Como transformar os processos de vendas se livrando do papel

Por Marcel Pitt, Diretor Comercial da DocuSign Australia

No conturbado cenário econômico de hoje, bater metas mensais, trimestrais ou semestrais pode ser uma tarefa bem difícil para algumas grandes empresas que dependem de suas vendas. A concorrência é voraz e os consumidores estão cada vez mais exigentes. Nesse caso, não faz sentido procurar formas mais simples de aumentar a receita e não se tornar refém de vendas que podem não acontecer?

Uma das formas mais óbvias de fazer isso – e consequentemente atingir os objetivos para meses, trimestres e semestres – é abolir o papel dos processos de vendas. Sim, se livrar da papelada. Totalmente. E nós já dissemos isso em vários outros contextos, mas aqui vão mais alguns exemplos da importância de fazê-lo especificamente para transformar a forma como você cria receita e alcança as metas de vendas.

Uma mineradora gigante Ásiatica tem documentos preciosíssimos em papel que precisam ser assinados por representantes de vários governos, conselheiros de outras empresas e muitos outros envolvidos. Sem essa papelada em ordem, a produção anda muito mais devagar. Mas, lembre-se, estamos falando de uma mineradora; por causa da distância das minas, dos responsáveis pelas operações e dos núcleos técnicos para as grandes cidades e os representantes, a finalização de um simples contrato pode demorar até seis meses. Neste ínterim até que tudo esteja legalizado e documentado, nenhum funcionário pode realmente colocar a mão na massa. Perdem os empregados, os responsáveis, os diretores, os investidores, os parceiros e por aí vai.

Imagine, porém, se toda essa cadeia de interação tivesse uma solução digital operante, onde os contratos fossem enviados para todos os envolvidos simultaneamente, assinados e reenviados em questão de minutos? A produção seguiria à tona, sem perda de tempo, fazendo toda a empresa manter o ritmo do trabalho e dos investimentos e, consequentemente, das metas.

Ok, talvez este exemplo não tenha sido tão palpável. Considere, então, uma imobiliária que espera que seus consultores consigam um determinado número de empréstimos todo mês. Se um contrato demorar 20 dias – prazo nada absurdo – para ser fechado, já que passa por pelo menos um vendedor, um transportador, um procurador, um comprador e outras partes envolvidas, muitas metas podem estar em risco. Ainda mais levando em conta que, usando papel, mais de 30% dos documentos voltam em mau estado ou inutilizáveis – isso porque precisam ser enviados para lá e para cá constantemente, podem ser perdidos, mal preenchidos, danificados, etc.

Imagine, então, se uma imobiliária digitalizasse o documento da hipoteca. Pois é. Uma gigante do mercado fez isso, e a transformação digital promovida teve benefícios imediatos. Ao invés de demorar três semanas para fechar negócios, 48% dos contratos passaram a ser assinados e finalizados em menos de uma hora – e 73% em menos de um dia. Além disso, óbviamente, absolutamente nenhum contrato chegava ao fim do processo em mau estado, com erros de preenchimento ou inutilizável. Uma solução digital implica que todo o caminho seja completado de forma perfeita e ajuda companhias a alcançar seus objetivos sem tempo perdido, mantendo investidores e administradores contentes e dando espaço para o time de vendas focar em novas oportunidades e negócios ao invés de caçar e corrigir suas papeladas.

4 dicas para dar o primeiro passo na digitalização dos processos de vendas

É incrivelmente fácil incorporar soluções digitais em processos baseados em papel. Aqui vão algumas dicas para você começar:

1. Foque em projetos que trarão benefícios imediatos

Ao invés de canalizar toda a sua energia – e verba – num projeto gigantesco de transformação digital, dê foco para processos simples que podem ser melhorados de forma rápida e objetiva, gerando impactos imediatos na corrida para alcançar as metas.

2. Dê provas da economia de custos

Para conseguir o apoio de superiores e ampliar a digitalização, faça uma análise prática de benefícios. Veja quais processos atuais são mais custosos – sempre pensando em valores tangíveis, como folhas de papel, impressão, postagem, logística e armazenamento de documentos, por exemplo –, compare-os com os valores de um envelope digital e calcule a diferença. Não tem erro.

3. Corte os maus hábitos

Muitas vezes, o maior empecilho para ser contornado neste contexto tem a ver com comportamento. Funcionários estão simplesmente acostumados a fazer as coisas de uma forma específica, e isso não vai mudar até que haja incentivo para cortar estes hábitos. Faça competições, ofereça prêmios, estimule trocas e assegure que os benefícios da digitalização estejam claros em meio aos incentivos – dessa forma, os envolvidos se entregarão à economia, eficiência e segurança da nova solução.

4. Pense no que seus consumidores querem

Causar uma boa impressão no consumidor é uma premissa básica de qualquer empresa. Digitalizando processos e contratos, você não só facilita a sua vida, mas também mostra para o consumidor uma face renovada, moderna e muito mais ágil do que o que ele provavelmente está acostumado a ver.