Documento digital ou impresso? Qual deles é mais confiável?

Documento digital ou impresso: qual é realmente mais seguro, mais prático e mais barato?

Preparamos um guia completo, com dados estatísticos, pesquisas e cases de sucesso, tudo no intuito de responder definitivamente a essa questão e ajudar a dar um Norte à sua empresa na procura por sua identidade digital. Acompanhe-nos!

Documento físico: excelente, mas só “no papel”

É indiscutível que o papel foi um fundamental suporte ao desenvolvimento humano, eternizando memórias e ensinamentos que nos ajudaram a ser quem somos enquanto sociedade. Mas é também difícil imaginar que, em plena era da “digitalização da vida”, em que quase tudo é feito por via computacional, ainda existam empresas se movendo com a “velocidade” de um suporte gráfico criado no longínquo ano 105 d.C.

A descoberta do papel é atribuída pelos historiadores ao oficial da corte chinesa T’sai Lun, que, para a formação desse produto, utilizou elementos como casca de amoreira, cânhamo e outros materiais ricos em fibras vegetais. Do século II em diante, o papel foi adquirindo novas faces, até chegarmos às resmas que alimentaram o crescimento das empresas nas últimas décadas. Mas não sem percalços.

O papel era um “mal necessário” em uma época em que não havia possibilidade de armazenar informações de outra maneira. Quem trabalhou em décadas passadas sabe o que isso quer dizer.

Amarelamento do conteúdo, problemas respiratórios desencadeados pelas bactérias e ácaros acumulados na superfície das folhas, dificuldades de gerenciar toneladas de documentos reunidos ao longo de anos, necessidade de locação de espaços maiores para arquivo, extravios sucessivos, tempo perdido procurando papéis… sensibilidade a água e a fogo, custo alto para armazenagem....

No papel estava todo o patrimônio intelectual das empresas, além das proteções jurídicas e planos de crescimento. Mas era nele que estava também a raiz de uma série de prejuízos corporativos silenciosos.

Segundo uma pesquisa do IDC, o tempo de criação de documentos físicos chega a quase 9 horas semanais — o de um documento digital pode chegar a minutos. Mas não é só isso. Em uma empresa “analógica”, cada funcionário gasta, semanalmente, em média:

• 5 horas procurando informações físicas;
• 4 horas assinando documentos físicos;
• 3 horas preenchendo formulários físicos.

Pior do que isso, agregando dois outros levantamentos, um feito pela Gartner e outro pela PwC, chegamos aos seguintes dados:

• entre 2% e 5% dos documentos em papel são extraviados ao longo de seu ciclo de vida;
• em média, as empresas gastam US$ 20,00 para arquivar um documento, US$ 120,00 para achá-lo em caso de erro e incríveis US$ 220,00 para recriá-lo em caso de extravio;
• cada documento corporativo é xerocado, levado à impressão ou digitalização, em média, 19 vezes, sendo que quase 40% das impressões são desnecessárias.

Documento digital: deslocando o eixo das informações para o universo computacional

A migração para o universo virtual é inevitável em um cenário em que quase todos os negócios são feitos, direta ou indiretamente, por via computacional. Assim, o documento digital é consequência da própria “digitalização do consumidor”, mas sua chegada traz também ao empresário um nível de segurança inédito na gestão de dados.

Um contrato eletrônico tem um histórico inapagável de visualizações e modificações — sempre trazendo autor, IP, data e hora. Backups, acessos mediante senhas ou biometria, além de emissão de alertas, ajudam a dar muito mais proteção às operações empresariais. Os próprios modelos de trabalho são alterados com essa fusão entre segurança e mobilidade.

Um documento digital é também mais barato. Não necessita de compra de materiais de escritório, impressoras, toners, locação de espaço para arquivo. É flexível porque pode ser acessado de qualquer lugar.

Há ainda toda a facilidade de gestão. Uma solução de gerenciamento de documentos eletrônicos, como o DocuSign CLM, totalmente conectado a uma assinatura eletrônica, dispõe de ferramentas de busca rápida, modelos pré-aprovados, biblioteca de cláusulas, preenchimentos automáticos etc.

Diferença do potencial de inviolabilidade entre assinatura manuscrita e eletrônica

Para além das diferenças citadas, o ponto central na comparação entre documento digital e impresso está na assinatura.

