Automatizar processos-chave: essa é uma ótima maneira de melhorar a gestão, diminuir custos e aumentar a produtividade de qualquer empresa. A boa notícia é que, graças à transformação digital, cada vez mais soluções apoiadas em TI vêm otimizando tarefas morosas ou repetitivas, que até então precisavam ser realizadas de forma analógica.

No post de hoje, vamos falar especificamente sobre a gestão de documentos, tarefa sempre relacionada à necessidade de lidar com uma enorme quantidade de papéis, a muita burocracia e, consequentemente, a lentidão.

Mas essa história acaba hoje! Atualmente, é possível usar soluções de Digital Transaction Management (DTM) para melhorar o gerenciamento sobre a transação de arquivos de ponta a ponta, da confecção até a assinatura. Continue acompanhando para entender!

O conceito de Digital Transaction Management

As plataformas DTM tiram a gestão de documentos do mundo analógico, introduzindo-a na era digital. Nesse cenário, todos os processos envolvendo arquivos, desde sua criação até sua assinatura e posterior envio, passando por autenticação e segurança, são feitos por meio de um sistema digital.

Basicamente, a ideia é acabar com os custos e o desperdício de tempo envolvidos na utilização de documentos físicos. Afinal de contas, eles consomem insumos (como papel e tinta de impressora), demandam processos caros de organização e armazenamento, além de gerarem despesas em relação a transporte, levando e buscando a fim de recolher assinaturas, por exemplo.

Já com um sistema DTM, todas as etapas podem ser feitas por meio de dispositivos ligados à nuvem, sejam computadores ou smartphones. Assim, os documentos podem ser criados, assinados, enviados e até autenticados de qualquer lugar! Lembrando que isso é especialmente importante em um mundo em que cada vez mais funcionários atuam de forma remota.

As principais vantagens do DTM

Nível de segurança

Via de regra, as plataformas DTM são baseadas na nuvem. Mas isso não significa que os documentos estarão em risco! Saiba: o sistema conta com uma série de proteções, como o uso de criptografia, senhas e protocolos de acesso, além de firewalls específicos para cloud computing.

Validade jurídica

Na prática, os documentos que passam pelo sistema DTM ainda podem ser utilizados em transações que precisam de respaldo jurídico — como em um contrato ou em uma proposta de venda. Isso se justifica por poderem receber assinatura eletrônica, maneira de autenticar um documento de forma virtual, dispensado a assinatura à caneta.

Com um sistema DTM, a origem e a autoria dos documentos podem ser certificadas com recursos virtuais, ainda sendo possível rastrear as alterações feitas nos arquivos, o que ajuda a garantir sua integridade. Assim, os documentos que recebem a assinatura eletrônica em uma plataforma DTM são juridicamente válidos por sua origem comprovada e por serem à prova de adulterações.

Integração de processos

Uma plataforma DTM já integra toda a cadeia relativa a documentos, permitindo a criação, o compartilhamento, a organização e a assinatura de vários arquivos. Mas acredite: essa ferramenta pode ficar ainda mais poderosa ao ser conjugada com outros sistemas.

As empresas podem usar um DTM integrado ao Office 360, por exemplo — mix de produtos da Microsoft que contém Word e Excel. É possível, assim, usar uma suíte muito popular e acessível para criar documentos e gerenciá-los de forma rápida no seu DTM.

A plataforma ainda pode ser integrada a ferramentas de vendas, como o Salesforce, possibilitando a criação e o envio de documentos sensíveis de forma rápida e segura. Além disso, a plataforma permite acompanhar o status dos documentos e ainda usar os dados dos arquivos para turbinar um CRM, sistema de gestão de relacionamento com clientes. Com tudo isso, é possível aprimorar o workflow de maneira decisiva.

Para você ter uma ideia, a própria Salesforce usa a plataforma DTM DocuSign no dia a dia. Graças a essa ferramenta, consegue fechar 90% dos negócios em até 1 dia e 71% em menos de 1 hora!

Diminuição de custos

A otimização do fluxo de documentos reduz uma série de gastos: menos papel precisa ser impresso, não é preciso ter um grande espaço climatizado para guardar pilhas de arquivos e ainda são cortados custos com transporte de motoboys ou mesmo no envio de contratos e similares por fax.

Alguns exemplos de sua implementação

DuPont

Que tal conseguir economizar 50 mil dólares em 10 meses? Pois esse foi o valor poupado pela DuPont após implementar um sistema DTM — e isso só pelo aproveitamento do tempo ocioso de vendas! A empresa enfrentava problemas de lentidão para lidar com a quantidade de contratos de serviços e produtos firmados com produtores rurais. O desafio era abandonar a impressão e a necessidade de transmissão por fax, processo nem sempre bem-sucedido em tempo adequado.

Com a solução da DocuSign, a empresa passou a lidar com contratos digitais, o que economizou 500 horas de tempo administrativo. Além disso, o negócio conseguiu manter a conformidade de documentos junto aos órgãos ambientais com mais facilidade e, graças à integração da plataforma, aumentou o uso do CRM Salesforce em 300%.

iFood

Lidar com contratos físicos também era um problema para a maior empresa de delivery no Brasil. Afinal, como o iFood precisa ter uma ligação formal com os (muitos) restaurantes parceiros, o envio de arquivos físicos para cada um, aguardando o devido retorno com a assinatura, estava se tornando extremamente contraprodutivo. Depois de adotar a plataforma DTM, a empresa conseguiu otimizar o processo.

Os resultados obtidos foram impressionantes, com um aumento de 237% no número de novas parcerias só em 2016. Naquele ano, cerca de 200 colaboradores usaram a solução e, no total, foram realizadas mais de 16 mil transações. No fim das contas, a solução não apenas impactou positivamente o negócio como ainda teve grande aceitação interna e dos restaurantes parceiros.

Grupo Sompo Holdings

O mercado de seguros é outro que pode se beneficiar bastante de sistemas DTM. O Grupo Sompo Holdings, que atua nas áreas corporativa, pessoal e de saúde em todas as regiões brasileiras, precisava agilizar o processo de assinatura de apólice de seguros, bem como a resposta aos pedidos de recusa de risco. A ideia era melhorar o fluxo para dar retornos mais rápidos e seguros.

Com a opção analógica, as respostas aos pedidos de recusa demoravam até 10 dias, por terem que ser enviadas via carta registrada. Já com a plataforma DTM, a empresa consegue mandar o documento por e-mail no mesmo dia, em questão de minutos, com a validade jurídica que a assinatura eletrônica proporciona. Implementada em 2012, a solução proporcionou uma economia anual de cerca de 500 mil reais!

Viu como plataformas de Digital Transaction Management já fazem a diferença em grandes empresas? E se você contasse com essa aliada no seu negócio? Saiba mais sobre esse recurso e suas vantagens competitivas lendo nosso white paper!

(Visited 300 times, 1 visits today)