Atendimento ao cliente apenas por telefone, datas de vistoria anotadas em agendas, envio individual de boletos: esses processos já fazem parte do passado.

A tecnologia vem trazendo às imobiliárias um universo de soluções para automatizar processos e digitalizar suas rotinas, agilizando o fechamento de contratos de aluguel, sem burocracias e com muito mais precisão.

O que você acharia, por exemplo, de encontrar um interessado para o imóvel do seu cliente e fechar todo o procedimento (inclusive entregando as chaves) no mesmo dia?

Pois a tecnologia dá as ferramentas necessárias para viabilizar isso! Acompanhe o post de hoje para entender como tirar proveito dessas inovações!

Tenha um sistema de gestão de contratos

Um software de gerenciamento de locação calcula automaticamente o reajuste do aluguel, a partir do indexador previamente cadastrado. Esse recurso também possibilita o provisionamento de despesas, a disponibilização do pagamento eletrônico às concessionárias, além da emissão de relatórios de inadimplência. Ainda é possível ter acesso ao saldo devedor de cada condômino, já com juros e multas, a gráficos com dados de prestação de contas, entre outras facilidades, como:

  • centralização dos contratos;
  • pesquisas rápidas por meio de ferramentas de busca;
  • alertas previamente programados para lembrar os funcionários sobre aluguéis não pagos no vencimento, data limite para quitação de impostos, iminência de fim de contrato e assim por diante;
  • envio de boleto condominial de forma automática aos e-mails dos locatários;
  • auxílios gerais na gestão imobiliária cotidiana.

Vale a pena lembrar que muitas soluções como essa permitem até mesmo elaborar contratos em tempo recorde, mediante a exportação dos dados cadastrais de locador e locatário, gerando minutas previamente preenchidas.

Desenvolva ou adquira um app de vistoria online

A vistoria é uma das etapas mais conturbadas de um processo de locação. Primeiramente, porque tanto os proprietários como os inquilinos não costumam ter tempo para presenciar a inspeção feita pela imobiliária. Em segundo lugar, porque a vistoria deve ser feita com extrema atenção, cobrindo praticamente todos os pontos da residência e documentando tudo por meio de fotos.

Mas é claro que a tecnologia, que trouxe a automação à indústria, a análise de dados à educação e a biotecnologia à agricultura, não poderia deixar o setor imobiliário de lado. Hoje em dia já existem no mercado aplicativos que permitem que locadores e locatários acompanhem a vistoria do imóvel de forma online!

Dessa forma, é possível conferir laudos e ver fotos em 360° até do celular, na palma da mão, dando mais agilidade ao processo de locação. Não tenha dúvida: ferramentas como essa podem fazer toda a diferença na desburocratização de um contrato de aluguel.

Trabalhe com Big Data na aprovação das fichas

Como sua imobiliária faz pesquisas para saber se um locatário está apto para alugar um imóvel? Designa um funcionário para checar item a item no Serasa, SPC, site do tribunal de justiça? Concorda que esse definitivamente não é o melhor processo? O caráter manual desse procedimento, além das vistorias físicas e dos contratos assinados no papel explicam com perfeição por que todo o trâmite em cada locação demora tanto.

Mas atenção: existe saída! E é a tecnologia quem oferece as opções nesse sentido. A propósito, muitas imobiliárias já trabalham com soluções em Big Data para listar todo o histórico de pagamento de cada cliente, agregando dados de múltiplas fontes para chancelar se, de fato, o pretenso inquilino tem condições de locar o imóvel almejado ou se deve ter sua ficha rejeitada.

A tendência é que, assim como já acontece com os bancos, essa pesquisa passe a ser feita integralmente por sistemas computacionais baseados em inteligência artificial, reduzindo custos e trazendo aumento de produtividade às imobiliárias na consolidação de um contrato de aluguel.

Abandone a assinatura no papel de vez

Quanto tempo sua imobiliária demora para deixar um contrato de aluguel pronto, com todas as vias assinadas, firmas reconhecidas e envio posterior a cada uma das partes? Muitos dias, talvez até semanas, não? Agora imagine quanto de produtividade você perde com a repetição dessa sequência burocrática de atos manuais. Pense em quantos negócios deixa de fechar por ter um workflow inteiramente analógico.

Um testemunho sobre a vantagem competitiva de abandonar de forma permanente a ineficiência das assinaturas manuscritas, no papel, vem de uma empresa do próprio setor. Na verdade, trata-se da maior rede de franquias imobiliárias em número de transações do mundo: a RE/MAX.

Também operando no Brasil, a imobiliária levava entre 7 e 15 dias para validar um contrato de aluguel. Em dado momento, percebeu-se que o grande calcanhar de Aquiles da companhia era justamente ter uma tramitação que se restringia ao papel. Eram vários dias para elaborar uma minuta de contrato, mais alguns para a aprovação do documento pelo gestor e outros para a aprovação dos interessados. Só então é que se convocava locador e locatário para irem até a imobiliária assinar o contrato.

Depois dessa verdadeira maratona, ainda faltava levar as vias ao cartório, reconhecer firma e remetê-las assinadas para cada parte do negócio. Agora que descrevemos o processo passo a passo (que, aliás, deve ser similar ao realizado em sua imobiliária), fica mais fácil entender o quanto essa sistemática é prejudicial para a empresa, não é mesmo?

De olho nisso, a RE/MAX decidiu aposentar as assinaturas no papel, levando todos os seus documentos para uma plataforma de assinatura eletrônica. O resultado é que os antigos 15 dias para a validação dos contratos foram substituídos por um prazo de apenas 24 horas. Atualmente no Brasil, 30% dos contratos da corporação já são assinados por via eletrônica. E acredite: na matriz norte-americana, esse percentual chega a 80%!

No fim das contas, na era dos negócios digitais, não faz sentido que apenas o mercado imobiliário continue sendo regido pelos mesmos procedimentos dos anos 80. Que tal trazer sua imobiliária para o novo milênio e assinar todos os seus documentos de forma eletrônica a partir de agora?

Conheça o case completo da RE/MAX para entender como sua imobiliária pode alcançar os mesmos resultados, acelerando o ritmo de fechamento de cada contrato de aluguel!