Com a revolução tecnológica, caracterizada pela possibilidade de uso de ferramentas que otimizam os processos produtivos, o mercado passou a exigir maior organização, dinamicidade e eficiência das empresas. O controle de férias digital é um dos mecanismos inovadores que tornam a gestão de recursos humanos bem mais eficaz.

Nessa nova dinâmica, o RH se beneficia muito da utilização de tais recursos, porque pode contar com dispositivos que implementam, acompanham e gerenciam uma série de ações relacionadas aos colaboradores. Que tal saber mais sobre essa solução, contribuindo para tornar o setor de Recursos Humanos da companhia melhor estruturado e em dia com as principais tendências tecnológicas atuais?

Siga com a leitura e saiba o que é e como funciona o controle de férias digital, bem como as suas vantagens, além de entender de que forma é possível organizar a documentação necessária para esse período de descanso legal do funcionário.

Como funciona o controle de férias digital?

Antes mesmo de caracterizar essa ferramenta de gestão organizacional, vale lembrar que as férias consistem em um direito trabalhista fundamental dos profissionais com vínculo empregatício.

Dessa forma, caso a empresa não conceda essa prerrogativa de acordo com as disposições legalmente estabelecidas, tende a sofrer sanções jurídicas significativas. Por isso é tão importante que o RH da companhia controle de forma adequada as férias de todos os seus funcionários, evitando multas e até processos judiciais.

Nesse contexto, o controle de férias digital ganha enorme relevância. Trata-se do gerenciamento realizado de maneira automática a partir da implementação de sistemas computacionais que registram e integram os dados dos empregados da empresa.

Assim, em geral, com a simples alimentação inicial das informações relativas à data de entrada dos colaboradores na companhia e o valor dos salários recebidos, o sistema efetua e disponibiliza os cálculos relativos ao período de gozo de férias.

As plataformas de controle de férias digitais permitem ainda que o RH estabeleça configurações de acordo com as necessidades particulares da empresa. Além dos dados de admissão e salários dos funcionários e, se for o caso, de períodos de férias já tirados e não constantes no sistema, a empresa consegue especificar os meses e as semanas nos quais cada setor pode ter um número menor de colaboradores.

Também são calculados os saldos pendentes e os dias de transição, facilitando o cômputo exato das férias de cada profissional. Nessa lógica, após a identificação do direito de férias de um determinado funcionário, e com a averiguação da viabilidade de sua ausência no setor em que atua, o sistema faz o agendamento dos dias a serem tirados.

Na sequência, o software gera uma solicitação de aprovação (que pode ser assinado com assinatura eletrônica) do período agendado ao gestor e, em caso de deferimento, efetua os cálculos dos valores que serão recebidos pelo colaborador. Todo o histórico de marcação de férias de cada empregado fica registrado na plataforma.

Ao se tratar de um processo automatizado no RH, essa modalidade de gestão é executada com alguns cliques, sem a necessidade de ferramentas extras, como calculadoras e softwares de geração de documentos. Também dispensa uma base de dados adicionais, que abrangem fichas funcionais, controles de férias de anos anteriores e demandas produtivas dos diferentes setores da companhia.

Esses softwares contribuem para o planejamento estratégico da empresa, gerando relatórios que permitem visualizar o fluxo de colaboradores em exercício por períodos.

Como organizar a documentação das férias?

Além de figurar como uma tendência para o mercado de recursos humanos, o uso de um sistema digital de modo a realizar o gerenciamento de férias é essencial para otimizar esse procedimento. Com essa solução, torna-se mais preciso, transparente, ágil e livre de erros.

No entanto, para que a utilização dessa modalidade surta o efeito desejado, é importante manter a devida organização da documentação relativa às férias. Assim, indicamos um passo a passo para organizar esses dados:

  • utilize um sistema de gestão de férias que esteja configurado conforme as disposições legais vigentes — com 30 dias de férias para cada 12 meses de trabalho, a possibilidade de divisão do período em três partes, entre outros;
  • alimente o softwares com informações corretas sobre a ficha funcional dos funcionários;
  • considere o histórico funcional do colaborador, considerando, por exemplo, o número de faltas injustificadas que, inclusive, pode reduzir o seu período de férias;
  • integre plataformas de gestão de documentos como contratos de trabalhos, folhas de ponto, avisos de férias e atestados médicos, que organizam automaticamente a documentação necessária para o controle de férias.
  • Utilize uma plataforma de assinatura eletrônica para colher as assinaturas do gestor e do funcionários.

Quais são os benefícios do controle de férias digital?

O controle de férias digital traz inúmeros benefícios à empresa. Abaixo, você pode conferir quais são as vantagens de organizar sua documentação na nuvem, usando plataformas de gestão.

1. Agilidade nos processos

O controle de férias digital cria condições para que os profissionais de RH da companhia sejam mais produtivos. Isso é possível porque os processos se tornam mais ágeis, sem a necessidade de intervenção contínua do colaborador, o qual efetua rapidamente a gestão de todo o fluxo.

2. Mobilidade na assinatura dos documentos

O uso do formato digital no gerenciamento de férias não dispensa a autenticação do responsável pelo RH e do funcionário no documento de notificação. Contudo, com a assinatura eletrônica, o processo pode ser finalizado a partir de notebooks, tablets ou smartphones a qualquer hora e em qualquer lugar.

3. Registro dos documentos na nuvem

Como o processo de controle de férias se torna totalmente digital, os documentos podem ser armazenados na nuvem, ficando livres de danos e extravios, que são comuns de ocorrer com documentações impressas e guardadas em arquivos físicos.

4. Diminuição de despesas no RH

A automação dos procedimentos de agendamento de férias gera economia para a empresa, pois, ao contar com um processo mais efetivo e livre de erros, o setor de recursos humanos tende a diminuir custos trabalhistas, além de reduzir gastos com a impressão de documentos.

O controle de férias digital faz toda a diferença para o RH de uma empresa, já que, com o uso desse sistema, os colaboradores são mais produtivos, há a redução de despesas operacionais e os processos se tornam muito mais eficazes. Além disso, a utilização de uma plataforma diminui consideravelmente os riscos de o negócio sofrer um processo jurídico por cometer erros relacionados ao não cumprimento dos direitos trabalhistas dos funcionários.

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