tarefas burocráticas, mas apenas para somar-se a elas?

Os departamentos de RH continuam com a obrigação de registrar carteiras de trabalho, calcular horas extras, controlar jornada laboral, fazer avaliação de desempenho e gerenciar outras obrigações legais (como livros de inspeção, escalas de férias e recolhimento de tributos sobre a folha). A questão é que agregaram-se a essas incumbências atribuições como:

• elaboração de planos de qualidade de vida no trabalho;
• gestão de benefícios e premiações;
• avaliações de desempenho mais modernas;
• formação de líderes;
• entrega de soluções para proporcionar uma visão mais macro da empresa a cada colaborador.

Com todo esse oceano de iniciativas, passa a ser fundamental deixar a cargo da tecnologia e da Inteligência Artificial burocracias como geração, controle e assinatura de contratos, gerenciamento de folhas de ponto e controle de jornada. Isso é o RH automatizado.

Já existem inúmeras ferramentas de transformação digital para dar conta da gestão de documentos do RH. E à medida que as empresas de vanguarda começam a utilizar a assinatura eletrônica e gestão de contratos em nuvem, a concorrência mais resistente à evolução tecnológica acaba ficando para trás, com uma Gestão de Pessoas menos reativa e uma baixa capacidade de melhorar o clima organizacional.

A organização e a padronização de processos e documentos do RH

Um dos principais equívocos de um RH analógico é tratar os colaboradores como números, e não como talentos individuais, com expectativas e potencialidades únicas. Como esse tipo de atuação envolve o gerenciamento de forma manual de inúmeros papéis e cálculos, acaba sendo oferecido aos funcionários um tratamento mais genérico.

A falta de tecnologia para tratar cada profissional como um ativo intelectual único gera desgastes, desmotivação, muita rotatividade e baixa produtividade. Para piorar, essa alta dependência em relação a rotinas manuais se reflete em digitações sucessivas dos mesmos dados de colaboradores (da CTPS para o eSocial, do eSocial para sistemas legados etc.), o que aumenta a chance de erros e leva a uma perda de agilidade.

Perceba que todo esse círculo vicioso começa pelo uso excessivo do papel devido à ausência de digitalização dos processos de RH. Assim, a falta de um RH digital é uma causa principal dessa ineficiência nos processos de Gestão de Pessoas.

As soluções DocuSign para manter um RH mais ágil

Assim como as atuais soluções de aprendizado de máquina (machine learning), capazes de elaborar programas de treinamento personalizados e avaliações específicas para cada colaborador, ter um ecossistema de ferramentas para trâmite eletrônico de documentos dos Recursos Humanos é imprescindível.

Para auxiliar as empresas, a DocuSign, referência mundial em assinatura eletrônica e gestão de contratos digitais, oferece uma suíte completa de soluções, que recebeu o nome de DocuSign Agreement Cloud. Nos produtos dessa suíte estão o DocuSign CLM, que torna possível:

• gerar contratos a partir de modelos pré-aprovados ou uma biblioteca de cláusulas;
• localizar de forma instantânea qualquer documento, que agora passa a ser armazenado em nuvem privada;
• contar com recursos de segurança com a mais moderna tecnologia, incluindo criptografia, hierarquia de permissões de acesso e backups automáticos;
• automatizar o fluxo de trabalho, com emissão de alertas e rastreamento, entre outras funcionalidades.

Esse fluxo inteligente, quando combinado à assinatura eletrônica, permite que o ciclo de fechamento de um contrato, que antes podia durar de 15 a 20 dias, possa ser inteiramente concluído em um mesmo dia. Isso porque toda a jornada dos documentos do RH ocorre digitalmente; com esse sistema, a assinatura eletrônica não necessita de qualquer outra formalidade e o armazenamento é feito em nuvem, com extrema rapidez.

É o que percebeu a Loggi, startup brasileira de entregas expressas que digitalizou seu RH com as soluções do DocuSign Agreement Cloud. A iniciativa facilitou o trabalho colaborativo das equipes, automatizou a geração e remessa de documentos e garantiu que um contrato de admissão pudesse ser assinado eletronicamente a partir dos celulares dos gestores.

O resultado foi o fim da perda de prazos, o aumento de produtividade e a melhora no clima organizacional devido à redução das tarefas mecânicas (cenário similar ao do Facebook, que após digitalizar seus processos do RH, passou a economizar de 20 a 40 horas por semana com atividades administrativas, com 50 novas contratações por semana).

Como você percebeu, melhorar a digitalização do RH com a gestão de contratos digitais e a assinatura eletrônica é chave para fazer sua empresa atuar com mais velocidade e ganhar mais competitividade no mercado (inclusive na atração de novos talentos).

Experimente gratuitamente a solução DocuSign de assinatura eletrônica por 30 dias e veja, em seus próprios processos internos, o quanto a transformação digital pode otimizar a gestão de documentos do RH e tornar o setor mais estratégico!