Como o DocuSign CLM funciona?

Gestão de ciclo de vida dos contratos (CLM) se refere ao software usado para gerenciar contratos, desde a criação até o gerenciamento contínuo e a futura renovação ou rescisão. Um longo caminho já foi percorrido desde os tempos do papel e tinta. À medida que o gerenciamento de contratos continua a se tornar mais complexo, as soluções completas em software de contratos são cada vez mais consideradas uma necessidade para as empresas, juntamente com sistemas como o CRM e o ERP, entre outros.

Este blog examina como o DocuSign CLM funciona para que você possa compreender os diferentes aspectos do processo de contratos que o CLM pode ajudar você a gerenciar. As principais funcionalidades se dividem em cinco áreas principais:

• Geração de documentos
• Negociação e colaboração
• Fluxo de trabalho e assinaturas
• Pesquisa, análise e relatórios
• Integrações e administração

Geração de documentos

A geração de documentos é o primeiro passo em toda jornada de contratos. A tarefa administrativa de rastrear todos os detalhes, que vão das SKUs às cláusulas legais que devem ser incluídas em um contrato, torna esta etapa um desafio que muitas empresas têm dificuldade de enfrentar.

O DocuSign CLM utiliza uma variedade de recursos para gerar contratos bem acabados e personalizados para cada situação específica. Ao automatizar uma parte considerável do trabalho braçal envolvido, o DocuSign CLM reduz erros e agiliza a geração de contratos significativamente.

Principais recursos do DocuSign CLM: 

• Modelos personalizáveis: crie e use modelos de contratos para tipos de contratos normalmente utilizados como ponto de partida padrão para a geração guiada de contatos.
• Mesclar campos: permita que os usuários preencham os modelos automaticamente com dados existentes em outros sistemas (CRP, ERP etc.) a fim de reduzir erros.
• Formulários eletrônicos: colete informações contratuais com os usuários de negócios, como leis estaduais aplicáveis ou termos de pagamento, e preencha automaticamente a linguagem correspondente do contrato. Acione revisões adicionais quando necessário.
• Geração de documentos com um clique no Salesforce: crie contratos personalizados diretamente do Salesforce preenchidos automaticamente com dados de oportunidades.

Negociação e colaboração

Após a geração de um contrato, é necessário aprová-lo internamente e revisá-lo externamente diversas vezes antes que a versão final esteja pronta. A negociação e a colaboração para chegar à versão final levam mais tempo do que qualquer outra etapa no ciclo de vida dos contratos, de acordo com a nossa pesquisa.

Com o DocuSign, você pode digitalizar e centralizar as negociações com a possibilidade de enviar contratos para revisão, rastrear alterações entre diversas versões e manter uma única fonte de informações válidas sobre quem fez o que e quando. Ferramentas adicionais permitem que as equipes jurídicas estabeleçam limites de segurança nas negociações para que possam lidar com situações simples por conta própria, mantendo os negócios em movimento.

Principais recursos do DocuSign CLM:

• Comentários e tarefas: agilize a colaboração durante a revisão de contratos, contribuindo para a obtenção de consenso e aprovações com mais rapidez
• Comparação entre versões: visualize as alterações feitas de uma versão do contrato para a outra a fim de ter um entendimento claro de quem fez o que e onde nas diversas versões
• Encaminhamento para negociação: agilize o processo de revisão por meio do envio de contratos a serem revisados por partes externas de dentro do CLM assim que a aprovação interna for concluída 
• Biblioteca de cláusulas: reúna cláusulas pré-aprovadas em um local central para serem usadas por usuários sem perfil jurídico durante a geração e negociação de contratos

Fluxos de trabalho e assinaturas

Os fluxos de trabalho constituem o processo que os contratos devem seguir: quando acontecer X, faça Y. A assinatura é uma etapa da jornada, mas há muitas etapas antes e depois com o objetivo de coletar aprovações, notificar as partes interessadas, iniciar pagamentos, prover serviços, armazenar documentos em diversos locais etc.

Os fluxos de trabalho são a essência das soluções modernas de CLM, e o DocuSign CLM ajuda os clientes a criar exatamente os fluxos de trabalho de que eles precisam com facilidade. Os usuários podem utilizar fórmulas predefinidas ou personalizar as suas próprias com o criador de fluxos de trabalho de última geração da DocuSign para automatizar completamente até mesmo os processos mais complexos.

