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Como fazer uma procuração eletrônica?

Já se foi o tempo em que para transferir poderes a outra pessoa, você precisava assinar uma declaração de próprio punho, autenticá-la em um serviço notarial para, posteriormente, remetê-la por via postal (caso o outorgado estivesse em outro estado). Toda essa burocracia e perda de tempo já vêm sendo substituídas pela rapidez, praticidade e segurança da procuração eletrônica, cuja validade jurídica é atestada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

Assim como uma procuração particular manuscrita, a procuração eletrônica é o instrumento por meio do qual um cidadão designa alguém de sua confiança como seu representante, a fim de agir em seu nome dentro de determinados limites ali documentados. A diferença é que, na forma computacional, esse documento pode ser elaborado e validado sem necessidade de reconhecimento de firma, podendo ainda ser replicado em caso de extravio.

Mas como fazer esse mandato eletrônico? Como solicitar documentos públicos de sua empresa por meio de seus funcionários nomeados, permitir a um familiar dar entrada em seu parcelamento de débitos junto à Receita Federal ou até mesmo abrir ou fechar conta bancária por meio de seu cônjuge? Como fazer tudo isso sem ter que perder o dia na fila dos tabelionatos? É isso que você descobrirá agora! Boa leitura!

Mas antes de tudo: a procuração eletrônica tem validade jurídica?

A MP nº 2.200-2/2001, ainda em vigor, garante a plena validade jurídica da assinatura eletrônica via certificado digital para autenticação de documentos de qualquer natureza. Esse diploma representou um marco para a edição de inúmeras leis específicas posteriores, que ratificaram a presunção de veracidade de procurações, contratos, declarações e recibos assinados digitalmente.

Aliás, muitas pessoas se perguntam como uma MP pode estar ainda em vigor, tendo em vista a necessidade de o Congresso Nacional convertê-la em lei no prazo de 60 dias prorrogáveis (sob pena de perda de eficácia).

Ocorre que essa obrigatoriedade de conversão em lei foi determinada pela Emenda Constitucional nº 32/2001, de 11/09/2001. Já a MP nº 2.200-2/2001, que legitima a validade dos documentos eletrônicos, foi editada em 24/08/2001 (18 dias antes da EC), ficando fora, portanto, dessa necessidade de conversão.

Mas além dessa MP, inúmeros outros diplomas legais regulamentaram o uso da assinatura digital (ou o ampliou para outras formas de chancela eletrônica). Apenas para citar alguns:

  • Carta-Circular nº 3.234/2004 – prevê assinatura digital em contratos de câmbio;
  • Circular SUSEP nº 277/2004 – permite o uso da procuração eletrônica nos documentos de seguros, além de apólices e contratos registrados por assinatura digital;
  • Instrução Normativa SRF nº 580/2005 – institui o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), portal de informações fiscais cujo acesso se dá com maior facilidade via certificado digital;
  • Lei Federal nº 11.419/06 – dispõe sobre o Processo Judicial Eletrônico (PJe). Ao longo dos anos, a informatização do processo judicial trouxe, na prática, a obrigatoriedade de uso de cerificado digital por parte de advogados, magistrados e servidores para a prática dos atos processuais. No âmbito judicial, a procuração eletrônica se tornou o único formato válido como instrumento de mandato no PJe;
  • Resolução CFM nº 1.821/2007 – trata da assinatura digital para documentos médicos diversos, além da eliminação de papel nos estabelecimentos de saúde;
  • Parecer da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) 24/06/20008 – autoriza o uso da procuração eletrônica nas assembleias dos acionistas;
  • Medida Provisória nº 459/2009 – dispõe sobre a validade da apresentação de documentos assinados eletronicamente para registro de imóveis do Programa Minha Casa, Minha Vida.

Como fazer uma procuração eletrônica?

Fazer uma procuração eletrônica é bastante simples, lembrando que o primeiro passo é ter um certificado digital.

Receita Federal

Vamos usar o exemplo da entrega de documentos ao Fisco por mandato. Sem uma procuração eletrônica, o contribuinte teria que acessar o site da Receita Federal, imprimir um formulário específico, assiná-lo, reconhecer firma e entregá-lo ao seu procurador. Acabou? De forma alguma.

O procurador ainda teria que agendar o comparecimento em uma unidade da Receita (a espera pode durar meses) apenas para validar essa procuração manualmente. Enfim, um procedimento arcaico, vagaroso e altamente burocrático.

