Digitalização do RH: construindo um processo ágil nas empresas com DocuSign

Do Departamento de Relações Industriais (século XIX) às modernas concepções da Gestão de Capital Intelectual, muita coisa mudou na forma de enxergar a gestão de pessoal. Durante décadas, o RH foi apenas um repositório de informações burocráticas sobre funcionários, um acumulador de folhas de frequência, contracheques e relatórios de desempenho. Mas as novas visões de gestão e a digitalização do RH deram novo significado ao setor.

O mundo corporativo percebeu que o maior ativo que uma organização pode ter é seu capital humano. Ainda que estejamos cercados de análises de dados e automatizações, ainda depende do talento humano interpretar fatos processados e usar insights computacionais para predizer o próximo passo e ficar à frente da concorrência.

Com isso, o RH deixou de ter função meramente operacional para ser erguido como ponto-chave ao sucesso empresarial, horizontalmente agregado ao núcleo estratégico das organizações. Com esse novo papel, tornou-se preciso liberar-se de tarefas manuais para ocupar-se de funções estratégicas. E isso exige digitalização do RH.

A propósito, seu RH já é digitalizado? Hoje você vai entender o que uma Gestão de Pessoas 4.0 precisa ter!

Quais são os principais processos de RH? Como a tecnologia pode ajudar?

O mundo dos negócios digitais exige empresas velozes, precisas e flexíveis. Essas virtudes, por sua vez, dependem de um corpo de colaboradores talentosos, pró-ativos e municiados de tecnologia para produzir mais e melhor.

Traduzindo, se seu RH ainda perde tempo relacionando frequências em planilhas do Excel, calculando proventos em sistemas legados não automatizados, bem como assinando contratos à caneta, não há como ter uma empresa ágil e vanguardista. Você precisa de digitalização do RH.

A questão é que não adianta ser tecnológico na ponta final do negócio se todos os processos internos são obsoletos, como nos anos 1990. Se sua empresa encontra-se nessa situação, é hora de pensar como a transformação digital pode dar nova dinâmica à sua Gestão de Pessoas.

Embora seja cercado de uma infinidade de atividades, um RH lida, em essência, com processos de recrutamento/seleção, treinamento/desenvolvimento, avaliação de desempenho e sistemas de recompensas/benefícios.

A simples contratação de um empregado implica a tramitação de uma série de documentos que, em geral, são físicos e exigem coleta de assinaturas, reconhecimentos de firma e arquivo de papéis. Já as avaliações de desempenho, quando feitas manualmente, são subjetivas e sujeitas a insatisfações — que vão à contramão do objetivo essencial do processo, de motivar e premiar.

As próprias tarefas burocráticas, como registro de ponto, controle de férias e cálculo de salários, se não forem amparadas em tecnologia de ponta, podem colapsar sua organização com:

  • perda de tempo;
  • aumento de despesas;
  • piora no clima organizacional;
  • aumento nas taxas de turnover (rotatividade);
  • entre outros gaps que vão se refletir no serviço prestado ao cliente.

Ou seja, transformação digital no RH é coisa séria.

Quais são os benefícios da digitalização do RH?

É possível construir e incentivar um RH mais inteligente, erguido com a ajuda da digitalização e de ferramentas que colaboram para execução ágil dos diversos processos. Vamos ver abaixo alguns caminhos.

Recrutamento/seleção

De início, vale a pena lembrar que os custos da má contratação de um colaborador podem chegar a 30% de seu salário anual. Estamos falando nos gastos com elaboração de testes, desperdício de tempo com entrevistas, perda de produtividade (enquanto há vaga em aberto), além do deslocamento de profissionais para auxiliar nessa fase de reposição.

Se preferir contratar um especialista em recrutamento/seleção, há de se acrescentar aqui as despesas de terceirização. Isso sem falar nas verbas trabalhistas devidas ao funcionário demitido.

Em uma era de competitividade extrema, vence no mercado aquele que tem mais qualidade com custo menor. Mas como ter custo baixo com despesas elevadas de mão de obra?

Você começa a resolver esse problema com digitalização do RH. Existem, atualmente, poderosos sistemas baseados em machine learning, cujos algoritmos e redes neurais artificiais são capazes de conduzir quase a totalidade do processo de admissão, cruzando uma enormidade de dados de cada candidato com o perfil do cargo em aberto.

Essa precisão — que o olhar humano não é passível de abarcar — entrega maior eficiência às suas contratações, garantindo que você incorporará à empresa a pessoa certa para o cargo certo. Esse é um exemplo de tecnologia no RH.

