Como impulsionar a automação de processos de negócios de ponta a ponta em escala

A automação é uma palavra-chave que se espalha muito, mas os eventos do ano passado fizeram dela uma jogada crítica para todas as organizações.  À medida que os escritórios migravam em massa para o trabalho remoto e as demandas de processos internos aumentavam, as organizações sem automação digital de ponta a ponta encontravam-se em grave desvantagem. Sem uma solução integrada que conecte processos entre silos, o trabalho desacelera, a experiência do cliente sofre e a produtividade é perdida. Se alguma coisa deve ser aprendida de 2020, é que a automação estratégica de ponta a ponta impulsiona a melhoria consistente dos processos.

Em um webinar recente,  o Vice-presidente sênior de engenharia da DocuSign, Tom Casey, e o Vice-presidente de pesquisa da Forrester, Rob Koplowitz, discutiram os fatores que impulsionam a automação de ponta a ponta em escala e ofereceram alguns conselhos estratégicos para apoiar sua transformação digital. 

A ascensão da automação de ponta a ponta – três tendências agnósticas da indústria

Os novos impulsionadores da automação de processos corporativos   

Nos últimos anos, houve uma mudança da redução de custos para a experiência do cliente como o principal impulsionador da melhoria do processo. Em uma pesquisa realizada no início de 2020 pela Forrester que buscou avaliar as principais prioridades de 954 líderes empresariais globais, "melhorar o atendimento ao cliente" classificou-se no topo da lista, superando o líder tradicional, "reduzir as despesas operacionais."  Quando questionados sobre as prioridades de sua empresa para o próximo ano, os tomadores de decisão classificaram os seguintes fatores como prioridades altas ou críticas:

Embora o COVID tenha mudado muitas coisas (orçamentos, capacidade de viajar e etc...), as principais prioridades permaneceram as mesmas. Os executivos de nível C ainda querem melhores maneiras de se preparar para interrupções nos negócios e melhorar a experiência do cliente, mantendo os custos no mínimo. 

A automatização de ponta a ponta do processo de gerenciamento de contratos forneceu uma resposta universal às margens decrescentes da economia do COVID. Soluções de ponto único, como assinaturas eletrônicas e repositórios de contratos pesquisáveis, ajudaram as organizações a eliminar os obstáculos operacionais, reduzindo o tempo que as equipes devem dedicar à origem, compartilhamento e conclusão de contratos.

No entanto, à medida que o trabalho remoto tornava impossível assinar e compartilhar documentos manualmente, a adoção de novas soluções digitais proliferava em nível corporativo, e as organizações em todo o mundo começaram a ver os benefícios de longo alcance da automação.

O trabalho remoto está acelerando a transformação digital 

Não importa onde qualquer organização esteja em sua jornada digital, a pressão de uma mudança global para o trabalho remoto ajudou os líderes empresariais a perceberem a importância de desenvolver uma infraestrutura digital para apoiar mudanças rápidas. Trabalhar em casa introduziu o mundo dos negócios em novos problemas quase do dia para a noite, mas também forçou a liderança a encontrar rapidamente novas soluções, aquelas que terão valor duradouro além da COVID. 

"Havia realmente dois padrões que vimos durante o COVID", disse Rob Koplowitz: 

1. Resiste à automação: Os negócios de antigamente que pensam que podem resistir a ineficiências. Eles estão um pouco preocupados do ponto de vista de governança, risco e conformidade (GRC), ou não têm as informações necessárias para avançar rapidamente em direção à transformação digital.
2. Abraça a automação: Empresas que estão no meio da transformação digital e já verificaram suas soluções, mas precisam ir mais rápido. 

"Os negócios no primeiro grupo lutaram fortemente", disse Koplowitz. Quanto às empresas que já entendiam o valor da automação, ele acrescentou: "essas organizações, na maioria dos casos, conseguiram ir em frente muito rapidamente. Vemos isso como forçar funções em direção ao novo normal, que é uma abordagem padronizada para a automação."

A pesquisa da Forrester realizada pouco antes da pandemia demonstra que o uso de assinaturas de tinta no papel já estava diminuindo rapidamente no final de 2019. "As pessoas não aguentavam mais", resumiu Koplowitz. "Elas não querem fazer do outro jeito [manual]. Começa o COVID, e elas não podem fazer isso de outra maneira."

