As soluções tecnológicas com fins corporativos não são exclusividade de grandes empresas: pequenos e médios empreendedores podem encontrar serviços e produtos de TI com preços acessíveis e usabilidade intuitiva que auxiliam nos processos produtivos e na gestão da organização.

Para que a uma pequena ou média empresa consiga realizar a transformação digital com sucesso, é preciso que ela entenda quais as soluções vão realmente resolver os seus problemas específicos. No post de hoje, vamos falar sobre uma dor de cabeça bastante comum: a gestão de documentos. A seguir, mostramos como um serviço de Gerenciamento de Transações Digitais (DTM) é importante para várias áreas do negócio.

Acompanhe!

Entenda o impacto do Gerenciamento de Transações Digitais

O serviço de Gerenciamento de Transações Digitais (Digital Transaction Management, ou DTM, em inglês) já é uma realidade para muitas empresas que trabalham com um fluxo de trabalho totalmente digital. Contudo, ainda existem companhias atuando com um sistema de trabalho misto — isto é, possuem dados e informações na nuvem, mas ainda dependem de impressoras e papel para enviar documentos e realizar seus negócios.

O DTM vem justamente para revitalizar esse cenário. Considerada uma nova categoria de serviços na nuvem que auxilia na gestão e modernização de transações baseadas em documentos, as plataformas de DTM permitem criar processos mais rápidos e seguros para todas as partes assinarem seus documentos eletronicamente.

Essa tendência é tão importante que, em 2015, em estudo realizado pela Forrester Consulting — especializada no mercado de TI — a pedido da DocuSign com executivos e formadores de opinião do setor, 83% deles afirmaram que o DTM é importante para o sucesso da empresa. Mais: 80% revelaram que suas empresas sentiram um impacto direto em suas finanças por conta da falta de gerenciamento nas transações digitais.

Saiba quais áreas são beneficiadas

A aplicação da plataforma DTM da DocuSign na estrutura empresarial auxilia diretamente na melhora de performance de cinco áreas dos negócios. Confira quais são elas e quais são os benefícios:

1. Recursos humanos

Não há dúvidas quanto à importância do RH: setor-chave na gestão de pessoas, ele auxilia na atração e manutenção de talentos, garante a satisfação dos funcionários e ainda é importante para que a empresa se mantenha em conformidade com as legislações trabalhistas e previdenciárias.

Todas essas tarefas do RH estão permeadas por uma série de documentos, desde contratos até demissões, passando por acordos de sigilo de candidatos e folhas de pagamento. Lidar com essa quantidade de informações em papel é aumentar a burocracia e os custos.

Um bom gerenciamento digital das transações gera uma economia de, em média, R$ 120 para cada oferta enviada pelo RH. Economia de tempo e redução de erros com contratações, integração, lista de benefícios e compartilhamento de políticas empresariais são algumas das vantagens mais comuns.

Para isso, os sistemas DTM permite que documentos sejam criados, enviados e geridos no formato digital. Entre os arquivos estão:

  • documentação necessária para novas contratações;
  • acordos de sigilo e privacidade para candidatos ou contratados;
  • criação, assinatura e envio de políticas corporativas;
  • acordos de contratação e desligamento;
  • formulários de pagamento de salários, férias e demais benefícios.

2. Aquisições

Cuidar da cadeia de suprimentos é sempre um desafio, principalmente por envolver atores externos ao negócio, como fornecedores de insumos e transportadoras. Cada uma dessas relações é consolidada e guiada por documentos, notadamente propostas de negócios e contratos.

Com o DTM, é possível simplificar essa gestão graças à integração do sistema de gerenciamento de contratos e automatização de pedidos. Ou seja, é possível emitir uma ordem de compra pelo sistema e, inclusive, programar o calendário de solicitações com antecedência.

Além disso, o gerenciamento de transações digitais permite que sejam feitos acordos com validade jurídica entre as partes dispensando visitas a cartórios e até o compartilhamento de documentos mais complexos, como acordos de compliance entre clientes e fornecedores.

É possível, ainda, assinar RFP (Request For Proposal ou Requisição de Proposta), bastante comum para empresas que trabalham em sistemas similares às licitações. O sistema facilita o recebimento de propostas de fornecedores diversos e a rápida comparação entre condições de contrato, permitindo a escolha certa e baseada em dados do melhor parceiro.

3. Vendas

Fechamento de vendas com mais rapidez, aumento de visibilidade e diminuição de custos no setor de vendas: esses são os principais benefícios da adoção de DTM no setor. Nossas análises mostram que a gestão digital eleva em até dois dígitos as taxas de fechamento de contratos, já que todo o processo agiliza as etapas.

