Qual a importância do compartilhamento inteligente nas empresas?

compartilhamento inteligente A otimização de processos é um dos mandamentos mais importantes a serem seguidos pelo negócio que busca obter sucesso no universo corporativo. E não poderia ser diferente, já que a era digital impõe uma nova ordem mercadológica.

As empresas precisam ser mais organizadas, rápidas, econômicas e eficientes para que tenham condições tanto de competirem com as concorrentes, quanto satisfazerem os seus clientes. Essa reorganização empresarial deve contar com uma prática fundamental: o compartilhamento inteligente.

Neste post, explicaremos o que é o compartilhamento inteligente, como ele funciona e quais são as suas principais vantagens para o funcionamento de uma empresa. Além disso, mostraremos de que maneira a DocuSign pode ajudar a sua companhia a usar o recurso. Continue a leitura!

Como funciona o compartilhamento inteligente?

Antes de mais nada, torna-se necessário esclarecer o que é o compartilhamento inteligente.

Trata-se de uma prática corporativa que estrutura, organiza e otimiza o uso conjunto de espaços, recursos, soluções e bens. Essa modalidade de partilha também compreende o processo de divisão e distribuição de funções, tarefas e documentos.

Dessa forma, os itens e as operações, que são compartilhadas entre os colaboradores, mantêm a sua integridade e atingem alto nível de eficiência no atendimento das demandas da companhia.

Nessa perspectiva, com base na eficácia e na efetividade da utilização partilhada de sistemas, ferramentas e artefatos administrativos, o compartilhamento inteligente pode ser implementado em diferentes frentes de uma empresa, sempre com o objetivo geral de potencializar a cooperação entre os profissionais que atuam nas suas diversas áreas.

Entre as possibilidades de implantação, estão a gestão de pessoas, a cadeia de produção, o departamento de vendas, o setor financeiro e o gerenciamento de processos.

Mas, e, na prática, como compartilhar de forma eficiente? A resposta é por meio da tecnologia. Isso porque o funcionamento do compartilhamento inteligente se baseia no uso de recursos tecnológicos que possibilitam a elaboração, o armazenamento, o envio e a sincronização de dados.

O tipo de solução utilizada para propiciar essa interação depende da natureza das informações que serão repassadas, como dados cadastrais de clientes, registros de fluxo de caixa, recibos fiscais e tributários, contratos, ordens de serviços, e planilhas de custos.

No caso da gestão de documentos, as empresas podem contar com softwares que automatizam todo o processo de tramitação de contratos eletrônicos, englobando desde a confecção do instrumento até a sua finalização, com a expiração da vigência do acordo.

Por meio dessas plataformas, o documento pode ser compartilhado entre as partes interessadas, ou seja, os profissionais diretamente envolvidos na negociação e o cliente, de forma que ambos têm acesso fácil e rápido ao seu conteúdo, o que facilita o acompanhamento da sua execução.

O compartilhamento inteligente também é extremamente útil na gestão de clientes, podendo funcionar como uma estratégia de retenção. Com o uso de soluções como o sistema CRM, a empresa é capaz de elaborar e alimentar uma base digital de informações que fornece o suporte necessário para que sejam traçados perfis comerciais dos seus compradores.

Assim, os funcionários dos diferentes setores da companhia compartilham entre si os dados dos consumidores, de modo a criar condições favoráveis para o fechamento de negociações.

Quais são as vantagens do compartilhamento inteligente?

Tendo em vista que as informações podem ser consideradas o petróleo do século XXI, o compartilhamento inteligente tem função estratégica para um negócio.

Sua utilização otimiza de forma significativa o tratamento de dados pela empresa, trazendo benefícios tanto para a realização das atividades operacionais rotineiras, quanto para os processos de tomada de decisões mais pontuais.

A seguir, mostraremos as principais vantagens de implantar essa prática.

Centralização de informações

Em geral, o compartilhamento inteligente, opera com bancos de dados e softwares de integração que armazenam as informações em um só local, como nas plataformas em nuvem.

Com isso, todo o conteúdo informacional que é inserido no sistema fica centralizado, o que facilita o arquivamento e a busca de documentos. Além disso, essa junção possibilita a geração de relatórios mais completos e detalhados sobre os clientes, as finanças e a produtividade da empresa.

Agilidade

Quando os documentos da empresa estão em um só local e podem ser compartilhados de forma instantânea com os profissionais interessados, os processos comerciais da companhia ficam muito mais ágeis e precisos.

Com dinamicidade e eficiência, a empresa passa a ter chances reais de aumentar as suas vendas, já que os clientes são atendidos com maior rapidez e objetividade, aspectos que contribuem para a geração de satisfação em relação ao negócio.

Maior segurança

Por usar bancos de dados eletrônicos e sistemas digitais de compilação de informações, o compartilhamento inteligente torna a tramitação do documento bem mais segura. Além de evitar o uso de documentos em papel, que são facilmente extraviados ou, até mesmo, adulterados.

A adoção dessa prática opera essencialmente com arquivos eletrônicos, que podem ser criptografados, o que restringe o acesso apenas a usuários autorizados, protegendo a documentação também do mau uso.

Como a DocuSign pode ajudar no compartilhamento inteligente de documentos?

Empresa líder no mercado quando o assunto é o oferecer soluções tecnológicas que dão mais eficiência às rotinas empresariais, a DocuSign desenvolveu um poderoso recurso que atua na gestão de contratos, o CLM.

Trata-se de um sistema que gerencia todo o ciclo de contratos de um negócio, atuando na elaboração, tramitação, acompanhamento da execução do documento e finalização do acordo. A ferramenta ainda avisa quando o instrumento está para vencer.

Além disso, ao contar com a assinatura eletrônica, ferramenta que também é oferecida pela DocuSign, a companhia pode finalizar o processo contratual de forma online, uma vez que essa tecnologia é utilizada remotamente, tem validade jurídica e, por ser criptografada, tem alto nível de segurança contra fraudes. Ou seja, tudo muito simples, rápido e fácil.

Como vimos, o compartilhamento inteligente não é uma simples tendência resultante da evolução tecnológica, mas já se tornou uma poderosa estratégia corporativa para o manuseio, bem como, armazenamento de dados e documentos.

Isso porque essa prática otimiza o funcionamento da empresa, conferindo maior organização, economia, agilidade, rapidez, eficiência e segurança aos processos administrativos e operacionais desenvolvidos na rotina do negócio.

Chegou a hora de usar ferramentas para inserir o compartilhamento inteligente na sua empresa! Contacte a DocuSign e descubra as melhores! Ou realize um teste grátis da plataforma de assinatura eletrônica.

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