Departamento pessoal: 10 dicas para otimizar seus documentos

 

Departamento pessoal

Uma gestão de qualidade dos documentos do departamento pessoal de uma empresa é essencial à excelência dos serviços. Para manter uma dinâmica saudável — e otimizar a integração entre as equipes —, tarefas relacionadas a admissões, demissões e folha de pagamento, por exemplo, merecem atenção especial.

Isso porque uma das funções mais trabalhosas para o líder de qualquer departamento é a organização dos documentos. Apesar de ser uma operação bastante burocrática para a instituição, a eficácia na gestão de documentos pode evitar problemas futuros.

Dada a importância desse tema, listamos 10 dicas valiosas para auxiliar o departamento pessoal a otimizar os documentos e facilitar os processos de rotina. Confira quais são!

1. Registre todas as atividades

Identificar possíveis inconsistências e reduzir o desperdício de materiais e de recursos é um dos aspectos mais importantes na organização dos documentos do departamento pessoal. Para que isso se torne uma prática no setor, é necessário documentar todas as tarefas executadas, de acordo com o caráter de cada uma delas.

Atividades de licenças, férias, admissão, demissão e afastamento temporário são as que mais exigem organização. Ao efetuar os registros, fica mais fácil comprovar quaisquer tipos de práticas ocorridas em determinado período.

A análise dos documentos emitidos e corretamente registrados nos arquivos permite o maior controle de eventuais erros. Além disso, incorporar esse hábito à rotina do departamento evita que documentos e arquivos importantes sejam extraviados ou perdidos.

2. Estabeleça metas

Ter metas bem definidas é um passo essencial à otimização das principais tarefas que envolvem a gestão de arquivos. Por isso, a liderança deve definir os objetivos mais relevantes e estabelecer prazos e datas conforme o cronograma da empresa.

Para tanto, é necessário investir em propósitos reais e passíveis de ser alcançados. Se o gestor apostar em metas muito difíceis de serem realizadas, as equipes ficarão desmotivadas e se envolverão menos com o trabalho.

Logo, é essencial que os líderes analisem bastante o que almejam atingir e estimulem o alcance das prioridades do setor. O ideal é começar traçando objetivos de curto prazo e, aos poucos, ir progredindo para metas de médio e longo prazo.

3. Defina as regras para a troca de informações entre equipes

No cotidiano das empresas, alguns documentos que fazem parte da rotina precisam ser compartilhados entre os colaboradores ou, até mesmo, entre os outros setores. Quer sejam físicos, quer sejam eletrônicos ou digitalizados, eles podem ficar mais vulneráveis ao ser transferidos ou enviados a outros locais.

Essa tarefa ainda é mais complicada para os documentos virtuais, já que eles podem ser interceptados por ataques virais ou de hackers. Vale destacar que, exceto os documentos protegidos por meios tecnológicos — como assinatura eletrônica —, todos podem ser fraudados, alterados ou furtados.

Já os arquivos em papéis não têm segurança: podem ser furtados, destruídos acidentalmente ou cair em mãos alheias. Por essa razão, é importante definir regras específicas para a troca de informações e envio de documentos importantes entre as pessoas autorizadas.

Uma boa opção é utilizar códigos conhecidos somente entre os envolvidos na transferência de informações. Uma das alternativas mais seguras para esse tipo de compartilhamento de dados é a criptografia, que pode ser criada por meio de um diretório na nuvem.

4. Aposte no armazenamento em nuvem

Como a tecnologia evolui a cada segundo, atualmente os gestores de TI têm preferido trabalhar com a computação em nuvem, também chamada cloud computing. Esse recurso é bem mais vantajoso e seguro que a utilização de softwares instalados no próprio computador.

Além da inovação, uma das vantagens do armazenamento em nuvem é a otimização da gestão de documentos e a economia do espaço no HD. Além disso, oferece backup automático dos principais arquivos e de documentos sensíveis, e maior segurança ao usar recursos como a codificação pela criptografia.

Outro aspecto que torna o armazenamento em nuvem mais eficiente e dinâmico é a maior mobilidade e acessibilidade. O usuário poderá acessar suas pastas e arquivos em qualquer hora e lugar por meio de smartphones, tablets, notebooks e outros dispositivos.

5. Identifique as principais falhas

Na área de departamento pessoal, às vezes, ocorrem erros na elaboração ou envio de documentos importantes. Para corrigir tais situações, é necessário que o gestor perceba as falhas mais recorrentes e mantenha um diálogo aberto com a equipe. Para identificar e resolver esses problemas, escutar a voz dos colaboradores — e compreender as dificuldades deles — é fundamental.

Nesse processo, convém adotar um cronograma de reuniões e estabelecer condutas que ajudem a perceber os erros e saná-los. Vale destacar que os colaboradores estão inseridos dentro dos processos, alinhados à rotina e, por isso, conseguem enxergar algumas coisas por um ângulo diferente do líder.

Para o crescimento da organização, todo o time deve trabalhar junto. Desenvolver novas estratégias e métodos evita esses contratempos que atrasam os processos e comprometem os resultados. Ter essa consciência ajuda a gestão a trabalhar de forma mais interativa, o que contribui bastante para tornar o ambiente corporativo saudável, harmônico e bem mais produtivo.