Principais recursos do DocuSign CLM:

• Fluxos de trabalho de contratos personalizados: defina e automatize o caminho que um contrato deve percorrer durante sua revisão, assinatura, entrega, pagamento, gerenciamento de obrigações etc.
• Fluxos de trabalho baseados em IA: direcione os fluxos de trabalho de maneira inteligente condicionando o encaminhamento de contratos de acordo com níveis de risco e linguagem do contrato extraídos por meio de IA
• Editor de fluxos de trabalho do tipo arraste e solte: permita que administradores sem perfil técnico criem e implementem fluxos de trabalho automatizados com base em centenas de ações predefinidas
• DocuSign eSignature: aproveite a integração nativa com a solução de assinatura eletrônica líder mundial diretamente do CLM
• Assinatura responsiva: certifique-se de que os contratos se ajustem aos dispositivos em que são visualizados para obter uma experiência moderna

Pesquisa, análise e relatórios

Manter contratos organizados se torna cada vez mais complexo à medida que uma empresa vai crescendo em escala e o volume de contratos e partes interessadas segue aumentando. Sem um repositório central para administrar permissões e acessibilidade, as empresas perdem o controle dos documentos e têm dificuldade de analisar e divulgar informações. Armazenamento físico, repositórios digitais genéricos e outras soluções simplesmente não são compatíveis com os requisitos específicos de contratos confidenciais.

Com o DocuSign CLM, você pode armazenar, identificar e organizar contratos em um local pesquisável concebido especificamente para contratos. Assim fica mais fácil localizar os contratos existentes com rapidez, criar relatórios de status e extrair insights que reduzem os riscos e melhoram as atividades da empresa.

Principais recursos do DocuSign CLM: 

• Repositório de contratos pesquisável e centralizado: mantenha seus contratos organizados em um único lugar e controle rigorosamente o acesso com controles de permissão granulares
• Alertas e lembretes automatizados: ajude os usuários a se lembrarem das renovações, priorize uma fila e muito mais
• Visões 360 de contratos e partes envolvidas: proporcione uma visualização filtrável de todos os contatos assinados e em andamento
• Gerenciamento de obrigações: acompanhe e gerencie compromissos com as obrigações de clientes e fornecedores utilizando relatórios e visualizações 
• Relatórios personalizados: disponibilize uma visão geral das atividades e tendências dos contratos usando relatórios personalizados 

Integrações e administração

Os sistemas CLM precisam ser configurados e gerenciados adequadamente para atender completamente às necessidades da empresa. Como os contratos envolvem diversos departamentos e processos de negócio, uma plataforma CLM deve estar totalmente integrada aos principais sistemas, como o CRM, o ERP ou o HCM. São os recursos de integração e administração que vão preparar as empresas para ter sucesso ou dificuldades.

O DocuSign CLM oferece aos administradores as ferramentas robustas de que precisam para gerenciar toda a plataforma, com cliques em vez de códigos, e fazer uma configuração adequada desde o início, com integrações predefinidas para os sistemas de registro mais conhecidos, a fim de otimizar o trabalho. O DocuSign CLM também pode ser totalmente personalizado para funcionar com sistemas desenvolvidos pelas próprias empresas ou com sistemas e processos menos conhecidos.

Principais recursos do DocuSign CLM: 

• Integração com Salesforce: acesse as funcionalidades do CLM e tome ações diretamente do Salesforce Sales Cloud e CPQ
• Integração com o SAP Ariba: conecte prontamente o CLM com o SAP Ariba Contract Workspace utilizando o recurso de atualização automática de contratos e metadados de projetos (data de início, data de encerramento, ID do fornecedor), do CLM para o Ariba ou vice-versa
• Integrações com o Workday Financial Management e o NetSuite Financials: conecte o CLM às soluções ERP que você usa atualmente por meio da automação de atividades comuns de compras
• API robusta: integre sistemas e fluxos de trabalho específicos com o DocuSign CLM por meio de desenvolvimento personalizado
• Localização: use o DocuSign CLM em inglês, francês, alemão, holandês, espanhol e português
• Administração avançada: controle permissões para usuários, configurações de conta, integrações, informações de automação, atributos de documentos etc.

Saiba mais

Considerando o que você precisa, a DocuSign tem um conjunto de edições de CLM para atender às suas necessidades:

• DocuSign Gen: capacite seus representantes para gerar contratos personalizados com um clique e enviá-los para assinatura sem sair do Salesforce.
• DocuSign CLM: automatize o ciclo de vida do contrato, desde a geração de documentos até a negociação, bem como outros fluxos de trabalho para armazenamento e análise de contratos, a fim de acelerar os negócios, melhorar a conformidade e oferecer uma ótima experiência

Entre em contato com o departamento de vendas para saber mais e descobrir qual é a edição certa para a sua organização.