O universo empresarial está cada vez mais complexo, e o controle sempre intenso do Estado sobre as iniciativas empresariais criam no Brasil um ambiente de negócios confuso, repleto de mecanicismos administrativos e de uma enorme perda de tempo na gestão de papéis. São vários documentos trabalhistas, arquivos fiscais e comprovações de obrigações previdenciárias que soterram as organizações nacionais diariamente e deslocam esforços para dominar essa burocracia, que tornam as empresas mais lentas, dispendiosas e ineficientes.

A título de curiosidade, o Brasil ostenta o indigesto título de campeão mundial em tempo desperdiçado pelas empresas para pagamento de impostos (cada organização ocupa, em média, 1.958 horas com essa atividade). Basta o extravio de um único documento para que a empresa sofra pesadas sanções em via administrativa ou judicial, que podem resultar até mesmo em seu fechamento.

Nesse ambiente caótico, ter uma estratégia eficiente de gestão de documentos é crucial ao sucesso da organização. Uma gestão documental de excelência reduz a pressão sobre aumentos de espaço físico, provê rapidez na busca de arquivos, mitiga as possibilidades de extravios, derruba custos e eleva a produtividade da equipe.

Hoje você vai entender como injetar eficiência em sua gestão arquivística! Boa leitura!

Qual o tempo de guarda dos documentos corporativos?

Dar uma olhadinha na tabela de temporalidade dos documentos trabalhistas, fiscais e previdenciários ajuda a compreender melhor a dificuldade de acumular montanhas de papéis, com fácil acesso e sem danos e extravios:

Tabela de temporalidade de alguns dos principais documentos trabalhistas

Documento Prazo Embasamento legal
acordo de compensação 5 anos Inciso XXIX, art.7º CF e art. 11 da CLT
acordo de prorrogação de horas 5 anos Inciso XXIX, art.7º CF e art. 11 da CLT
atestado médico validade do documento Item 7.4.5 Portaria SSST nº 24/94
aviso prévio 5 anos Inciso XXIX, art.7º CF e art. 11 da CLT
CAGED 36 meses Art. 2º, § 1º,Port. MTE nº 1.129/2014
contrato de trabalho indeterminado
DARFs – PIS 10 anos Art.3º, 10º Decreto nº 2052/83
folha de pagamento 10 anos Art. 32 e 45 Lei 8.212/91
GFIP 30 anos Item 11 da Resolução INSS nº 19/2000
depósitos do FGTS 30 anos Art. 23, § 5º, Lei 8.036/90
histórico clínico 20 anos Item 7.4.5 Port.SSST nº 24/94
livro, fichas ou cartões de ponto 5 anos Inciso XXIX, art.7º CF e art. 11 da CLT
pedido de demissão 5 anos
Perfil Profissiográfico (PPP) 30 anos
recibos de pagamento de salário 10 anos Inciso XXIX, art.7º CF e art. 11 da CLT
seguro desemprego – CD 5 anos § Único, Art. 5º Resolução 71/94
TRCT 5 anos Inciso XXIX, art.7º CF e art. 11 da CLT
vale-transporte 5 anos Inciso XXIX, art.7º CF e art. 11 da CLT

Perceba que alguns documentos (como PPP e GFIP) exigem armazenamento por 30 anos. Como fazer isso mantendo a tramitação de documentos em papel? A incompatibilidade entre o acúmulo de papéis e a eficiência arquivística é uma verdadeira bomba relógio nas empresas, cujas consequências você verá agora.

Quais são os problemas de não conseguir guardar adequadamente a documentação que tramita em sua empresa?

O artigo 74, § 2º, da CLT é claro ao determinar que, para os estabelecimentos de mais de 10 trabalhadores, é obrigatório o controle de ponto, seja por registro manual, mecânico ou eletrônico.

Aqui vale a pena atentar-se à nuance do artigo: a necessidade de controle de jornada se impõe sobre cada estabelecimento da empresa com mais de 10 empregados. Ou seja, se a organização tem 1 empregado em cada estabelecimento, esse registro ainda é dispensável.

