Diálogo Engenharia reduz o tempo de conclusão de contratos e uso de papel

Apesar do tradicionalismo do setor, empresas de construção, engenharia e arquitetura têm usado cada vez mais soluções para digitalizar e gerenciar contratos. A crescente aceitação da assinatura eletrônica, por exemplo, não é à toa: trata-se de uma solução segura, com validade jurídica e que facilita o fluxo de trabalho contratual do cotidiano de construtoras.  

A Diálogo Engenharia conseguiu enxergar esses e mais benefícios da ferramenta desde que a incorporou aos seus processos de formalização de documentos. Há mais de 30 anos a companhia atua na construção de empreendimentos imobiliários, residenciais e comerciais. Com forte atuação em São Paulo, é reconhecida por seu alto padrão de qualidade nas entregas e pela satisfação de seus clientes.

Com o objetivo de construir sonhos, possui sua filosofia firmada em constante evolução, com intuito de oferecer o que há de melhor no mercado. Como reflexo dessa visão, a construtora desde o ano passado assina seus documentos de forma totalmente eletrônica com DocuSign para fornecer uma melhor experiência aos colaboradores, compradores e fornecedores. Confira sua história: 

Desafio: alto volume de papel e morosidade em processos

Segundo Paulo de Tarso, gerente comercial, os contratos de compra e venda de um apartamento fazem parte de um procedimento complexo, que envolve muitas pessoas, diversas etapas e áreas, desde sua elaboração até a última rubrica do cliente. Antes da implementação da assinatura eletrônica, este era um trâmite muito truncado e ainda por cima, demandava um volume enorme de papelada. 

De acordo com o gerente, a logística destes papéis beirava ao absurdo, sendo visível o desgaste da equipe em organizá-los e os transportar. “Cada contrato tem uma média de 60 páginas, mais os 300 acordos fechados mensais, resultando 18 mil páginas por mês. Volume e espaço que acabavam custando além do transporte, tínhamos locação só para guardar essa papelada, um verdadeiro transtorno”, revela.

Pandemia acelera processo de implementação

A digitalização já estava no radar da equipe comercial – área na qual inclusive o processo teve início – porém ainda havia ressalvas por se tratar de uma metodologia 100% digital, além do setor já tender a ser mais tradicionalista em algumas práticas, como no uso de papel.

Mas a resistência caiu por terra quando a crise de COVID-19 eclodiu. “O distanciamento social acelerou a necessidade de implementação, precisávamos continuar as entregas dos projetos e de maneira segura e sustentável. A transformação digital nos contratos foi fundamental na continuidade e manutenção do negócio”, explica Paulo. 

Em maio de 2020, em plena quarentena, a área comercial da Diálogo teve o aval para a digitalização de processos, e de acordo com Tarso, não foi uma escolha difícil. “Em se tratando de assinatura eletrônica, a DocuSign é uma unanimidade. Chegamos a procurar outros concorrentes, mas a facilidade de uso, operação robusta, pronto atendimento e recomendação vinda de outros parceiros foi incontestável”, afirma. 

Resultados: ganhos operacionais e satisfação do cliente

O sucesso de uso da ferramenta permitiu sua expansão para outras áreas da empresa além do comercial, sendo absorvida, inclusive, pelos departamentos de engenharia e jurídico. Também foram observados resultados operacionais muito relevantes como redução de 60 para 45 dias para conclusão de contratos, custo de papel reduzido em 80% e a satisfação do cliente, que agora pode armazenar com agilidade e segurança os documentos na nuvem.

Para Tarso, essa parceria superou todas as expectativas. “Ganhamos muito mais do que podíamos imaginar - proveniente da vontade de otimizar a operação, passando pela necessidade de superar o desafio da pandemia, hoje não conseguimos mais pensar em ficar sem a assinatura eletrônica e recomendamos a DocuSign a todos os nossos clientes e parceiros”.

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