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Como fazer uma procuração eletrônica?

Já se foi o tempo em que, para transferir poderes a outra pessoa, você precisava assinar uma declaração de próprio punho, autenticá-la em um serviço notarial para, posteriormente, remetê-la por via postal (caso o outorgado estivesse em outro estado). Todas essas burocracias e a perda de tempo já vêm sendo substituídas pela rapidez, praticidade e segurança da procuração eletrônica, cuja validade jurídica é atestada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2.001.

Assim como uma procuração particular manuscrita, a procuração eletrônica é o instrumento por meio do qual um cidadão designa alguém de sua confiança como seu representante, a fim de agir em seu nome dentro de determinados limites ali documentados.

A diferença é que, na forma computacional, esse documento pode ser elaborado e validado sem necessidade de reconhecimento de firma, podendo ainda ser replicado em caso de extravio.

Mas como fazer esse mandado eletrônico? Como solicitar documentos públicos de sua empresa por meio de funcionários nomeados, permitir a um familiar dar entrada em seu parcelamento de débitos junto à Receita Federal ou até mesmo abrir ou fechar conta bancária por meio do seu cônjuge? Como fazer tudo isso sem perder o dia na fila dos tabelionatos? É isso que você descobrirá agora! Boa leitura!

Mas antes de tudo: a procuração eletrônica tem validade jurídica?

A MP nº 2.200-2/2.001, ainda em vigor, garante a plena validade jurídica da assinatura eletrônica via certificado digital para a autenticação de documentos de qualquer natureza. Esse diploma legal representou um marco para a edição de inúmeras leis específicas posteriores, que ratificaram a presunção de veracidade de procurações, contratos, declarações e recibos assinados digitalmente.

Aliás, muitas pessoas se perguntam como uma MP pode estar ainda em vigor, tendo em vista a necessidade de o Congresso Nacional convertê-la em lei no prazo de 60 dias prorrogáveis (sob pena de perda de eficácia).

Ocorre que essa obrigatoriedade de conversão em lei foi determinada pela Emenda Constitucional nº 32/2001, de 11/09/2.001. Já a MP nº 2.200-2/2.001, que legitima a validade dos documentos eletrônicos, foi editada em 24/08/2.001 (18 dias antes da EC), ficando fora, portanto, dessa necessidade de conversão.

Mas além dessa MP, vários outros diplomas legais regulamentaram o uso da assinatura digital (ou o ampliaram para outras formas de chancela eletrônica). Apenas para citar alguns:

  • Carta-Circular nº 3.234/2.004 — prevê assinatura digital em contratos de câmbio;
  • Circular SUSEP nº 277/2.004 — permite o emprego da procuração eletrônica nos documentos de seguros, além de apólices e contratos registrados por assinatura digital;
  • Instrução Normativa SRF nº 580/2.005 — institui o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), portal de informações fiscais cujo acesso se dá com maior facilidade via certificado digital;
  • Lei Federal nº 11.419/06 — dispõe sobre o Processo Judicial Eletrônico (PJe). Ao longo dos anos, a informatização do processo judicial trouxe, na prática, a obrigatoriedade de uso de certificado digital por parte de advogados, magistrados e servidores para a execução dos atos processuais. No âmbito judicial, a procuração eletrônica se tornou o único formato válido como instrumento de mandado no PJe;
  • Resolução CFM nº 1.821/2.007 — trata da assinatura digital para documentos médicos diversos, além da eliminação de papel nos estabelecimentos de saúde;
  • Parecer da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) 24/06/2.008 — autoriza o emprego da procuração eletrônica nas assembleias dos acionistas;
  • Medida Provisória nº 459/2.009 — dispõe sobre a validade da apresentação de documentos assinados eletronicamente para registro de imóveis do Programa Minha Casa, Minha Vida.

Como fazer uma procuração eletrônica?

Fazer uma procuração eletrônica é bastante simples, lembrando que o primeiro passo é ter um certificado digital.

