A migração de uma empresa para um formato de negócio inteiramente digital pode trazer inúmeros benefícios de produtividade e eficiência que consequentemente culminam na economia de milhões de reais. Este processo de transformação digital, chamado de DX, é pautado justamente na administração e contenção de custos, e uma das medidas mais simples – mas não menos eficientes – para se adequar a essa postura é mudar a maneira como os funcionários lidam com documentos.

Partimos do ponto de que economizar recursos vai muito além de simplesmente riscar gastos da planilha; também é preciso automatizar e dinamizar processos, reinventando fluxos e métodos visando não só a eficiência e a agilidade, mas a sustentabilidade e a confiabilidade. E é por contemplar todos estes aspectos que a transformação digital pode ser um grande passo para uma empresa aumentar sua produtividade e tornar-se mais lucrativa por meios inovadores e seguros.

Como qualquer outra estratégia de sucesso, esta transformação começa e termina levando em conta os clientes e consumidores, que desejam estar aptos para enviar e receber dados on-line a qualquer momento e em qualquer lugar – e é nesse contexto que a assinatura eletrônica se faz tão útil.

“CUSTA US$ 1,12 PARA IMPRIMIR UMA FOLHA DE PAPEL, US$ 20 PARA ARQUIVAR UM DOCUMENTO E US$ 125 PARA PESQUISAR POR UM DOCUMENTO ARQUIVADO DE FORMA NÃO ADEQUADA. ISSO SEM INCLUIR O CUSTO DE ARMAZENAMENTO DO DOCUMENTO.” — AIIM Study3

Com a transformação digital, os funcionários economizam tempo e reduzem erros antes causados pelos contratos feitos em papel. Além disso, os custos com papel em uma empresa de dois mil funcionários podem ultrapassar os 20 milhões de dólares por ano. As empresas que digitalizam documentos podem perceber economias diretas de mais de 36 dólares por documento – multiplique isso por milhares ou até mesmo milhões de documentos e dimensione a possibilidade de economia.

Os benefícios na produtividade dos funcionários são muito claros. Numa empresa normal, uma equipe pode passar horas e horas preparando documentos de papel para assinatura, rastreando o status de acordos e imprimindo ou enviando contratos. De acordo com o IDC, até 20% da produtividade de um funcionário pode ser perdida em função de empecilhos com materiais físicos.

Essas tarefas manuais, por mais irrelevantes que sejam, podem levar horas ou dias para serem concluídas, mas este tempo é abruptamente reduzido com processos digitais, liberando tempo para funcionários usarem em atividades importantes.

Ter mais tempo hábil para as tarefas do dia-a-dia também interfere na taxa de erros cometidos pelos colaboradores. É óbvio que para maximizar o resultado de sua empresa, é preciso que sua equipe esteja concentrada nas em suas funções primordiais, e não retificando documentos com erro. A assinatura eletrônica de contratos, acordos e processos reduz significativamente os erros manuais feitos em papel – além de dinamizar suas correções caso estes venham a acontecer.

MAIS DE UM TERÇO DOS LÍDERES DE NEGÓCIOS AFIRMA QUE TEM PROBLEMAS COM ACORDOS QUE FALTAM ASSINATURAS, RUBRICAS OU DATAS, OU QUE FORAM ASSINADOS PELAS PESSOAS ERRADAS. QUASE METADE DELES NÃO TEM CERTEZA SE POSSUEM CÓPIAS DE TODOS OS ACORDOS ASSINADOS.” — IDC

Ao criar um local de trabalho digital por meio da Transformação Digital, um aspecto que pode gerar retorno sobre investimento quase imediato é o compliance. Independentemente de você estar no setor bancário, de assistência médica, software ou industrial, o compliance é essencial – logo, erros que o afastam dela podem ser pesarosos.

Criar ou desenvolver o compliance com processos digitais pode ajudar uma empresa oferecendo recompensas imediatas ao resultado financeiro, além de aumentar significativamente a experiência de seus clientes.

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