A Filestream está vendo seus recibos de contratos finalizados retornando quarenta vezes mais rápido com a DocuSign. Agora, o diretor técnico Paul Day, vem compartilhar a estratégia da companhia para se adequar à GDPR, nova diretriz que entrará em vigor na Europa em 2018.

Paul, você pode nos dar uma ideia geral da sua empresa e de sua função dentro dela?

A Filestream é uma companhia de gerenciamento de documentos; nós desenvolvemos nosso software e o vendemos para todo o mundo.  Minha função como diretor técnico é ser responsável por todo o suporte e desenvolvimento.

Que tipos de dificuldades vocês vinham enfrentando para que considerassem aderir às assinaturas digitais?

Quando vendemos nosso software, enviamos um contrato de manutenção para os clientes assinarem, então o grande problema aqui é que podemos lidar com qualquer pessoa neste negócio, desde um diretor administrativo até um analista de TI. Quando enviamos um contrato para ser assinado, ficamos constantemente em cima de quem o recebe esperando a cópia assinada voltar, já que ela faz parte dos termos e condições do contrato de suporte. Existe um fluxo funcional definido para este processo, mas ainda assim é necessário que alguém esteja o acompanhando fisicamente.

O primeiro passo foi usar a DocuSign para as assinaturas eletrônicas nos documentos como acertos de vendas, contratos, acordos e afins. Depois de falar com os nossos clientes, desenvolvemos um produto que funcionasse perfeitamente com o serviço da DocuSign. Ter a DocuSign como parceira, inclusive, é um enorme avanço para o nosso projeto.

Meu trabalho no momento está focado na GDPR (General Data Protection Regulation) e na certificação da segurança dos documentos – mandá-los por e-mail sem proteção, afinal, não é mais o melhor jeito de proceder.

Você diria que já tem uma estratégia para a GDPR para sair do papel e está de olho em terceiros, como a DocuSign, para te auxiliar com compliance?

Sim, com certeza. Atualmente estamos fazendo testes de compliance da GDPR. Temos inúmeras informações pessoais de usuários estocadas em nosso sistema e este processo vai nos permitir falar com os clientes sobre aperfeiçoar o uso do nosso produto dentro dos negócios deles, até ajudando-os a se adequarem às novas diretrizes.

Quando se trabalha com dados pessoais, é preciso ter um consentimento para poder guardar aquela informação. Por isso, estamos atualizando nossa base de dados e encaminhando e-mails com os novos termos de contrato já usando o serviço da DocuSign.

Uma vez que você está avaliando provedores para auxiliar com compliance, o que é importante para você e sua companhia enxergarem num possível parceiro?

Para mim, acima de tudo, estão a segurança, a reputação e a disponibilidade. Eu observei todos os concorrentes, mas a DocuSign conta com tudo o que exigimos. Me sinto mais seguro recomendando a DocuSign do que qualquer outra companhia. A interface (API) é fantástica e é fácil para fazermos integrações.

Em termos de impacto nos negócios, como a DocuSign melhorou seus antigos processos?

Ainda estamos engatinhando com as assinaturas digitais, mas agora recebemos repostas dos clientes no mesmo dia que enviamos os documentos – coisa que nunca aconteceu antes. Acho que as pessoas estão mais contentes por poderem simplesmente clicar e assinar um documento com o DocuSign do que estariam tendo que imprimir o contrato, assiná-lo, escaneá-lo e enviando de volta para cá.

Sendo realista, poderíamos levar quatro ou seis semanas para receber um contrato de volta. Outro dia, enviei um para um cliente e recebi 45 minutos depois. O aumento da agilidade para o cliente é muito positivo – é quarenta vezes mais rápido.

Há algo específico no serviço da DocuSign que se destaca?

Pensando nos meus clientes, acho ótimo que vocês oferecem a criação de templates. Com o DocuSign, tudo está bem na sua frente, então é intuitivo. A implementação de todo o sistema só durou três ou quatro dias, incluindo o tempo de desenvolvimento. Outros serviços demoram três ou quatro meses.

No mais, como empresa, a DocuSign é muito proativa. Eu não preciso esperar horas e horas quando mando um e-mail. A equipe é muito rápida para nos responder.

Qual é o conselho que você pode dar para quem está procurando passar por essa transformação digital e se adequar às diretrizes da GDPR?

Eu não escolheria outro parceiro para isso além da DocuSign, pela tranquilidade e segurança. Sua excelência não existe no mercado.

Pensando na GDPR, não há margem para dúvidas. Você tem que estar adequado. O prazo final pode te ajudar a agilizar o processo, e a DocuSign pode melhorar a experiência de um negócio justamente por dinamizar seus fluxos.

Então, o que vêm pela frente para você e a DocuSign?

Como um vendedor de software, eu ainda pretendo fazer muito com a DocuSign. Também vou oferecer os serviços da DocuSign para os meus clientes, já que trabalhamos com seus templates dentro do software da Filestream. Um dos nossos clientes tem 30 tipos diferentes de templates de contrato que precisam ser preenchidos pelos funcionários e agora eles estão usando seus serviços para fazê-los, e as horas que eles poupam acabam refletindo nas finanças. É uma ótima relação custo-benefício.

Obrigado pelo seu tempo, Paul!

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