O aluguel é um dos principais produtos das imobiliárias, que investem esforços e recursos em busca de formas para ampliar a quantidade de negócios fechados. Mas você por acaso já parou para pensar que um dos maiores complicadores desse processo pode ser a formalização do contrato de locação?

Como se não bastassem todas as estratégias usadas para a concretização do negócio, que vão desde visitas ao imóvel a conhecimento da região, ainda é preciso lidar com a etapa de recolha de documentos e efetiva assinatura do contrato. Trata-se, normalmente, de um processo burocrático e cansativo, que toma tempo e recursos de ambas as partes, ainda podendo causar frustração e aborrecimentos.

Pense bem: o tempo despendido com essas burocracias poderia ser usado na negociação de novos contratos! Mais que isso, aliás, clientes satisfeitos com a rapidez e a eficiência do sistema se tornam propagadores do bom negócio realizado, podendo trazer novos contratos. E isso representa, claro, um ganho de escala considerável para a imobiliária!

A boa notícia é que existem formas de agilizar os trâmites com o contrato de locação: por meio da adoção de procedimentos digitais e estratégias de gestão. Neste post, vamos apresentar algumas sugestões para que sua imobiliária faça um gerenciamento mais eficiente desses documentos. A ideia é que os colaboradores possam dedicar mais tempo ao fechamento do negócio em si que aos mecanismos para formalizá-lo. Acompanhe!

Assinatura eletrônica

assinatura eletrônica provavelmente é a maneira mais eficaz de proporcionar agilidade na formalização de contratos. Tradicionalmente, a assinatura de um contrato é um processo que exige alguns dias (às vezes, até semanas) para seu encerramento. É preciso imprimir algumas vias do documento e colher presencialmente a assinatura das partes envolvidas para depois fazer o reconhecimento de firmas e, finalmente, cuidar do armazenamento dos papéis em meio físico.

Obviamente, os custos envolvidos nesse trâmite são significativos. Além do gasto com papel, tinta, cartório e gestão de arquivos, há ainda o tempo consumido para a finalização do contrato. Por fim, vale lembrar que a forma tradicional exige também disponibilidade de horário e presença física dos contratantes.

Por outro lado, tudo se torna mais simples e intuitivo com o uso de contratos assinados eletronicamente. Nesse caso, todos os documentos são criados e armazenados em meio digital, o que, por si só, já representa um ganho considerável. Adicionalmente, as assinaturas são feitas e reconhecidas em questão de segundos, independentemente de onde estejam os interessados, garantindo rapidez e comodidade para todos.

Por fim, vale lembrar que a assinatura eletrônica é um recurso que possui validade jurídica. Dessa forma, provê mecanismos que garantem segurança e confiabilidade a qualquer contrato de locação. Além disso, o processo não só é realizado com total transparência como reforça o compromisso social da empresa, uma vez que atua como fator de sustentabilidade ao promover economia de insumos.

Gestão de documentos

Como já mencionamos, a administração de contratos em papel é uma tarefa que envolve diversos complicadores. Mais que a necessidade de espaço para armazenamento dos arquivos, é preciso levar em conta ainda os riscos inerentes ao meio físico, como alagamento, incêndio e desgaste natural do material.

Ainda é preciso dedicar atenção aos recursos necessários para a manutenção de um arquivo, com pessoal especializado em organizar e indexar os documentos. Nesse modelo, a localização e a identificação de determinado contrato são tarefas que exigem grande esforço. O que dizer, então, de uma empresa com milhares de contratos? A complexidade aumenta exponencialmente, elevando também o desperdício de recursos e tempo.

Nesse sentido, as empresas que buscam obter algum tipo de vantagem competitiva em um mercado tão acirrado quanto o imobiliário precisam implantar formas de melhorar essa gestão, sob pena de perder agilidade e, consequentemente, negócios. Pois a adoção de contratos digitais é uma solução inteligente e prática para isso.

Além dos benefícios já descritos no tópico sobre assinatura eletrônica, há ainda o incremento na reputação da empresa, que passa ao mercado a imagem de modernidade e preocupação com a segurança e a comodidade dos seus consumidores.

Sistemas de gestão imobiliária

Esse é mais um indicativo de como o uso de processos digitais pode ajudar na administração de uma imobiliária. Embora não sejam novidade, os sistemas de gestão podem fornecer subsídios muitas vezes desprezados pelas empresas. Por mais que o uso de sistemas seja mais comum para cadastrar imóveis e clientes, é possível ir muito além com a ajuda de softwares especializados.

A informação é, hoje, um dos principais ativos para organizações de todos os portes e segmentos. E sabia que informações podem ser obtidas a todo instante, não apenas a partir de dados fornecidos nos cadastros? Comentários nas redes sociais, pesquisas em mecanismos de busca e histórico de hábitos de consumo: tudo isso é fonte riquíssima de informação!

O detalhe é que, como os dados estão disponíveis igualmente para todos, saber usá-los é que se torna um grande diferencial. Assim, é possível antecipar necessidades dos clientes e atuar no sentido de atendê-los com rapidez e profissionalismo. Quem consegue usar esses dados de forma proativa e inteligente se posiciona à frente da concorrência até no que diz respeito à aquisição e ao fechamento de contratos de locação!

Opções de fiança

A necessidade de o locador oferecer garantias costuma ser um dificultador para o fechamento de contratos de locação. Seja por não ter pessoas conhecidas na cidade, por não querer envolver terceiros com esse pedido delicado ou mesmo por não conhecer quem preencha todos os requisitos exigidos, é fato: a fiança costuma provocar aborrecimentos. Nesse contexto, a imobiliária que apresenta ao cliente opções diversificadas como solução leva nítida vantagem sobre as demais.

O importante aqui é abrir o leque, dando ao interessado a possibilidade de escolher a alternativa que melhor se encaixe em suas condições. Assim, em vez de exigir fiador e tudo o que esse modelo implica, é possível trabalhar com seguro-fiança, título de capitalização, caução ou mesmo desconto em folha de pagamento!

O importante é evitar que o negócio seja inviabilizado pela incapacidade do cliente em assumir uma forma de garantia tradicional. Com a possibilidade de escolha, é mais que natural que o processo aconteça de forma mais rápida e eficaz, o que consequentemente facilita a gestão dos contratos de locação.

Neste post, apresentamos formas de agilizar e melhorar a gestão de contrato de locação em uma imobiliária. Para conhecer na prática um exemplo de como as soluções propostas podem ajudá-lo, confira o case de sucesso da RE/MAX, maior rede de franquias imobiliárias do mundo!

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