Por mais que o processo de adaptação às novas tendências no cenário corporativo possa ser complicado, esse é um passo essencial para melhorar a gestão como um todo. Afinal, computação na nuvem, assinatura eletrônica e tantos outros recursos tecnológicos que vêm surgindo com cada vez mais frequência não podem ser simplesmente ignorados por quem preza pela devida organização de documentos empresariais, assim como por sua eficiência.

Nesse sentido, mesclar técnicas operacionais já consolidadas na rotina administrativa do negócio imobiliário com as revoluções que o universo digital vem trazendo tem tudo para ser uma excelente estratégia empresarial. Ao fazer essa junção, é possível tanto otimizar o tempo de trabalho de toda a equipe de profissionais, quanto diminuir eventuais falhas humanas, o que certamente aumentará a produtividade geral da instituição.

Quer saber como alcançar esses benefícios para o seu negócio imobiliário? Basta continuar lendo este post! Mostraremos a seguir como fazer um contrato de aluguel, que informações ele deve necessariamente conter e quais são as suas garantias de pagamento. Em seguida, abordaremos as principais ferramentas tecnológicas capazes de otimizar o fluxo contratual. Não deixe de conferir agora mesmo!

Como fazer um contrato de aluguel?

contrato de aluguel imobiliário é um instrumento normativo que estabelece os direitos e os deveres do locador e do locatário com relação a todos os fatores envolvidos na locação de um determinado imóvel. Portanto, é esse documento que ampara do ponto de vista legal as partes diretamente interessadas nesse tipo de negociação, propiciando segurança e legitimidade ao cumprimento das cláusulas definidas no acordo.

Tendo em vista a importância desse documento, é preciso ter clareza sobre como formalizá-lo adequada e eficientemente. Nesse sentido, o primeiro passo necessário é o conhecimento das especificidades do imóvel (especialmente as suas condições de infraestrutura) e das exigências do proprietário, como prazo de locação, possibilidade de renovação e valores de aluguel.

Depois dessa fase, é fundamental que a imobiliária esteja ciente da legislação que respalda as transações com imóveis. É nesse momento que a empresa deve comparar os dados do imóvel e as demandas repassadas pelo proprietário com as exigências legais relativas aos negócios imobiliários. Na sequência, será iniciado o processo de elaboração do contrato, o qual, muitas vezes, parte de modelos que a companhia já tem.

Com a redação do contrato de aluguel finalizada, ou seja, após ambas as partes participarem de sua construção e darem o aval para o início da tramitação, é necessário que o documento seja legalmente firmado. Isso é feito com as assinaturas do contratante, do contratado e das testemunhas da negociação, as quais precisam ser devidamente certificadas para que tenham validade jurídica.

Quais são as informações indispensáveis para esse instrumento?

Para que o contrato de aluguel seja capaz de respaldar legalmente uma transação imobiliária, ele deve conter determinadas informações. A primeira delas são os dados pessoais das partes e dos fiadores do contratante, as quais, em geral, incluem os nomes completos, nacionalidades, números de identidade e CPF, endereços, telefones, e-mails e profissões.

Também é preciso que constem as cláusulas que embasam o acordo, as quais abrangem todas as responsabilidades do contratante e do contratado. Entre elas, há a especificação do prazo de locação e possibilidade de renovação, valor e dia de pagamento do aluguel, assim como sua respectiva taxa de reajuste, assim como eventuais multas em casos de descumprimentos de alguma das disposições.

O contrato de aluguel precisa ainda estabelecer a descrição das despesas que ficam a cargo do locatário do imóvel, como as contas de energia elétrica e de água, os tributos de IPTU e a taxa de condomínio. Por último, é importante que esse documento contenha o termo de vistoria, no qual é descrito o estado de conservação do imóvel a ser alugado no momento da entrada do inquilino.

Quais são as garantias de pagamento de um contrato de aluguel?

Além da definição d informações como valor do aluguel, reajustes, data mensal de pagamento e multas relativas a descumprimentos contratuais, inclusive em casos de rescisão, é fundamental que sejam estabelecidas garantias de pagamento do contrato de aluguel. São elas que amparam o locador quanto a potenciais perdas financeiras.