Ainda assim, 77% das empresas têm processos que dependem do papel. Outros 63% das empresas dependem de ferramentas de desktop como e-mail e Excel para gerenciar seus fluxos de trabalho de documentos, nenhum dos quais oferece automação real. Um System of Agreement totalmente automatizado de estratégia suporta não apenas a integração de clientes, mas também outros fluxos de trabalho (integração de funcionários, revisão legal, compras, etc.). Mesmo quando o mundo retornar aos seus escritórios de trabalho, uma abordagem digital consistente em toda a sua organização permite que você aproveite ao máximo qualquer prática comercial automatizada.

Uma abordagem estratégica e não tática da automação

"A assinatura eletrônica é muitas vezes onde as pessoas começam", compartilha o Vice-presidente sênior de engenharia da DocuSign, Tom Casey. "Acho isso maravilhoso, obviamente. Mas também começámos a recuar e a pensar nos Systems of Agreement que as empresas têm como um todo."

Como a COVID-19 destacou, a agilidade nos negócios é fundamental para as organizações que desejam sobreviver a desafios inesperados. Uma abordagem reativa à automação pode manter sua cabeça acima da água, mas, a longo prazo, também pode desacelerar sua organização. Em outras palavras, não há muito que uma solução de ponto único possa fazer. Desenvolver uma estratégia proativa para integrar a automação de ponta a ponta em escala é fundamental.    

"Claro, a automação sempre reduzirá os custos, mas queremos considerar a experiência. Isso é o que é durável", disse Casey. Durante o COVID, as correções de curto prazo foram priorizadas em relação às soluções de longo prazo com impactos de alto nível e duradouros. Agora, a maré está começando a mudar. Os benefícios da automação em grande escala, como melhores experiências do cliente, agilidade nos negócios, aumento da produtividade e maior segurança, são mais claros do que nunca. 

Mas como é a automação estratégica de ponta a ponta na prática? 

Como automatizar com sucesso em escala 

Automatizar em escala é ciência técnica e arte de gerenciamento de mudanças. Por exemplo, cerca de 50% das empresas hoje afirmam que estão preparadas para investir em uma solução automatizada de gerenciamento de contratos de ponta a ponta, mas simplesmente não têm as ferramentas ou o know-how para fazê-lo de forma eficaz. "O problema é que a automação de ponta a ponta requer muita tecnologia", disse Koplowitz. 

"Reunir ferramentas díspares não deixa seu negócio mais ágil." Na verdade, resolve problemas imediatos criando obstáculos ainda maiores no caminho. "Você tem que pensar estrategicamente sobre a transformação digital, não reativamente, para se certificar de que está aplicando a tecnologia certa no lugar certo e na hora certa", acrescenta Koplowitz. 

Como é a implementação bem-sucedida da automação de ponta a ponta? A preparação eficaz para a automação em toda a empresa se baseia em três pilares do gerenciamento de mudanças: 

• Adaptabilidade: Conforme demonstrado pelas consequências do COVID-19, a capacidade de adotar novas práticas de negócios ou fluxos de trabalho de repente é fundamental quando se trata de sobreviver a desafios imprevistos. Uma abordagem integrada à automação de ponta a ponta começa com uma solução que pode se adaptar e dimensionar com sua organização.
• Padronização: Seus processos não se importam com os limites organizacionais. Para que a tecnologia e as pessoas trabalhem juntas de forma segura entre silos, você precisa de uma abordagem consistente e multifuncional para seus Systems of Agreement. 
• Governança: As equipes de gerenciamento de nível superior, TI e compliance devem trabalhar juntas e se envolver ativamente na implementação e operação de uma solução de automação de ponta a ponta. Isso ajuda a equilibrar a implementação tática com uma estratégia mais ampla e minimiza erros que criam risco. 

Embora a economia de tempo e o corte de custos sempre tenham sido impulsionadores de longa data da transformação digital, a eficiência do mercado digital de hoje está produzindo consumidores que priorizam a velocidade, a simplicidade e a transparência em todos os aspectos dos negócios. A automação em escala atende às crescentes expectativas dos consumidores, ao mesmo tempo em que fornece um caminho para o aumento da produtividade no local de trabalho e redução dos custos operacionais. 

Automatize sem esforço com o DocuSign Agreement Cloud

"A automação é a expressão de como seu negócio funciona", resume Rob Koplowitz. Da geração e gerenciamento de contratos à negociação e assinatura, o DocuSign Agreement Cloud é uma solução sem código e de baixo custo para a transformação digital que torna a automação de ponta a ponta sua vantagem competitiva. Prepare-se para a incerteza do futuro e forneça à sua organização a flexibilidade necessária para apoiar o crescimento acelerado. 

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