Imagine agora que, por fatalidade, a empresa perca seus documentos trabalhistas ou, por desorganização, permita que eles sejam extraviados. Suponha ainda que um empregado, percebendo essa situação, decida mover uma reclamação trabalhista que cobre, por exemplo, horário noturno, horas extras e descumprimento do intervalo intrajornada (sem que tenha efetivamente havido irregularidade).

Nessa situação de ausência de documentos trabalhistas, como a empresa vai se defender? Há vasta jurisprudência na justiça laboral a determinar que, em caso de injustificada omissão na apresentação dos controles de ponto, presumem-se verdadeiras as acusações feitas na petição inicial.

HORAS EXTRAS. OBRIGATORIEDADE DO CONTROLE DE PONTO. ESTABELECIMENTOS COM MAIS DE 10 (DEZ) EMPREGADOS. Se o empregador possui mais de 10 (dez) empregados, está obrigado a manter registro manual, mecânico ou eletrônico de ponto, para anotação do horário de entrada e saída de pessoal. Se o reclamado, nessas condições, não instala o controle necessário, conclui-se que sonegou documentação essencial à vida funcional de seus trabalhadores, desafiando a legislação aplicável à espécie. A injustificada omissão na apresentação dos controles de ponto faz presumir verdadeiras as jornadas elencadas na exordial, conforme doutrina e jurisprudência majoritárias, esta última representada pela Súmula nº 338 do C. TST. Horas extras devidas. (TRT-2 – RECORD: 1075200502602002 SP 01075-2005-026-02-00-2, Relator: PAULO AUGUSTO CÂMARA, Data de Julgamento: 14/04/2009, 4ª TURMA, Data de Publicação: 28/04/2009).

O mesmo raciocínio vale para danos/extravios de contratos de trabalho, folhas de pagamento, comunicação de dispensa etc. Considerando a imensidão de documentos trabalhistas, o elevado tempo de armazenamento e as pesadas sanções por perda ou extravio, fazer uma gestão documental digital e automatizada é condição primordial para evitar dores de cabeça. Vamos ver mais sobre isso.

Como a assinatura eletrônica pode eliminar a energia gasta com a gestão de documentos?

Muitos gestores não percebem que a assinatura manuscrita acaba criando um fluxo interminável de documentos trabalhistas físicos, os quais se acumulam e produzem necessidades de novas impressões e autenticações, gerando um ciclo viral de produção e acumulação de papel difícil de eliminar.

Mas é possível reduzir acima de 80% do tempo que seus colaboradores perdem com assinaturas, impressões, busca e manutenção de arquivos. E a palavra-chave aqui é assinatura eletrônica.

assinatura eletrônica permite que você chancele contratos de trabalho (de guarda obrigatória por tempo indeterminado) em poucos minutos, ainda que o documento envolva a autenticação de sócios que estejam em áreas geográficas diferentes, pois pode ser assinado em um device móvel como um celular ou um tablet. A partir dessa assinatura “expressa”, a empresa pode armazenar os arquivos em nuvem, sem a necessidade de imprimir uma só via destinada à empresa. Também é possível assinar eletronicamente a folha de ponto, solicitação de férias e até autorização de reembolso de funcionário.

Um documento eletrônico também tem a vantagem de poder ser replicável quantas vezes for necessário, diferentemente de um contrato assinado à caneta. Além disso, a tecnologia envolvida nesse tipo de firma reduz drasticamente a possibilidade de fraude, muito comum nas assinaturas cursivas.

Mas o mais importante é que quem leva essa inovação para dentro da empresa implementa uma dinâmica mais moderna de gestão documental, com facilidade de buscas, eliminação potencial de extravios, maior rapidez de processos e criação de um ambiente de trabalho otimizado e diminui a quantidade de erro e de risco que a empresa possui no papel (que muitas vezes vai para assinatura e não volta).

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