Existem diferentes maneiras de criar garantias de que todos os valores constantes no contrato sejam pagos pelo locatário ou pelos seus fiadores. Uma delas é o fiador, cujo requisito é possuir um imóvel em valor igual ou superior ao do imóvel que está sendo alugado e a responsabilidade de arcar com possíveis inadimplências do locatário.

Também é possível fazer a garantia por meio de um seguro fiança, procedimento em que o contratante paga parcelas relativas a uma apólice que assegura o pagamento de valores contratuais, caso seja necessário. Outra alternativa é a garantia de locação, conhecida por caução, em que, no momento da locação, o locatário paga um valor. Geralmente, correspondente a despesas de três meses de aluguel.

Que ferramentas tecnológicas podem otimizar o fluxo contratual?

Há diversas formas de tornar o fluxo contratual de uma imobiliária bem mais eficiente com base na utilização da tecnologia. Atualmente existe uma série de recursos tecnológicos que, além de serem acessíveis a todos os bolsos, facilitam a tramitação de contratos de aluguel de imóveis, diminuindo o tempo necessário para o fechamento do negócio e reduzindo custos de natureza administrativa e operacional. Conheça os principais deles!

Assinatura eletrônica

Hoje em dia, não é preciso mais manter aquela antiga burocracia de imprimir vários contratos para novos funcionários, clientes ou prestadores de serviços. Adotando a assinatura eletrônica, a empresa melhora não apenas a organização de seus documentos, mas também economiza papel, tempo e dinheiro. Afinal, o uso dessa ferramenta evita processos que não trazem nenhum diferencial para o empreendimento.

E no ramo imobiliário os benefícios oferecidos por tal recurso podem gerar ainda mais impactos positivos, uma vez que esse instrumento jurídico é a base legal e administrativa para qualquer tipo de negociação. Nessa perspectiva, a adoção da assinatura eletrônica para a tramitação de contratos de aluguel de imóveis agiliza de forma significativa o andamento e a conclusão de todo o processo de fechamento do negócio.

A partir da assinatura eletrônica, a outra parte envolvida na transação comercial pode fechar um contrato a qualquer hora e em qualquer lugar por meio de um dispositivo que tenha acesso à internet. Dessa maneira, não há a necessidade de receber ou devolver papéis, ao mesmo tempo em que é totalmente possível que contratante e contratado finalizem a negociação sem mesmo se encontrarem presencialmente, de forma virtual.

Esse fluxo contratual torna todo o procedimento locatário muito mais prático e rápido, oferecendo fluidez para o negócio ao longo de todas as suas etapas. Outro aspecto que enfatiza a viabilidade do uso da assinatura eletrônica em contratos imobiliários é a legitimidade desse recurso tecnológico, uma vez que ele tem valor jurídico, valendo tanto quanto as firmas efetuadas de forma manuscrita.

No entanto, ao contrário de outros tipos de ferramentas (como a microfilmagem), essa tecnologia não funciona apenas como uma mera modalidade de certificação eletrônica. Isso porque ela também é capaz de dinamizar os processos de outras maneiras, ajudando a gerenciar os documentos e os integrando a aplicativos de produtividade (como Google Drive e Microsoft Office) e a sistemas de gestão empresarial (como plataformas CRM).

É preciso destacar também que todos os dados de uma assinatura eletrônica estão totalmente protegidos por meio de codificações de nível bancário que são baseadas em criptografia de alta tecnologia. Assim, por ter elevado nível de segurança, esse recurso tecnológico é eficaz contra atividades fraudulentas, contribuindo para manter a integridade e a autenticidade do documento que foi assinado pelos contratantes.

Se não bastassem todos os benefícios gerados pelo uso da assinatura eletrônica, ainda há as vantagens financeiras. Quando comparada ao fluxo de contratos no formato tradicional, a tramitação de documentos virtuais assinados eletronicamente traz economias para a empresa, já que ela deixa de gastar com potenciais locomoções, bem como equipamentos e materiais necessários para a realização de impressões.

Cloud computing

Outra ferramenta valiosa é a nuvem, que consiste em uma ótima aliada para a organização e o arquivamento de documentos que estejam disponíveis no mundo virtual. Serviços como Google Drive, Microsoft Office Online e Dropbox funcionam como grandes caixas de armazenamento que podem ser acessadas por meio de qualquer dispositivo conectado à internet — desde que o usuário tenha a devida autorização para efetuar o acesso e até a edição do contrato.