6. Invista em gestão estratégica

A gestão estratégica é um dos pilares mais relevantes para melhorar processos e alcançar objetivos organizacionais. Esse é um modo de implantar novas ferramentas de trabalho e de priorizar medidas que simplifiquem a rotina.

No departamento pessoal, é fundamental investir nessas alternativas para automatizar e delegar funções. Isso faz com que a gestão de documentos seja mais eficaz, segura e com menor índice de falhas.

Assim, para alcançar maior solidez, as empresas modernas não medem esforços para investir em recursos estratégicos que tornem os documentos do departamento pessoal mais organizados, otimizados e com foco em resultados.

7. Opte por arquivos digitais

Um dos primeiros pontos para reduzir custos e melhorar a gestão de documentos é substituir os papéis por arquivos assinados eletronicamente. Esse recurso não exige espaço físico e é bem mais fácil de organizar e de acessar.

Além desses benefícios, eles permitem o compartilhamento imediato com outros dispositivos ligados à internet. Exemplos de arquivos digitais são as notas fiscais eletrônicas, a assinatura eletrônica, a escrituração contábil e fiscal, entre outros.

No entanto, os arquivos físicos podem ser totalmente digitalizados e armazenados em pastas. Caso haja falta de espaço físico compatível com o volume de papéis, esse cuidado evita o extravio ou a perda desses documentos. Todos os documentos da área de departamento pessoal podem ser assinados usando a assinatura eletrônica, reduzindo custo, eliminando tempo e burocracias.

8. Certifique-se de atualizar o banco de dados

Ao admitir um colaborador na empresa, é preciso que se exija uma enorme quantidade de dados e documentos desse novo membro. Contudo, essa burocracia não é somente no sentido de oficializar uma possível contratação.

Cada informação ou documento é um modo de resguardo para a empresa ao longo de toda relação trabalhista entre empregado e empregador. Isso pelo fato de que, periodicamente, a companhia deve prestar contas sobre esses contratos.

Sendo assim, é por essa razão que é essencial que as empresas mantenham sempre a atualização do seu banco de dados Qualquer problema pode ser um motivo para haver multas e processos jurídicos.

A não realização e atualização do banco de dados dos documentos do departamento pessoal podem provocar diversas dificuldades futuras para a empresa como multas e processos trabalhistas. As consequências de uma informação errada podem dificultar ou impedir que o funcionário tenha direito a determinado tipo de benefício.

Veja, a seguir, alguns dos problemas que podem acontecer se não for feita a atualização do banco de dados em sua empresa:

  • falhas em sacar o FGTS;
  • óbice para ter o direito e receber o seguro-desemprego;
  • impedimento para ter acesso ao abono do PIS.

Ou seja, além de a companhia sofrer consequências legais com algum erro no atestamento ou na não atualização do seu banco de dados, o trabalhador também sofrerá prejuízos por conta da falta de iniciativa da empresa.

9. Busque a integração com outros departamentos

Você pode modificar o cotidiano do seu departamento pessoal para que ele se torne um diferencial na empresa. Circunstâncias como remessa de documentos, pedidos de dados a respeito de funcionários, entre outras, podem ser muito mais otimizadas quando o RH começa a trabalhar com outros setores da empresa a fim de melhorar seus processos.

O departamento pessoal está sempre em contato com as demais áreas de uma companhia. Por conta disso, é fundamental criar uma metodologia de comunicação que seja capaz de otimizar o atendimento de demandas e a organização de informações sobre os seus colaboradores.

10. Conte com um software especializado

Diversas empresas já utilizam softwares de gestão de pessoas hoje em dia. Há várias opções no mercado, que são capazes de realizar, em uma só ferramenta, uma série de tarefas relacionadas à gestão de documentos do departamento pessoal, além de integrar dados e criar relatórios.

Como lida, essencialmente, com documentação, demandas operacionais e a gestão de alguns recursos, contar com uma ferramenta tecnológica é fundamental. Praticamente, toda empresa usa esse tipo de recurso a fim de diminuir processos operacionais prescindíveis e agilizar a entrega de resultados.

Nessa perspectiva, uma das maiores qualidades dos softwares de gestão é a automação de processos. Até porque diversas atividades — como a categorização de documentos, o registro de horários e o armazenamento de informações cadastrais de colaboradores — utilizam muito tempo se forem feitas somente por pessoas.

Uma solução de gestão consegue concluí-las muito mais rapidamente, e com reduzido grau de falha. Sendo assim, mesmo que seja preciso investir para obter esse tipo de ferramenta, ainda será uma solução bastante lucrativa. E ao tornar todos os processos em digitais, você poderá assinar eletronicamente todos os documentos com uso de uma plataforma de assinatura eletrônica como a da DocuSign.

Como vimos, aperfeiçoar os documentos do departamento pessoal se torna praticamente uma obrigação para quem busca excelência em suas atividades. Logo, priorizar medidas que sinalizem melhorias na organização de documentos, como a adoção do DocuSign Agreement Cloud para Recursos Humanos, é imprescindível para alcançar as metas organizacionais com eficiência e qualidade.

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