O desempenho de uma equipe que atua em tarefas operacionais normalmente é avaliado levando em conta tanto seu volume de produção como, claro, a qualidade do que cumpre, tudo sendo medido de acordo com a jornada de trabalho. E a verdade é que a produtividade é não só o grande motor de qualquer empresa como também um dos fatores mais relevantes para medir sua competitividade.

Por mais que essas medidas tenham começado a ser adotadas desde a abertura do mercado, na década de 1990, há ainda alguns desafios que precisam ser superados. Dentre eles está a definição de um indicador claro sobre a produtividade desejada, a organização adequada do ambiente de trabalho, o uso da tecnologia como aliada, o incentivo ao trabalho colaborativo e o equilíbrio do próprio controle da produtividade para não ficar nem muito pesado nem muito solto para o colaborador.

Quer algumas dicas certeiras para aumentar a produtividade dentro da sua empresa? Então acompanhe o post de hoje e confira as 10 sugestões infalíveis que preparamos!

Periodicidade das reuniões

O ideal é que a equipe se reúna semanalmente, de preferência às segundas-feiras, para tratar da agenda dos próximos dias. O gestor, que conduz a reunião, deve ter como objetivo identificar exatamente em que a equipe está alocada, além de monitorar prazos e qualidade. Lembrando que a reunião não deve passar dos 30 minutos.

Organização do ambiente

Chegar ao trabalho e não ter à mão todas as ferramentas necessárias para executar as devidas tarefas torna o dia improdutivo. Como recomenda Alexandra Santos, diretora de planejamento da EVCOM e consultora em gerenciamento de tempo, a organização da mesa de trabalho deve ser vista como uma das maiores aliadas do colaborador. Desde itens básicos, como caneta funcionando, caderno com folhas limpas e lista de ramais à mostra, até itens um pouco mais complexos, como armário com documentos etiquetados, facilitam a execução de qualquer atividade e, consequentemente, aumentam a produtividade.

Gestão do e-mail

A adequada gestão do e-mail é essencial para tornar a rotina mais produtiva. Por isso, é essencial estabelecer regras de prioridade para respostas com o objetivo de manter o foco nas tarefas. “O objetivo principal é que o colaborador não atue como um multitarefa”, explica Pablo Padilha, professor da Saint Paul.

Digitalização de documentos

De acordo com Padilha, a rotina de digitalização de documentos proporciona um enorme ganho de eficiência nos processos da empresa. Afinal, documentos digitalizados tornam o acesso às informações muito mais rápido, além de promoverem a organização e a gestão dessas informações. Nesse sentido, a implantação da assinatura eletrônica é extremamente bem-vinda.

Colaboração no trabalho

Empresas que incentivam o trabalho colaborativo, em especial entre áreas que são interligadas por meio de processos, podem obter maior capacidade produtiva e, consequentemente, desenvolver uma cultura de execução com foco na qualidade, aposta Padilha. “O desafio da produtividade se encaixa atualmente com a necessidade de uma organização mais colaborativa. Desse modo passamos a chamar o tema de colaboração produtiva”, complementa Celso Braga, diretor-executivo do Grupo Bridge.

Possibilidade de divisão

Principalmente em um ambiente operacional, é importante que o trabalho possa ser dividido com os colegas. E isso não se refere só à execução em si, mas também a dúvidas, angústias e dicas em geral. Poder se expressar é primordial para manter a produtividade em alta. “Dividindo o trabalho, é possível tirar da frente uma dúvida boba e alcançar o resultado com mais rapidez e qualidade”, diz Alexandra Santos.

Gestão à vista

O gestor que possui controle das atividades da sua equipe obtém um melhor desempenho operacional. Mas o gestor que promove a gestão à vista divide os resultados em tempo real com seus colaboradores, promovendo uma maior integração e um engajamento enorme por parte da equipe. “O senso de comprometimento aumenta, pois todos conseguem tangibilizar o resultado de seu esforço para a obtenção dos resultados esperados”, afirma Padilha.

Lista de prioridades

Nada é pior para a produtividade que não ter prazos definidos para entregar trabalhos. A lógica é que quando nada é urgente, tudo se torna urgente. Assim, mesmo que o líder não defina o prazo para a entrega de uma atividade, o próprio colaborador deve fazer uma lista com datas para seguir. “Isso vai deixar seu cérebro menos estressado, já que ele sabe que não esquecerá uma tarefa, podendo focar em uma ação de cada vez”, aconselha Santos.

Adeus à burocracia

Nos fluxos organizacionais, é muito relevante eliminar a papelada e a burocracia quando se trata de aumentar a produtividade. Para isso, é preciso: conhecer o processo, estabelecer expectativas razoáveis de performance e otimizar o trabalho para disponibilizar, em tempo real, as melhores informações para que a operação alcance o resultado desejado.

Necessidade de pausas

Trabalhos operacionais costumam ser repetitivos. Por isso, para garantir a descompressão dos colaboradores, é essencial fazer pausas estratégicas. Tatiana Crizza, gerente de marketing da Planet Partners, recomenda estabelecer um intervalo de 15 minutos 2 vezes ao dia para que o colaborador tome um lanche, converse com os amigos e até dê uma voltinha no quarteirão. Com isso, o profissional volta com gás total e consegue realmente focar no que precisa desempenhar dali para frente.

Por fim, fica uma dica de ouro: de vez em quando, faça algumas perguntas a si mesmo e as responda com sinceridade. Como:

  1. Todas as atividades que você se programou para realizar em um dia, uma semana ou no mês foram executadas?
  2. Eu me organizei para isso?
  3. Dei prazo para as atividades e para o andamento dos desdobramentos?

Se a resposta foi não, é importante identificar onde está o gargalo. Às vezes é o computador que não está funcionando direito ou, em outras ocasiões, é o barulho do ambiente que pode ser resolvido com um fone de ouvido. Corra atrás da solução! E não se esqueça que o ambiente de trabalho pode ter sua produtividade prejudicada em detrimento de alguns outros problemas, como comunicação ineficiente, concentração prejudicada, excesso de conectividade que não gera valor e falta de suporte tecnológico adequado.

Na opinião de Padilha, esses problemas corroboram para que equipes operacionais tenham sua produtividade prejudicada e, consequentemente, não alcancem os resultados acordados. “Tudo isso pode levar ao que chamamos de cascata do retrabalho, levando os colaboradores a diminuírem seus desempenhos por tarefas mal executadas”, aponta.

O que está esperando para implantar essas dicas e aumentar a produtividade na sua empresa? Mãos à obra! E para não perder nenhum outro post, curta agora mesmo nossa página no Facebook e fique por dentro das novidades em primeira mão!

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