Mas você pode trocar tudo isso por uma procuração eletrônica. Neste caso, basta utilizar seu certificado digital para acessar o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC).

Na área interna do site, vá ao menu do canto superior esquerdo e clique em “Cadastro, Consulta e Cancelamento – Procuração para e-CAC”. Em seguida, selecione a opção “Cadastrando Procuração”.

Você será então levado a uma tela de preenchimento dos dados do procurador e do alcance do mandato, o que pode incluir eSocial, DIRPF, Parcelamento de Débitos, Sistema de Controle de Isenção de IPI e IOF (SISEN), Escrituração Contábil Fiscal (SPED-ECF), entre mais de uma dezena de opções.

As procurações podem ser cadastradas para pessoas físicas e jurídicas. Neste último caso, seria a hipótese de um escritório contábil ser nomeado como procurador de uma empresa, por exemplo.

Demais procurações

O procedimento acima é específico para a Receita Federal. Para as demais situações, a forma mais fácil de fazer uma procuração eletrônica é por meio da plataforma DocuSign, que se integra diretamente aos aplicativos do Google e da Microsoft, permitindo assinar documentos a partir de seu e-mail ou pela extração de arquivos em PDF/pacote Office (Word, Excel, PowerPoint etc.) armazenados localmente ou em nuvem.

Basta inicialmente abrir sua plataforma DocuSign e fazer o upload do documento (você pode importá-lo de seu computador ou de sites de compartilhamento de arquivos, como Dropbox, Google Drive e OneDrive).

Em seguida, você deve indicar os nomes, os locais de assinatura e os endereços de e-mail dos signatários (se houver alguém além de você), havendo, inclusive, a possibilidade de especificar a ordem em que todos devem assinar.

Após, clique em “Assinar” sobre sua assinatura. Você deverá digitar sua senha do certificado digital e pronto! Seu documento já estará autenticado. Se houver outros signatários, basta clicar em “Enviar”.

A DocuSign remeterá automaticamente um link ao e-mail de cada destinatário, a fim de que o documento seja acessado e as devidas assinaturas sejam geradas. Uma vez que a procuração eletrônica esteja totalmente autenticada, pode ser armazenada em nuvem de forma segura e com fácil recuperação.

Quais as vantagens de fazer uma procuração eletrônica?

A assinatura digital se utiliza de algoritmos para, por meio de um par de chaves criptográficas, criar um conjunto de códigos matemáticos únicos para cada documento assinado. Basta uma simples tentativa de edição para que a autenticação anteriormente aposta seja cancelada.

Esse modelo de alta tecnologia se baseia atualmente no sistema de criptografia assimétrica, por meio do qual a chancela dos documentos é feita por um par de chaves distintas e interdependentes: a chave pública e a chave privada.

A primeira chave (privada) é de conhecimento exclusivo do emissor e a segunda (pública) pode ser usada pelo destinatário para, por exemplo, decifrar o conteúdo anteriormente cifrado pela chave privada. Cada usuário gera seu par de chaves por meio do certificado digital.

Atualmente, existem padrões de criptografia com força equivalente a 384 bits, cuja robustez matemática torna virtualmente impossível a “quebra” desses códigos, ainda que, para isso, fossem usadas centenas de máquinas simultaneamente.

É esse poder tecnológico que faz da assinatura digital a mais segura entre todos meios de confirmação de identidade (e, por consequência, a procuração eletrônica é a forma mais confiável de transferir poderes a terceiros sem risco de fraudes).

As vantagens da procuração eletrônica são, portanto:

  • extrema segurança;
  • rapidez na autenticação e remessa de procurações — você pode elaborar, assinar e remeter procurações pela internet a um outorgado que esteja, por exemplo, em outro município/estado;
  • facilidade de gestão — você pode armazenar suas procurações em nuvem, bem como replicá-las em caso de extravio ou dano;
  • baixo custo — as chancelas notariais são dispensadas nesse formato digital. Há ainda a redução dos custos com papel e impressões.

Agora que você já compreendeu as vantagens da procuração eletrônica e como fazê-la, acesse o free trial da DocuSign e assine documentos eletronicamente de graça por um mês.

1 Comentário

  1. Bom tarde.

    Tenho 1654 empresas em meu portfólio.
    Todas elas precisam te certificado digital igual a mim para validar a procuração?

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