Receita Federal

Vamos usar o exemplo da entrega de documentos ao Fisco por mandado. Sem uma procuração eletrônica, o contribuinte teria que acessar o site da Receita Federal, imprimir um formulário específico, assiná-lo, reconhecer firma e entregá-lo ao seu procurador. Acabou? De forma alguma.

O procurador ainda teria que agendar o comparecimento em uma unidade da Receita (a espera pode durar meses) apenas para validar essa procuração manualmente. Enfim, um procedimento arcaico, vagaroso e altamente burocrático.

Mas você pode trocar tudo isso por uma procuração eletrônica. Nesse caso, basta utilizar seu certificado digital para acessar o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC).

Na área interna do site, vá ao menu do canto superior esquerdo e clique em “Cadastro, Consulta e Cancelamento — Procuração para e-CAC”. Em seguida, selecione a opção “Cadastrando Procuração”.

Você será então levado a uma tela de preenchimento dos dados do procurador e do alcance do mandado, o que pode incluir eSocial, DIRPF, Parcelamento de Débitos, Sistema de Controle de Isenção de IPI e IOF (SISEN), Escrituração Contábil Fiscal (SPED-ECF), entre mais de uma dezena de opções.

As procurações podem ser cadastradas diretamente no site da Receita para pessoas físicas e jurídicas. Nesse último caso, seria a hipótese, por exemplo, de um escritório contábil ser nomeado como procurador de uma empresa.

Demais procurações

O procedimento acima é específico para a Receita Federal. Em outras situações, a forma mais fácil de fazer uma procuração eletrônica é por meio da plataforma DocuSign, que se integra diretamente aos aplicativos do Google e da Microsoft, permitindo assinar documentos a partir de seu e-mail ou pela extração de arquivos em PDF ou do pacote Office (Word, Excel, PowerPoint etc.) armazenados localmente ou em nuvem.

Basta inicialmente abrir sua plataforma DocuSign e fazer o upload do documento. Você pode importá-lo de seu computador ou de sites de compartilhamento de arquivos, como Dropbox, Google Drive e OneDrive.

Em seguida, deve indicar os nomes, locais de assinatura e endereços de e-mail dos signatários de sua proposta, contrato, procuração eletrônica ou simples declaração. Se houver alguém além de você, há inclusive a possibilidade de especificar a ordem em que todos precisam assinar.

Após, clique em “Assinar” sobre seu nome. Você poderá assinar sobre o tablet, PC, notebook ou smartphone, bem como criar uma assinatura eletrônica cursiva “simbólica”, já que a autenticação é garantida pelo Id do envelope (conjunto de documentos que você envia à assinatura).

Caso haja outros subscritores, uma vez que você insira sua firma e clique em “enviar”, um link será remetido automaticamente ao e-mail de cada destinatário, a fim de que o documento seja acessado e as demais assinaturas sejam geradas.

Em poucos minutos, sua procuração eletrônica será totalmente autenticada e armazenada em nuvem, de forma segura, com fácil recuperação.

No entanto, é preciso lembrar que a solução DocuSign tem recursos para assinatura híbrida, o que significa compatibilidade também com a chancela por meio de certificado digital.

Em outras palavras, você escolhe qual tecnologia utilizar dependendo das exigências do destinatário. Para a maior parte dos ajustes jurídicos, a assinatura eletrônica tradicional é suficientemente válida. Para petições judiciais ou cumprimento de obrigações à Receita Federal, por exemplo, será preciso utilizar a assinatura digital (via certificado).

De todo modo, independentemente de qual tecnologia você necessite para sua procuração eletrônica, tudo pode ser feito pela plataforma DocuSign.

Quais as vantagens de fazer uma procuração eletrônica?

Existem inúmeros benefícios em trocar a autorização à caneta (que custa caro, desperdiça tempo e está sujeita a fraudes e/ou extravios) pela assinatura eletrônica em suas procurações.