No documento físico, um símbolo gráfico é criado pelo subscritor para assegurar a autoria do documento. Nada impede, entretanto, que essa assinatura manuscrita seja posteriormente reproduzida por terceiros, por mais pessoal que seja a marca gráfica elaborada.

A facilidade de cópia dos traços de uma assinatura à caneta é tão grande que, apenas em Belo Horizonte, são registrados, em média, 268 novos casos de falsificação de assinatura por ano.

A assinatura eletrônica — que engloba todos os meios computacionais de verificação de autoria, como senha, reconhecimento por IP, biometria e criptografia assimétrica — foi criada justamente para cercar os fraudadores, anexando a cada documento digital um grupo de dados eletrônicos que, em muitos casos, são virtualmente impossíveis de serem copiados.

É o exemplo da assinatura digital (um dos tipos de assinatura eletrônica). Nesse modelo, um extenso número de algoritmos únicos são fixados sobre cada documento, assegurando sua vinculação exclusiva a determinado subscritor e à integridade de dados (ausência de violação). Uma simples tentativa de adulteração no conteúdo já é suficiente para “quebrar” a assinatura.

A assinatura digital realizada com um certificado digital ICP-Brasil é apenas um exemplo da maior segurança oferecida pelos mecanismos de firma eletrônica. Ela se baseia em duas chaves criptográficas virtuais ligadas ao documento eletrônico, uma mantida em segredo e de conhecimento apenas do autor (chave privada) e outra disponível a todos (chave pública). Enquanto uma chave é responsável por cifrar o documento, a outra o decodifica.

Para você ter uma ideia do poder dessa codificação algorítmica, o padrão de criptografia mais utilizado atualmente (Triple-DES) usa 3 diferentes chaves DES de 56 bits, além de 3 passos sequenciais de criptografia. Sua força, equivalente a 112 bits, não encontra tecnologia capaz de quebrar a assinatura digital resultante, mesmo que fossem usados, ao mesmo tempo, todos os computadores mais poderosos do planeta.

De um lado, um traço gráfico feito à caneta, passível de cópia por qualquer pessoa. Do outro, tecnologia extrema aliada a recursos matemáticos avançados. É essa diferença que explica por que o documento digital é, de longe, mais seguro do que o físico.

Outros problemas do documento físico

Além da maior vulnerabilidade na assinatura, um contrato físico, por exemplo, apresenta uma série de riscos que a documentação digital elimina. O primeiro deles é que só há uma via original.

Ou seja, se seu funcionário derrubar café sobre a via “filha única”, assinada e autenticada por agentes cartorários, sua empresa fica desprotegida juridicamente. Algo que não ocorreria em um documento digital, já que, como a assinatura é eletrônica, todas as vias são originais.

Outra questão é o controle de acesso. Como você garante que um terceiro não autorizado não terá acesso àquele arquivo hiper sigiloso? Colocando-o em uma pasta dentro de uma gaveta com chave? Não soa razoável, concorda?

Um contrato assinado eletronicamente fica armazenado em plataformas de gestão de documentos digitais, as quais contam com um universo de recursos de segurança.

Acesso por login e senha, autenticação de dois fatores, criptografia digna dos grandes bancos do país, backups automáticos, registro de cada visualização e hierarquia de permissões — cada funcionário só acessa o que o gestor lhe permitiu — são algumas das ferramentas que asseguram muito mais proteção à sua gestão de dados.

Em resumo, a gestão de um documento digital (como é feita por plataformas modernas, como o DocuSign CLM ou assinatura eletrônica) é inteiramente cercada de mecanismos de segurança da informação, desde a criação por modelos pré-aprovados, passando pela assinatura mediante códigos, senhas, algoritmos, biometria até seu arquivamento com acesso seletivo (e criptografado).

Cópias automáticas, possibilidade de reprodução original — sem a necessidade de autenticações notariais — e assinatura simultânea — feita em minutos, ainda que os subscritores estejam em localizações geográficas diferentes — são outros pontos que ajudam a explicar por que os contratos são cada vez mais digitais, seguros e flexíveis. Definitivamente, a invenção revolucionária do ano 105 d.C. foi superada. É hora de migrar para a nuvem.

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