Como se adaptar ao atendimento remoto no setor de compras?

atendimento remoto no setor de compras

Com o surgimento do consumidor digital, que prefere realizar as suas transações comerciais no ambiente on-line, é muito importante investir em soluções que otimizem o processo de compra das empresas. Nesse sentido, aquelas que apostam em inovações, como oferecer um bom atendimento remoto, se destacam diante dos concorrentes.

Ao contar com ferramentas como essa, é possível aumentar a produtividade do negócio, diminuir os gargalos de atendimento e, ainda, aumentar o nível de satisfação dos clientes. No setor de compras, ela contribui para o melhor relacionamento entre a empresa e os seus parceiros comerciais.

Preparamos este artigo para mostrar quais são os maiores desafios do atendimento remoto nas empresas e, principalmente, no setor de compras. Além disso, mostraremos algumas dicas de como fazer uma boa negociação no ambiente remoto. Boa leitura!

Por que o atendimento remoto é uma tendência?

Em 2020, o e-commerce brasileiro apresentou um crescimento de 73,88% em relação ao ano anterior. Esse resultado foi impulsionado pelas medidas de isolamento social decorrentes da pandemia do novo coronavírus e por mudanças nos hábitos dos consumidores.

Mesmo com a reabertura do comércio em vários locais, as compras on-line ainda têm apresentado um aumento significativo. Além disso, a tendência é a de que os resultados sejam ainda maiores devido à praticidade e à facilidade de adquirir produtos ou serviços a qualquer hora e de qualquer lugar.

Por isso, se você quer que o setor de compras da sua empresa seja cada vez mais eficiente, é muito importante investir em ferramentas de atendimento remoto. Dessa forma, mesmo trabalhando no modelo de home office, os colaboradores mantêm um contato com os parceiros de maneira efetiva.

Quais são os maiores desafios do atendimento remoto para o setor de compras?

O departamento de compras faz vários contatos diariamente, inclusive com inúmeros fornecedores. Além disso, os compradores devem estar acessíveis aos colaboradores para fazer um bom planejamento das aquisições da empresa. Por isso, o atendimento remoto oferece vários desafios para esse setor. Acompanhe!

Existência de múltiplos canais de comunicação

Diante dos vários meios de comunicação disponíveis no mercado, é importante buscar formas de centralizar todos os utilizados pelo departamento de compras. Para isso, a sua empresa pode investir em plataformas digitais que fazem esse trabalho. Assim, é possível evitar que os compradores deixem de fazer um bom negócio por não terem visto a proposta de um fornecedor no momento certo.

Para exemplificar, imagine que a sua empresa utiliza os seguintes canais de comunicação para receber as cotações dos fornecedores: e-mail, telefone e WhatsApp. Se um colaborador se esquece de verificar as propostas recebidas pelo correio eletrônico, pode fechar um acordo menos vantajoso para o negócio. No entanto, se esses canais estiverem centralizados em uma plataforma, as chances de erro diminuem consideravelmente.

Realização de vários contratos

A cada novo acordo realizado pelo departamento de compras, um novo contrato deve ser feito e, consequentemente, novas assinaturas devem ser coletadas. Com um atendimento remoto, esse processo se torna bastante desafiador para aquelas empresas que resistem em inovar.

Porém, para aquelas que veem a transformação digital como uma condição mandatória para a sobrevivência no mercado, existem algumas soluções que facilitam esse processo, como a DocuSign eSignature. Por meio dessa ferramenta, você realiza ações como:

  • emitir relatórios de despesas;
  • elaborar contratos;
  • realizar o processamento de faturas;
  • fechar acordos com fornecedores;
  • enviar ordens de compra.

Além disso, é possível centralizar os contratos em um só local, facilitando a busca e a assinatura por pessoas autorizadas. Portanto, se você quer que a sua empresa se mantenha competitiva no mercado, não deixe de investir nesse tipo de ferramenta que possibilita que o trabalho seja realizado de qualquer lugar.

Integração com o banco de dados da empresa

O setor de compras precisa ter acesso a várias informações empresariais, como:

  • padrão de qualidade de cada produto ou serviço a ser adquirido;
  • limite de preço para cada aquisição;
  • demandas dos colaboradores;
  • contato dos fornecedores;
  • histórico de cotações.

Portanto, para que o atendimento remoto seja realizado de maneira efetiva, é importante que os computadores utilizados pelos profissionais estejam integrados ao banco de dados da empresa. Dessa forma, é possível ter acesso às informações em tempo real e, assim, tomar decisões mais certeiras.

Para isso, aposte em soluções em nuvem, pois elas permitem o acesso de pessoas autorizadas de qualquer lugar e sem restrição de horário, garantindo maior segurança e eficiência nos processos.

Como fazer uma boa negociação e gerenciamento no ambiente remoto?

Para fazer uma boa negociação com fornecedores no ambiente remoto, é importante adotar ações como as que apresentamos a seguir. Acompanhe!

Promover a capacitação da equipe

Investir em treinamentos periódicos dos profissionais de compras é essencial para garantir uma boa negociação tanto no ambiente remoto quanto no físico. Isso porque os colaboradores devem estar sempre atualizados em relação às práticas mais eficientes do mercado a fim de alcançar bons resultados.

Fazer reuniões periódicas

Para manter a integração do time no ambiente remoto, é importante realizar reuniões com frequência. Dessa forma, você sabe quais atividades estão sendo desenvolvidas pelos colaboradores e define estratégias para melhorar o desempenho da equipe. Com isso, o seu departamento terá um bom desempenho, contribuindo para que a empresa alcance resultados cada vez melhores.

Investir em tecnologias

Investir em soluções tecnológicas para tornar o processo de compras mais eficiente é fundamental. Afinal, tanto o atendimento remoto quanto o presencial têm alguns processos que, se forem realizados manualmente, resultarão em maiores custos pelas empresas, como a assinatura de documentos em papel. Por isso, é essencial investir em soluções como a DocuSign eSignature no seu negócio.

Como você percebeu, para ter um atendimento remoto eficiente na sua empresa, é essencial apostar em ferramentas que promovam a otimização dos processos. Para isso, conte com parceiros que tenham experiência e credibilidade no mercado, como a DocuSign.

E aí, gostou deste post? Entendeu a importância de investir em tecnologia para garantir uma eficiência maior no atendimento remoto da sua empresa? Então, não perca mais tempo e faça agora mesmo um teste gratuito do DocuSign por trinta dias. Ou baixe gratuitamente um dos relatórios que criamos junto com diversos profissionais do setor de compras. Até a próxima!

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