As vantagens são, em essência, similares nos dois modelos de autenticação (eletrônico tradicional ou digital). Entretanto, há algumas particularidades decorrentes da natureza de cada tecnologia.

Assinatura digital

A assinatura digital se utiliza de algoritmos para, por meio de um par de chaves criptográficas, criar um conjunto de códigos matemáticos únicos para cada documento assinado. Basta uma simples tentativa de edição para que a autenticação anteriormente aposta em sua procuração eletrônica seja cancelada.

Esse modelo de alta tecnologia se baseia atualmente no sistema de criptografia assimétrica, por meio do qual a chancela dos documentos é feita por um par de chaves distintas e interdependentes: a chave privada e a pública.

A primeira chave (privada) é de conhecimento exclusivo do emissor, e a segunda (pública) pode ser usada pelo destinatário para, por exemplo, decifrar o conteúdo anteriormente cifrado pela chave privada. Cada usuário gera seu par de chaves com o auxílio de um certificado digital.

Atualmente, existem padrões de criptografia com força equivalente a 384 bits, cuja robustez matemática torna virtualmente impossível a “quebra” desses códigos, ainda que, para isso, fossem usadas centenas de máquinas simultaneamente.

É esse poder tecnológico que faz da assinatura digital a mais segura entre todos os meios de confirmação de identidade (o que faz da procuração eletrônica — assinada digitalmente — a forma mais confiável de transferir poderes a terceiros sem risco de fraudes).

Assinatura eletrônica

Se este é o primeiro artigo que você lê em nosso blog, pode estar confuso com as expressões “assinatura eletrônica” e “assinatura digital”.

Passando rapidamente, em tese, assinatura eletrônica é um termo amplo, que envolve qualquer recurso aplicado por ferramentas computacionais na confirmação de identidade em sua procuração eletrônica, declaração, contrato etc.

Dentro desse imenso rol de possibilidades, temos a assinatura por reconhecimento de CPF ou IP, biometria, login/senha (como nas transações bancárias) e, é claro, a que utiliza um certificado digital — a assinatura digital.

Dessa forma, teoricamente, assinatura eletrônica é o gênero para o qual a digital é a espécie. Entretanto, as especificidades dessa última são tão extensas, que a linguagem informal passou a chamar de eletrônica “tradicional” todas as autenticações computacionais que dispensam o uso de certificado digital.

Daí a oposição corriqueira entre assinatura eletrônica tradicional e assinatura digital (que, em certa análise, é também uma forma de firma eletrônica). Mas agora vamos nos concentrar no primeiro formato.

Recentemente, com o desenvolvimento de tecnologias como blockchain e criptografia avançada, o nível de segurança da assinatura eletrônica “tradicional” foi elevado exponencialmente.

Uma plataforma de assinatura eletrônica dispõe atualmente de camadas adicionais de segurança (como autenticação de dois fatores), hierarquia de permissões de acesso, backups automáticos, criptografia dos conteúdos assinados, entre muitos outros instrumentos de proteção à sua procuração eletrônica dignos de sistemas bancários.

Soma-se a esse fator mais praticidade da assinatura eletrônica “tradicional”, e você entenderá por que esse formato se tornou mais popular no mundo corporativo do que a assinatura puramente digital.

Atualmente, independentemente do tipo escolhido (por certificado digital, login/senha, IP etc.), as plataformas de assinatura eletrônica em nuvem se solidificam como fontes seguras de ratificação de identidade, e os benefícios de adotar suas tecnologias vão muito além da proteção. Vamos sistematizar o raciocínio.

