Dicas para quem deseja digitalizar processos de contratação

Como uma empresa obcecada por transformar processos analógicos realizados em papel por digitais, nós da DocuSign dedicamos muito tempo trabalhando com nossos clientes da área de RH planejando e implementando soluções digitais para automatizar e simplificar as atividades dessa área, como os processos de contratação digital.

Neste blog post, vamos compartilhar algumas das etapas para o sucesso dessa atividade com base nas experiências de nossos clientes para ajudar a ter mais sucesso e a atingir suas metas de digitalização do RH de forma mais rápida. Continue conosco e boa leitura!

Por que digitalizar os processos de contratação?

O processo de contratação de pessoal envolve a junção de uma série de informações sobre o colaborador contratado. A empresa precisa armazenar cópias de vários documentos pessoais, de exames médicos, além de fazer o preenchimento de fichas com dados importantes para esse processo. Imagine a quantidade de papel e o espaço necessário para armazenar tudo.

E não é só isso: o tempo gasto com a organização dessa papelada também é outro fator a considerar. A digitalização de documentos proporciona uma série de benefícios a esse processo, entre eles:

• maior organização dos documentos;
• economia de tempo e espaço;
• maior agilidade na recuperação de informações sobre cada colaborador;
• mais segurança em relação aos dados armazenados;
• diminuição do risco de extravio de documentos, já que eles estão digitalizados;
• maior agilidade para realizar o processo de contratação, o que representa um aumento na produtividade.

Como funcionam os processos de contratação digital?

Quando nos envolvemos com um cliente pela primeira vez, eles geralmente buscam solução para um único problema, como melhorar o processo de oferta de novas contratações. Depois de implantar a DocuSign e ter uma ideia dos benefícios de economia e eficiência, não demora muito para que eles perguntem "O que podemos digitalizar em seguida?"

Para ter um projeto de digitalização com sucesso, o usuário normalmente avança rapidamente na curva de maturidade digital e assume projetos de alto impacto no valor dos negócios, gerando economias significativas de custo e tempo.

Um de nossos clientes, um fabricante global de tecnologia, assumiu o compromisso organizacional de digitalizar seus processos de contratação e de aposentadorias. Eles queriam modernizar a experiência do funcionário para se alinhar à marca de tecnologia de ponta da empresa.

Juntos, desenvolvemos seu roteiro digital com várias fases. Em primeiro lugar, avaliando e priorizando cada processo de RH com base no tempo, no esforço e nos benefícios comerciais esperados da digitalização.

Também os aconselhamos a incluir usuários e executivos como defensores do projeto para fornecer insights em pontos-chave e garantir a adoção. Ao longo de 18 meses, eles digitalizaram novos documentos de contratação para acesso móvel, melhoraram as atualizações automatizadas de benefícios e integraram a assinatura eletrônica da DocuSign com o sistema de registro de RH, o Workday.

Os resultados foram bastante significativos. O tempo de contratação de novos candidatos diminuiu em 70%, e os processos de atualização de benefícios foram mais eficientes e precisos, além da transformação de uma ótima experiência de seus funcionários para a era digital.

Vale ressaltar que essa empresa gostou muito do processo de digitalização, pois ela estendeu a automatização para outras áreas, bem como as atividades relacionadas a produtos e vendas.

Como digitalizar os processos de contratação?

Se você está pensando em digitalizar e automatizar mais seus processos de RH, veja algumas dicas para começar essa tarefa.

Entenda como uma jornada

Comece, expanda e cresça. Ser cliente da DocuSign já é o primeiro passo. Desse modo, você aproveita esse sucesso e experiência para abordar processos de RH ainda maiores e complexos. Investigue o que seria necessário para digitalizar a documentação de trabalho do funcionário, os benefícios, documentos de férias etc.

À medida que seus novos processos digitais ganham força e agregam valor, considere a integração com outros sistemas de negócios, como o de registro de RH, para obter mais eficiência.

Crie um roteiro digital com projetos priorizados.

Esse é um passo importante. Avalie outras áreas ou processos de RH que se beneficiem da automação digital e os priorize. Para fazer isso, analise os benefícios potenciais da digitalização de cada "caso de uso" em relação ao tempo e ao esforço para implementar. Essa lista de projetos se torna seu roteiro digital.

Promova e identifique defensores e parceiros digitais

Para digitalizar processos de RH com a DocuSign, é importante nutrir e engajar esses usuários, pois esse grupo é estratégico para seus objetivos digitais maiores. À medida que os usuários desenvolvem competência e confiança, os defensores e parceiros surgirão para ajudar a tornar o roteiro e a transformação digital de sua organização uma realidade.

Qual a importância de investir em boas tecnologias para auxiliar nesse processo?

A digitalização do processo de contratação envolve muito mais que o armazenamento digital dos documentos. Trata-se da automatização das atividades necessárias, como permitir que a pessoa contratada envie os documentos digitalizados para o sistema e viabilizar a assinatura eletrônica do contrato de trabalho.

Dessa forma, ganha-se mais agilidade em todo o processo admissional, pois não há a necessidade de impressões desnecessárias de inúmeros papéis nem será preciso fazer o deslocamento para a realização de atividades burocráticas, como a entrega e a assinatura de documentos.

A digitalização das atividades de Recursos Humanos é uma tendência do mercado, inclusive em função da automatização de diversas obrigações legais relacionadas ao setor, como a Carteira de Trabalho Digital e diversas contribuições tributárias.

Por que contar com a DocuSign para auxiliar nesse processo?

A DocuSign oferece uma plataforma com um conjunto de soluções para o setor de Recursos Humanos implementar o processo digitalizado de contratação. A plataforma permite a integração com diversos softwares da área, como Workday, Oracle HCM, SAP e muitos outros.

Isso possibilita, por exemplo, que os dados dos colaboradores sejam utilizados nos contratos de trabalho e evita a necessidade de digitação dessas informações, o que está suscetível a erros operacionais.

Por meio do DocuSign CLM, é possível gerenciar todo o ciclo de vida do contrato de trabalho. Dessa forma, as informações ficam centralizadas e mais organizadas, permitindo a recuperação dos registros sobre cada processo admissional.

A ferramenta também oferece a padronização dos processos e dos documentos utilizados. Assim, cria-se um contrato padrão para ser utilizado no processo de admissão, além de haver a possibilidade de customização.

Outra ferramenta disponível é o eSignature, que disponibiliza a assinatura eletrônica. Portanto, além de armazenar os documentos que fazem parte do processo de contratação, as assinaturas são feitas de forma simples, rápida e segura.

A tecnologia é uma importante aliada nos processos de contratação digital. As ferramentas atuais proporcionam mais agilidade às atividades envolvidas na admissão de funcionários, além de oferecer uma série de benefícios, como manter a organização dos documentos, otimizar o tempo e muito mais.

Gostou deste post? Agora que você já sabe o que é preciso para a digitalização de processos no setor de RH, faça um teste em nossa plataforma agora mesmo!