A papelada era presente em vários escritórios por todo o mundo, e alguns resquícios da antiquada rotina baseada em papel ainda impactam muitos negócios de diferentes formas – seja com o volume de burocracias ou o alto valor de materiais – mas desde que a era digital chegou esse cenário vem mudando.

Acontece que, em meio a tantas soluções tecnológicas para antigos problemas, hoje em dia, as empresas são capazes de entender e mensurar o alto custo dos processos em papel. E da mesma forma que a automatização dos fluxos de trabalho promove uma série de melhorias no ambiente corporativo, a economia de recursos financeiros também é uma consequência dessa mudança.

Pense no quanto sua empresa gasta não só comprando papel, mas copiando-o, imprimindo-o, enviando-o e armazenando-o…

Conseguiu pensar? Bem, é difícil colocar tudo na mesa rápido assim, não? Nós sabemos que é complexo, por isso estamos dispostos a te ajudar a dimensionar estes custos.

Impressão

Cada folha de papel impressa exige o uso de tinta (que todos sabemos que não é barata) e cada documento escaneado pode ser danificado na hora da digitalização, colocando em risco sua validade. Além disso, os equipamentos necessários para que tudo isso seja feito (entre impressoras multifuncionais e afins) também são custosos e frequentemente precisam de manutenção.

Uma solução digital não só extingue a necessidade de comprar incontáveis blocos de folha de papel para esse processo, mas simplifica todos estes detalhes que tornam a criação, assinatura e gerenciamento de documentos um processo moroso e sujeito a erros e retrabalho.

Logística

Motoboys e correios são dores de cabeça constantes por fugirem ao controle das companhias. A partir do momento que documento importante ou prioritário está na rua, é difícil não se preocupar sobre sua entrega no tempo combinado. Afinal, além de atrasos por conta de trânsito e outros contratempos banais, não é incomum ter documentos danificados, perdidos ou extraviados – isso para não falar de assinaturas faltantes, feitas no lugar errado ou rasuras.

Enviando arquivos através de uma plataforma digital, todos os custos de logística são cortados e o tempo de trânsito de cada documento é reduzido para segundos – afinal, é tão simples como enviar um anexo por e-mail. Porém, ao contrato do papel, é possível averiguar em tempo real com quem um documento está e se certificar de que o responsável o assine corretamente, evitando retrabalho e reenvio.

Arquivamento

Por mais que já tenham caído numa esfera invisível dos gastos operacionais, os arquivos, pastas e times que cuidam dos documentos arquivados custam muito para as empresas – e como a chegada de novos documentos é infinita enquanto uma corporação estiver na ativa, o gerenciamento dos espaços físicos para guardá-los fica cada vez mais complexo (e caro). Sem dizer que, quanto mais papelada a empresa possui, mais difícil se torna encontrar *aquele* recibo de um acordo fechado seis meses atrás.

Não existem barreiras físicas para o arquivamento de contratos na nuvem; por isso, a adoção de uma solução digital de gestão de documentos exclui a urgência de expandir salas para dar espaço a novos armários. Todos os documentos podem ser segmentados por tags, separados por área e acessíveis de forma simples e intuitiva, inclusive de dispositivos móveis como tablets e celulares.

Horas trabalhadas

Tudo o que foi falado até agora sobre os processos tradicionais precisa ser feito por algum funcionário, que dedica boa parte de seu tempo a tarefas operacionais obrigatórios (ou a contratempos como perdas, atrasos, erros e afins). Ou seja, muitas empresas perdem o potencial estratégico de seus colaboradores por conta deles estarem atolados em tarefas burocráticas com papel.

Como uma plataforma digital automatiza e centralizando os processos, o tempo que era utilizado cuidando destes obstáculos diários pode ser direcionado a atividades mais importantes e produtivas, fazendo com que tanto o funcionário quanto a empresa se beneficiem.

Digitalizar processos operacionais feitos em papel automaticamente elimina todos estes custos (e mais alguns), fazendo com que todo o dinheiro que era investido antes passe a ser investido em iniciativas mais produtivas para a empresa. Faça um teste grátis da nossa plataforma por 30 dias e sinta a diferença na prática!