Vantagens da procuração eletrônica

As vantagens da procuração eletrônica são, portanto:

  • extrema segurança — por conta de todos os recursos citados acima, presentes tanto na assinatura eletrônica “tradicional” quanto na digital;
  • rapidez na autenticação e remessa de procurações — você pode elaborar, assinar e remeter, pela Internet, uma procuração eletrônica a um outorgado que esteja, por exemplo, em outro município/estado;
  • centralização de informações — sabe aquela bagunça inevitável que o acúmulo de papel forma nas gavetas e nas pastas do seu escritório? Que tal trocar tudo isso pela agregação digital de todos os seus principais documentos?
  • Facilidade de gestão — você pode armazenar suas procurações em nuvem, bem como replicá-las em caso de extravio ou dano;
  • comodidade — com o deslocamento integral de seu eixo de informações (do papel para a nuvem), sua empresa sai dos limites de sua sala para ter vida em qualquer lugar. Você pode dar andamento a processos e assinar contratos, propostas e procurações de casa, no trânsito ou no saguão do aeroporto, tudo a partir do seu smartphone;
  • rápida consulta — derrubar o tempo que seus colaboradores perdem mensalmente procurando documentos não tem preço, o mais interessante, todavia, é que seu oferecimento no modelo SaaS (assinatura mensal do serviço em nuvem) faz dessa tecnologia um instrumento extremamente acessível, inclusive às PMEs ou MEIs;
  • redução de custos operacionais — as chancelas notariais são dispensadas nesse formato digital. Há ainda a diminuição dos custos com papel e impressões, o que aumenta o valor agregado ao adotar a procuração eletrônica.

Exemplos práticos

Outra vantagem prática de ter uma empresa digital é a possibilidade de fechar negócios, concluir propostas ou coletar assinaturas em procurações ainda que algum envolvido esteja fora do país.

Imagine, por exemplo, uma imobiliária que tenha um locador residindo no exterior e precise correr para não perder aquele locatário “dos sonhos”.

Se a administradora não lançar mão de instrumentos tecnológicos para facilitar a finalização do contrato, terá que remeter as vias por serviços internacionais de postagem.

Dá para desconfiar que esse nosso negócio hipotético está em risco, certo? Especialmente se considerarmos que o “potencial inquilino” continua buscando boas oportunidades enquanto aguarda o retorno do contrato (e pode exigir apor sua assinatura por último, abrindo margem para desistir quando o contrato retornar).

O mesmo pode ser dito em relação a um escritório de advocacia que precise urgentemente da assinatura de seu cliente em uma procuração eletrônica, visando ao ingresso de ação judicial altamente importante. Tempo perdido, de modo geral, é dinheiro saindo das mãos de clientes e empresas.

O mundo dinâmico atual não permite submeter-se ao peso da caneta, com todas as suas consequências (geração de papel, risco de extravio, longo tempo para finalização, aumento de custos administrativos etc.). Se você ainda não trabalha com procuração eletrônica, é hora de repensar seus processos internos.

Pois bem, chegamos ao final do texto, mas esse pode ser um recomeço para sua empresa em relação à eficiência dos processos. Que tal abandonar de uma vez por todas o obsoletismo das assinaturas manuscritas em nome de uma tecnologia com a mesma validade jurídica, mas que traz consigo muito mais segurança, praticidade e flexibilidade?

Então entre agora em contato conosco e descubra, na prática, como elaborar uma procuração eletrônica (ou um contrato digital, apenas para citar dois exemplos) muda positivamente os gastos e a qualidade administrativa de seu negócio!

Agora que você já compreendeu as vantagens da procuração eletrônica e como fazê-la, acesse o free trial da DocuSign e assine documentos eletronicamente de graça por um mês.

assinatura eletronica

2 Comentários

  1. Bom tarde.

    Tenho 1654 empresas em meu portfólio.
    Todas elas precisam te certificado digital igual a mim para validar a procuração?

  2. Roselita ferreira da silva

    dezembro 28, 2019 at 10:44 am

    estou em um estado e minha conta e de outro recebi um catão e ele votou para a agência de registro com essa procuração o procurado pode ir receber esse cartão por mim ou solicitar outro carta em meu nome já que tem a procuração.

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