Já ouviu falar em ferramentas de workflow? Sua organização leva a sério esse mapeamento? Se sua resposta for negativa, é hora de pensar se os gestores não estão sendo prejudicados por uma visão limitada do todo.

Uma empresa é formada por inúmeros processos internos, de modo que basta uma falha em determinado ponto desse “fluxograma” para que toda a cadeia produtiva seja comprometida.

Ou seja, se você não desdobra o negócio em uma sequência lógica de atividades interligadas, quando um erro acontece, fica difícil entender onde foi o problema. É essa a função primordial das ferramentas de workflow. Por isso, entenda a partir de agora por que você precisa delas e como implementá-las!

O que é workflow?

Workflow é um instrumento de monitoramento muito utilizado no BPM para compreensão dos gaps de eficiência e suas respectivas retificações. As ferramentas de workflow são uma estratégia de “matematização” de toda a sequência de ações que ocorre dentro da empresa, ou seja, um mapeamento completo dos processos de negócios que provê aos gestores um grau de consciência fundamental para a tomada de decisões.

Tal como em um fluxograma, etapas como solicitação de insumos, follow up, recebimento de matérias-primas, produção, distribuição, venda e pós-venda são “dissecadas” em microprocessos, de forma que toda a hierarquia de responsabilidades e atribuições seja facilmente compreendida pela gestão da empresa. É a troca da visão turva pelo olhar de alta precisão.

É importante não confundir BPM (Business Process Management) com workflow, uma vez que este último costuma ser apenas uma parte do primeiro. BPM é uma abordagem de gerenciamento adaptável, que utiliza automatizações para aprimorar processos. Dentro de um rol extenso de intervenções (que inclui o workflow), o BPM pode, em última análise, alcançar inclusive as regras do negócio.

Quais são os benefícios de trabalhar com sistemas de workflow?

O trabalho com sistemas de workflow beneficia a empresa em múltiplos aspectos. Confira!

Maior controle sobre seus processos internos

Segundo o estatístico William Deming,

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se controla.”

Fazendo uma analogia, se você não entende do que o organismo é formado, jamais vai conseguir curar o doente. Em uma empresa, o raciocínio é rigorosamente o mesmo, ou seja, você precisa esmiuçar todos os seus processos para descobrir certos fatos.

Por exemplo: se as vendas diminuíram na ponta final do processo, pode ser que seja por que seus procedimentos administrativos são burocráticos, lentos e de baixa segurança, o que pode culminar em aumento do churn (taxa de cancelamentos). Controle de processos é fundamental.

Otimização das atividades

Gerenciando corretamente as atividades secundárias, é possível realizar reestruturações, descentralizações e eliminação de redundâncias, de modo que toda a engrenagem passe a funcionar com maior rapidez.

Com as ferramentas de wokflow, um gestor de uma empresa de softwares, por exemplo, pode descobrir que há 2 colaboradores de setores diferentes (desenvolvimento e operações) que, por gap de comunicação, se debruçam ao mesmo tempo (e na mesma fase) sobre os mesmos testes de desempenho, atrasando todo o ciclo de entregas.

O mesmo poderia ser dito em relação a uma imobiliária que não tenha uma organização de visitas bem definida. Nessa situação, um mapeamento de processos pode revelar que, em um período de 1 mês, cada corretor faz dezenas de visitas em locais semelhantes, gerando custos de deslocamentos que poderiam ser enxugados com uma roteirização automatizada.

Só se compreende o que está errado quando se esmiúçam os detalhes de sua operação. E isso vale para empresas de todos os portes, de qualquer segmento.

Aumento de produtividade

O trabalho com mapeamento de processos é o passo inicial antes da implementação das automatizações. Uma vez que os gestores conheçam todo o caminho pelo qual trafegam informações, ações e produções, torna-se mais simples diagnosticar quais os pontos críticos que podem ser automatizados por ferramentas de workflow. A consequência lógica dessa iniciativa é o aumento de produtividade.

Provisão de transparência no processo de trabalho

A transparência nos processos de trabalho abre as portas para o monitoramento constante do desempenho de setores, equipes e funcionários (tomados individualmente). Essa visão clara auxilia no trabalho com indicadores de performance, ferramentas de gestão estratégica (como Balanced Scorecard) e até formulação de avaliações de desempenho mais justas.

O aumento da cooperação e do engajamento das equipes de trabalho, a redução de desperdícios, a homogeneização das informações e a divisão de trabalho mais estratégica entre todos os colaboradores também são consequências dessa transparência trazida pelas ferramentas de workflow.

Como implementar o workflow?

Embora não seja uma regra imutável, existem alguns passos básicos que costumam ser seguidos em todas as empresas que desejam fazer uma radiografia completa de seus processos:

1. Analisar os processos da empresa

Essa é a fase de diagnóstico, na qual você deve entender qual as ações que constituem seu negócio. As tarefas de todos os departamentos devem ser identificadas e organizadas sequencialmente. Para isso, você pode utilizar instrumentos de planejamento estratégico como Análise SWOT, Ciclo PDCA ou Diagrama de Ishikawa.

2. Envolver a equipe

O mapeamento de processos e o uso das ferramentas de workflow não deve ser feito de cima para baixo, mas como fruto de um trabalho de toda a equipe. Ainda que o gestor tenha controle sobre o todo, certamente existem nuances dos processos internos que ele desconhece. Por isso, é preciso engajamento de todos os colaboradores.

3. Automatizar processos passíveis de modernização

Uma vez que você tenha compreendido quais são seus processos e onde estão os gaps de eficiência, é hora de estudar como a tecnologia pode contribuir. Por exemplo, se você percebe que seu tempo de assinatura de contratos é extenso e faz a empresa perder negócios, é válido estudar a troca da assinatura manuscrita pela assinatura eletrônica (que, inclusive, é o start para a criação de uma empresa totalmente paperless).

O que é importante ter em mente é que, para implementar qualquer tipo de automação em uma empresa, é imprescindível, primeiramente, compreender em detalhes cada um dos processos desenvolvidos. É esse conhecimento que vai orientar a escolha dos melhores sistemas de gestão, CRM e demais tecnologias de apoio para a otimização do fluxo de trabalho.

Compreendeu a importância de levar as ferramentas de workflow para dentro de sua dinâmica de processos? Então, compartilhe agora nosso conteúdo em suas redes sociais e mostre seu comprometimento com a excelência aos seus colegas, colaboradores, clientes e fornecedores!

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