Tarefas burocráticas

Não faz sentido você coletar assinaturas à caneta em recibos de contracheques, assim como é impensado competir na era digital lidando com contratos manuais — exatamente como se fazia no século passado.

A computação em nuvem e as modernas soluções de assinatura eletrônica asseguram que você selecione e finalize juridicamente todo o processo de contratação de um colaborador no mesmo dia, enviando a carta oferta e outros documentos de forma eletrônica para ser assinado pelo candidato, que poderá finalizar a assinatura via um celular. Esses recursos também derrubam a necessidade de tramitar papéis em sua Gestão de Pessoas, criando um RH sem papel. Isso é digitalização do RH.

Somando essa digitalização às automatizações em preenchimentos de formulários (dadas por uma solução completa de gestão de documentos eletrônicos, como DocuSign CLM), a Gestão de Capital Humano fica mais livre para tomada de decisões estratégicas junto à cúpula da empresa.

Avaliação de desempenho

A subjetividade de uma avaliação de performance, não raras vezes, acaba resultando em descontentamentos e insatisfações. Para piorar, todo o processo envolve assinatura de supervisores, gerentes, diretores e do próprio funcionário, o que gera perda de tempo para todos e longo tempo para concluir cada uma dessas análises — quando feitas mediante formulários físicos.

Já existem soluções eletrônicas para preenchimento on-line dessas avaliações. Para quem quer ir adiante, há também softwares baseados em Big Data, que formulam as análises com base na extração de dados de ERPs e sistemas de controle de metas. De toda forma, independentemente da ferramenta escolhida, a assinatura é sempre eletrônica, sem papelada nem perda de tempo.

Não ter papel tramitando na empresa (e, no lugar disso, migrar todos os rastros da organização para a nuvem) é o primeiro passo para digitalização do RH de forma integral, base para uso de recursos como Internet das Coisas (IoT), Big Data ou realidade aumentada.

Um setor “paperless” traz mais:

  • velocidade;
  • uniformidade de informações;
  • aumento da produtividade;
  • redução de erros;
  • liberação dos funcionários para ocupar funções mais estratégicas e menos mecânicas.

Mas perceba: enquanto seu patrimônio informacional estiver em papel, não há como pensar nessas tecnologias disruptivas.

Como uma solução DocuSign pode otimizar as rotinas de RH?

Uma solução DocuSign é o passo fundamental para transitar de um “RH analógico” para outro digital. A DocuSign permite injetar inteligência e otimização dos processos de RH por meio de seus serviços. Veja!

Assinatura eletrônica

O case da Loggi, startup brasileira de entregas expressas, diz muito sobre a diferença entre ter processos manuais (ou eletronicamente ineficientes) e adotar uma solução completa de assinatura eletrônica.

A empresa agilizou o ritmo de contratações, eliminou custo com papéis e retirou a “trava” de expansão de seus negócios com processos dinâmicos, que ocorrem em qualquer momento e lugar. Basta ter à mão um smartphone com sinal de Internet.

A assinatura eletrônica tem a mesma validade jurídica da assinatura feita à caneta, com a vantagem de que pode ser aposta em segundos, ainda que o contrato envolva a chancela de dezenas de pessoas localizadas em áreas geográficas diferentes.

Modelos pré-aprovados e bibliotecas de cláusulas

Quanto tempo a Gestão de Pessoas perde criando documentos, digitando contratos, declarações ou recibos?

E se tudo isso já fosse pré-preenchido de acordo com parâmetros pré-definidos ou uma biblioteca de temas frequentemente utilizados? Isso é digitalização do RH, materializada por meio de uma solução completa como DocuSign CLM.

Automação do fluxo de contratos

Um RH que dispõe de uma ferramenta de transformação digital pode automatizar o fluxo do trabalho com contratos, folhas de pagamento, exames médicos, Programas de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) etc.: tudo é gerado eletronicamente, assinado pelo celular, remetido aos interessados e arquivado em nuvem privada.

Correções automáticas

Uma solução como a DocuSign CLM ainda apresenta recursos de emissão de alertas — para lembretes de datas de vencimento, por exemplo — e instrumentos de correção automática, com os quais você evita erros de digitação e consegue rastrear cada ação tomada no setor de pessoal. É controle integral de processos, fluidez, segurança, qualidade e mais eficiência no setor de RH.

Quer entender, na prática, como a digitalização do RH pode fazer diferença nos seus processos internos de gestão de pessoas? Então teste a solução daDocuSign para assinatura eletrônica agora mesmo! Aproveite e experimente grátis por 30 dias!

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