Modelos de negócio baseados em pagamentos recorrentes não são exatamente recentes: basta pensarmos em assinaturas de jornais e revistas, por exemplo. No entanto, a revolução digital dos últimos anos levou a adaptação desse formato a serviços ligados à tecnologia, o que proporcionou a criação e utilização de novas metodologias de gestão e de ferramentas organizacionais.

Uma das ferramentas criadas com esse intuito são os contratos no formato SaaS, sigla para Software as a Service — ou Software como Serviço.

No artigo de hoje, vamos explicar como modelos baseados em SaaS funcionam, quais os diferenciais competitivos eles podem proporcionar e quais as melhores técnicas e ferramentas utilizadas para otimizar o modelo de negócios. Confira!

O que são contratos no formato SaaS?

Quando uma empresa opta por adquirir uma solução de TI, como o pacote Office, ela deve fazer a aquisição de uma licença para instalar o software que, a partir de então, passa a ser propriedade dela.

Esse modelo, conhecido como licença perpétua continua sendo bastante utilizado, porém implica em uma série de problemas: os softwares precisam ser trocados sempre que desatualizados, a empresa precisa investir em manutenção própria e não existe nenhuma obrigação do fornecedor em dar suporte técnico após o período de garantia.

O modelo SaaS, por sua vez, é uma mudança radical em relação à licença perpétua. Nesse sistema, os clientes utilizam softwares baseados em servidores dos fornecedores e fazem pagamentos recorrentes, os quais podem ser mensais, semestrais ou anuais.

Além de assegurar a disponibilidade dos programas, os fornecedores também ficam responsável pela manutenção preventiva e corretiva, pela atualização dos softwares e até pela segurança e armazenamento de dados.

Hoje o modelo é bastante conhecido, principalmente no mercado B2C. Spotify, Netflix e Office 360 são alguns exemplos de softwares oferecidos dessa forma. O modelo também é disseminado em relações B2B, em especial quando se trata do fornecimento de sistemas ERP ou CRM.

Quais as vantagens do formato SaaS?

O modelo SaaS vem para atender às demandas e dificuldades específicas de TI, como a necessidade de atualizações constantes e de apoio técnico para que os softwares sejam utilizados em toda sua potencialidade. Os contratos desse tipo, portanto, oferecem vantagens expressivas para as empresas do setor, como mostraremos a seguir.

Redução de custos

Não há como desvincular a popularização do SaaS ao avanço das soluções em nuvem. Graças ao sistema cloud computing, atualmente os programas não precisam ser instalados nas plantas do cliente: basta que este tenha acesso à internet para conseguir utilizar uma ferramenta com todos os seus recursos.

Os gastos com compra, instalação e manutenção de equipamentos para a infraestrutura dos clientes, portanto, é praticamente inexistente, o que impacta de forma decisiva na precificação. Contratos SaaS têm custo-benefício maior e, portanto, possibilitam a oferta de preços mais competitivos.

Agilidade

Como não é preciso investir maciçamente na implementação de uma infraestrutura de TI, o processo inicial é muito mais rápido. Em tese, a maioria dos softwares podem ser disponibilizados imediatamente após a assinatura do contrato no formato SaaS embora, por vezes, seja preciso um período de adaptação das equipes.

A fase de transição de softwares antigo para novos, no entanto, também pode ser encurtada, graças ao SaaS. Isso acontece porque os serviços implicam em um suporte intermitente, e alguns contratos ainda podem prever treinamentos e consultorias para que o cliente consiga utilizar todos os recursos de determinado programa.

Controle de receitas

Contratos no modelo SaaS implicam no sistema de pagamentos recorrentes. Ou seja, o cliente faz uma espécie de assinatura por um período de 6 meses ou 1 ano e, durante esse período, realiza o pagamento de mensalidades.

Por um lado, o próprio cliente consegue controlar melhor o seu orçamento, já que passa a ter um custo fixo. Os fornecedores, por sua vez, conseguem uma base de receitas regular, que pode ser facilmente mensurada e prevista. Ou seja, se a empresa tem 200 assinaturas anuais para um software que custa R$ 1.000 por mês, ela sabe que, ao longo do ano, receberá R$ 200.000 mensais.

Fidelização de clientes

Trabalhar com assinaturas significa manter um relacionamento estável com clientes em médio e longo prazo. Não existe, assim, oportunidade melhor para estreitar relacionamentos.

Durante a vigência do contrato SaaS, a empresa passa a entender melhor as demandas dos clientes e, assim, tem a oportunidade de desenvolver soluções cada vez mais precisas.

O modelo SaaS ainda permite a realização de upsellings e cross sellings: assinantes antigos de um software mais básico, por exemplo, podem receber descontos para adquirir acesso a um programa com mais recursos ou mesmo para investir em soluções complementares, como um módulo CRM que possa ser integrado a um ERP.

Foco em inovação

Como falamos no início do post, os contratos no modelo SaaS tiram do cliente a responsabilidade de atualizar os softwares utilizados. Essa obrigação fica com o fornecedor que, portanto, precisa fazer investimentos constantes para aprimorar os próprios serviços e, assim, garantir o diferencial competitivo de suas soluções por longos períodos.

O impacto dessa mudança pode ser sentido na cultura empresarial. O desenvolvimento contínuo das tecnologias e os esforços de manutenção preventiva ajudam a empresa a manter o foco em inovação e, assim, a não ficar atrás dos concorrentes e manter a relevância, mesmo em períodos de mudanças profundas.

Como otimizar o uso de documentos SaaS?

Grande parte do sucesso do modelo baseado em SaaS depende de uma boa elaboração dos contratos. Eles devem ser claros quanto ao software oferecido, incluindo recursos e disponibilidade. Também devem ser claros em relação à responsabilização pela manutenção e atualização dos programas, bem como quanto à garantia da integridade e privacidade dos dados.

Também é importante que o contrato seja baseado em métricas de qualidade. O pagamento deve estar atrelado a alguns índices importantes, como o tempo de restabelecimento de sistemas após uma falha ou mesmo de velocidade média na transmissão de dados.

Por fim, lembre-se de apostar na tecnologia para melhorar o armazenamento e envio dos contratos. Sistemas de gestão de documentos ajudam a organizar contratos de acordo com os requisitos escolhidos pela empresa, como valores de contratos ou localização dos clientes, facilitando o processo de localização, consulta e envio de arquivos.

O uso de arquivos digitais, a propósito, pode demandar meios para assegurar a legalidade do contrato. Aqui, a dica é utilizar um programa deassinatura eletrônica, que garante que uma assinatura possa ser auditada. Portanto, confere validade jurídica aos contratos.

Além disso, documentos com assinatura eletrônica podem ser enviados rapidamente pela própria internet e dispensam custos com cartórios ou com a impressão e envio de documentos físicos.

Viu como contratos no modelo SaaS podem ajudar a sua empresa a crescer de forma sustentável? Se gostou do conteúdo, compartilhe esse conhecimento com seus amigos nas redes sociais!