Mas é claro que essa organização não acontece instantaneamente! É preciso criar algum nível de separação para que os dados não se percam na nuvem. Nesse sentido, você pode pensar em categorias para a divisão — como pastas para contratos, planilhas de pagamento, informações gerais, atas de reuniões, entre outras inúmeras possibilidades. Com essa delimitação em mente, divida o que foi feito em subcategorias que ficarão em subpastas — como contratos de funcionários e de clientes, pagamentos de clientes, fornecedores e funcionários, contas básicas e assim por diante.

Terminando esse processo, é necessário que seja estabelecida uma rotina para promover limpezas periódicas na nuvem. Lembre-se de que, se isso não for feito, toda a organização de documentos realizada no início do processo pode acabar se transformando em um grande entulho de informações no futuro. Para tanto, é preciso criar critérios que garantam que o descarte de arquivos não comprometa a base de dados da imobiliária.

Além disso, essa tecnologia também é segura. Como o acesso aos arquivos é permitido apenas a usuários autorizados, é possível controlar quem pode visualizar e fazer edições nos documentos salvos na nuvem. Por isso, é importante que o gestor restrinja o acesso dos colaboradores para que cada um veja apenas o que é necessário para seu trabalho e, assim, não desorganize o que já foi feito ou obtenha informações confidenciais.

Saindo do âmbito organizacional, a tecnologia ainda traz diversos outros benefícios, como a flexibilidade dentro da rotina empresarial. A partir da nuvem, um funcionário não precisa mais voltar à empresa para acessar o banco de dados e conseguir entregar um determinado documento para algum cliente, por exemplo. Com esse recurso, tudo é muito mais simples, bastando acessar a cloud, localizar o que for preciso e dar andamento!

Dropbox

Não poderíamos deixar de falar especificamente de um dos primeiros serviços de armazenamento na nuvem: o Dropbox. Disponível desde 2008, essa ferramenta oferece ótimos recursos, como sincronização com dispositivos móveis, sincronização automática de diretórios, upload automático de fotos (desde que esteja instalado em algum dispositivo móvel com a opção ativada) e criação de links diretos para o compartilhamento de arquivos.

Uma opção muito útil e popular desse serviço é a possibilidade de sincronizar as pastas de todos os seus dispositivos a partir da mesma conta, desde que o aplicativo do Dropbox esteja instalado. Assim, caso você tenha arquivos no seu smartphone, eles poderão ser vistos no seu tablet ou no computador de qualquer sistema operacional, por exemplo. E acredite: isso pode facilitar bastante a organização de documentos!

Além disso, se sua empresa optar pelos planos de equipe, definitivamente não precisa se preocupar com a segurança. Risque esse possível problema da sua lista, porque o Dropbox usa a criptografia SSL AES de 256 bits. Outra vantagem é que não há limite de tamanho para upload no aplicativo instalado em algum dos seus dispositivos. Já se você quiser fazê-lo por meio do site, um limite de 300 mb surge.

Box

Embora tenha feito algumas ações em 2013 para angariar usuários, oferecendo 50 GB de armazenamento para a organização de documentos, o Box ainda é um serviço pouco conhecido no Brasil. Mesmo com pouca visibilidade, porém, pode acreditar: essa é uma ótima ferramenta. E isso se deve especialmente a seus conectores e aplicativos.

A partir do Box, sua empresa pode se conectar não apenas a smartphones, tablets e computadores, mas também a excelentes plataformas, como NetSuite, Salesforce, Office 365, Google Apps e várias outras. Assim, seus colaboradores poderão usufruir do serviço diretamente da plataforma em que todos na instituição trabalham, oferecendo praticidade para o empreendimento.

Quanto à segurança, o plano padrão oferece criptografia SSL de 256 bits, mas as contas empresariais e de negócios em geral podem contar com criptografia de redundância automática. O limite do tamanho do arquivo também é bem grande, podendo chegar a até 2 GB em serviços empresariais.

Como você viu ao longo do texto, os recursos tecnológicos são importantes aliados da imobiliária na hora de elaborar, firmar e armazenar um contrato de aluguel. Com o uso da tecnologia, a empresa tem condições para elevar a produtividade dos seus colaboradores, reduzir os seus gastos operacionais, diminuir o tempo necessário para o desenvolvimento do fluxo contratual e oferecer praticidade para os seus clientes.

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