Para que isso fique claro, vamos a um exemplo bastante corriqueiro: o vendedor sai de uma reunião com o prospect com um pedido de envio de proposta. Ele pode utilizar o aplicativo do DTM para localizar o modelo, fazer os ajustes necessários com rapidez e enviar para o e-mail do potencial cliente em questão de minutos. A oferta ainda está fresca na cabeça do comprador e um documento entregue, completo e válido juridicamente, pode beneficiar sua tomada de decisão rápida.

Vale lembrar que o DTM pode comportar uma série de arquivos importantes para o setor de vendas, como acordos de venda e contratos de serviços. Esses arquivos ainda podem ser facilmente compartilhados com outros setores. A análise dos contratos de longo prazo, por exemplo, ajuda a empresa a fazer uma previsão mais precisa de entrada de recursos.

4. Jurídico

O jurídico é a área com maior potencial de ser beneficiada, já que, atualmente, um terço dos processos são gerenciados de forma insatisfatória. Entre as vantagens oriundas do Gerenciamento de Transações Digitais estão o aumento da automação, eficiência e compliance de documentos para acordos de não-divulgação, contratos e documentos de política interna.

Além disso,  há agilidade e segurança atribuídos a diversos documentos, que vão desde o próprio gerenciamento de contratos e acordos de não-divulgação, até o licenciamento de programas, aplicação de patentes, atribuição de nome comercial entre outros.

Vale lembrar que um serviço DTM pode oferecer a possibilidade de assinatura eletrônica, ou seja, uma maneira de garantir a origem e integridade de arquivos digitais. O importante é que esse recurso tem validade jurídica, o que garante tranquilidade nas transações ao mesmo tempo que diminui custos com impressão, transporte e autenticações feitas em cartório.

5. Finanças

Invoices, solicitações e aprovações assinadas via plataforma eliminam 99% dos documentos considerados problemáticos no setor financeiro. A área é mais uma que depende de uma boa gestão de documentos, uma vez que erros na elaboração ou envio podem causar problemas graves que vão de perdas financeiras à multas do fisco.

A natureza dos arquivos financeiros, claro, inspiram cuidado, afinal, são documentos sensíveis e sigilosos. A vantagem do DTM, portanto, está em oferecer recursos de segurança de ponta, como sistemas de autorização para consultas ou codificação de nível bancário.

O uso do Gerenciamento de Transações Digitais ainda permite a consulta dos documentos das áreas afins da empresa, como vendas ou aquisições, para garantir uma gestão global e o respeito às normas regulatórios e tributárias do país.

6. TI

O sistema DTM é uma solução de TI que, veja bem, também melhora a área de tecnologia da informação! Como os documentos relativos à área são organizados de forma consistente e automática, ele auxilia na melhoria de rastreamento de ativos e simplificação sistemas e assinatura de requerimentos.

Com o sistema, fica mais fácil solicitar uma manutenção à equipe interna de TI ou fornecedor terceirizado, bem como assinar requerimentos, mudanças em políticas de acesso e até mesmo a autorização de mudanças na produção.

A solução ainda permite consulta simplificada aos relatórios de incidentes ou consultas à métricas importantes, como o tempo de disponibilidade de sistemas. Isso é especialmente interessante para empresas que trabalham com contratos SLA, ou seja, quando o pagamento dos serviços é relativo à qualidade e velocidade das entregas.

Setores específicos

Até aqui, falamos de áreas corporativas presentes em praticamente qualquer tipo de empresa. Mas existem nichos de mercado que possuem necessidades específicas e, portanto, precisam de soluções mais personalizadas. A seguir, mostramos como o DTM beneficia dois desses tipos de organizações: imobiliárias e empresas do agronegócio.

Agronegócios

O uso de documentos digitais pode ser ainda mais decisivo para empresários do agronegócio uma vez que as propriedade rurais podem estar longe de centros urbanos e, consequentemente, de cartórios. Por isso, enviar e receber documentos legais de parceiros e clientes são processos que podem ser ainda mais custosos caso feitos manualmente.

O sistema DTM, portanto, permite que os gestores possam se relacionar com parceiros com base em documentos legais, mesmo que eles estejam em outros estados ou outros países. Ainda há a possibilidade de realizar a assinatura eletrônica offline, um recurso importante para propriedades rurais que ainda não tenham internet.

Imobiliárias

Imobiliárias e administradores de condomínio vivem em constante guerra contra a burocracia: é preciso lidar com propostas de contratos de compra ou aluguel, solicitar documentos à proprietários e inquilinos e ainda fazer o registro das transações junto aos órgãos governamentais competentes.

Ter um sistema DTM, portanto, facilita a guarda e consulta desses arquivos: é mais fácil encontrar um contrato de locação de três anos atrás no sistema do que procurando em uma sala abarrotada de armários e papéis. Além disso, a assinatura eletrônica diminui os custos com impressão e transporte e o número de visitas aos cartórios.

Viu como o Sistema de Gerenciamento de Transações pode melhorar vários aspectos do seu negócio? Confira esses impactos agora testando gratuitamente nosso serviço de DTM!


Tags