Como usar o DocuSign com a Microsoft

Com sua excelente funcionalidade, os programas da Microsoft estão entre os mais usados nos negócios hoje e se adequam naturalmente a fluxos de trabalho de contrato. Por isso, a DocuSign fornece um conjunto de integrações nativas, agregando mais e continuando a acompanhar os novos aplicativos e recursos à medida que a Microsoft os lança. Soluções DocuSign eSignature para Microsoft administre o curso completo de qualquer ciclo de contrato, desde a criação e colaboração em documentos até a ação sobre os contratos e o armazenamento, para que os usuários nunca tenham que sair da plataforma da Microsoft. 

Vamos dar uma olhada em cada estágio do ciclo de vida do contrato para ilustrar como isso funciona, seja o seu dispositivo escolhido um Mac ou PC, em desktop ou na nuvem.

Preparar 

Embora o conteúdo dos contratos possa ser bastante complexo, a criação dos contratos em si é bastante simples. Uma pesquisa recente do DocuSign revelou que: 

  • 50% dos entrevistados usam o Word para gerar contratos
  • 69% dos entrevistados usam o e-mail para compartilhar e colaborar em contratos

O DocuSign eSignature é ideal para o estágio de preparação, dando aos usuários da Microsoft a capacidade de encaminhar contratos com segurança para as pessoas certas na ordem certa. Com as integrações do DocuSign, os usuários da Microsoft têm três opções para preparar e encaminhar documentos: 

  • No Word, os usuários podem criar um documento, colaborar, revisar e imprimi-lo, sem precisar sair do programa. 
  • No Outlook, os usuários de e-mail podem preencher previamente os campos usando um modelo, assim como preencher os destinatários usando os contatos do Outlook. Basta indicar os campos que precisam ser assinados e clicar em enviar.
  • No Dynamics 365, a base do gerenciamento de vendas, os usuários podem preencher e pré-configurar seus campos para personalizar contratos automaticamente. A integração é tão fácil de usar e bem-aceita pelas equipes de vendas que 80% dos documentos enviados para assinatura eletrônica no DocuSign pelo Dynamics são preenchidos por meio de fluxos de trabalho personalizados, fluxos de trabalho que os usuários criaram para combinar com processos sob medida.

Nos três aplicativos, não há necessidade de recortar e colar cláusulas e outras informações. Como os usuários operam com base nas informações mais atualizadas do banco de dados, os erros são sistematicamente minimizados. 

Assinar

Em muitas empresas, o estágio de assinatura produz um gargalo sistêmico. Os destinatários se esquecem de executar ou encaminhar coisas para outras partes, os documentos não são encaminhados corretamente e os papéis se perdem. 

O DocuSign eSignature se integra nativamente com o Microsoft Teams, o SharePoint e o Outlook para evitar esses problemas de processo e acelerar o tempo de assinatura. A integração do eSignature com esses aplicativos economiza algumas etapas, e evita ter que alternar entre plataformas. Por exemplo: 

  • Os destinatários recebem notificações em tempo real para assinar: nos mesmos lugares em que já estão colaborando. 
  • Nossos chatbots enviam automaticamente lembretes de assinatura, para que os usuários não precisem enviá-los. 

Agir

Depois que os contratos são assinados, ações precisam ser tomadas e os termos cumpridos. As integrações do DocuSign eSignature com o Power Automate da Microsoft acionam automaticamente as próximas etapas pós-assinatura. A leitura dos metadados do contrato coloca em movimento os fluxos de trabalho pós-assinatura, eliminando a maioria ou todos os processos manuais. Os usuários podem sincronizar arquivos, receber notificações, coletar dados e iniciar outros processos para economizar tempo, evitar erros e cumprir prazos. 

Gerenciar

Armazenar, pesquisar ou auditar contratos após sua concretização requer um esforço meticuloso, muitas vezes de advogados altamente qualificados. Além de caro, o processo manual também está sujeito a erros. Onde esse documento está armazenado? Ele contém a cláusula X? Quando esta ação deve ser acionada? A conformidade está verificando o quê? Conectar o eSignature à sua solução de armazenamento oferece aos usuários da Microsoft as seguintes opções:

  • Quando os contratos concluídos são gerenciados em uma biblioteca de documentos do SharePoint, eles ficam centralizados na nuvem e se tornam fáceis de acessar e pesquisar. 
  • Depois que um contrato no Dynamics 365 é assinado, a oportunidade é atualizada automaticamente com as informações do contrato e o contrato assinado é armazenado com segurança. A substituição dos processos manuais de relacionamento com o cliente e da troca de aplicativos por agilidade e velocidade automatizadas prepara sua empresa para continuar avançando. 
  • Os usuários que desejam iniciar o processo de envio por meio do Dynamics 365 e manter o SharePoint como seu repositório central de documentos podem conectar seu site do SharePoint ao Dynamics 365. Portanto, não importa a origem dos documentos enviados para assinatura, eles são salvos no SharePoint depois de concluídos.

A integração perfeita de um repositório de contratos centralizado facilita qualquer análise de contrato exigida pelas empresas. Os contratos podem ser monitorados imediatamente quanto a: mudanças em preços, regulamentos, requisitos de terceiros, benchmarks e outras circunstâncias. 

Usando seus programas Microsoft com o DocuSign

Conforme a Microsoft aumenta continuamente o nível de colaboração empresarial, as integrações da DocuSign aumentam para atender às necessidades do usuário. Especialmente no ciclo de vida do contrato, cada troca de aplicativo representa tempo desperdiçado, frustração e perda de produtividade do usuário, além de cada documento baixado para um desktop local apresentar riscos para a segurança e a conformidade. Nesse sentido, o DocuSign Agreement Cloud torna o trabalho mais fácil, rápido e livre de erros. Saiba mais, confira Soluções DocuSign eSignature para Microsoft 

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