Como fazer uma assinatura digital? Descubra aqui!

Como fazer uma assinatura digital?

Nos últimos anos, o crescimento meteórico das relações comerciais via internet —  amparado por novas tecnologias, como computação em nuvem, 4ª geração de telefonia móvel e sistemas criptográficos avançados — fez da assinatura digital uma ferramenta básica ao dia a dia de pessoas algumas pessoas físicas e de todas as pessoas jurídicas. Atualmente, o certificado digital é imprescindível em inúmeros serviços, da emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ao acesso de contribuintes aos sistemas da Receita Federal.

Mas mesmo com a obrigatoriedade dessa chancela eletrônica criptográfica em diversos procedimentos, além da facilidade e do alto grau de segurança envolvidos nas operações, há ainda muitas pessoas que não sabem exatamente como funciona a assinatura digital, qual a diferença entre ela e a assinatura eletrônica e como fazer uma autenticação digital.

Neste post, apresentaremos todas as respostas sobre as questões acima, o que vai certamente levar você a outra pergunta: “por que perdi tantos anos com a insegurança e a burocracia da assinatura manuscrita?” Confira!

O que é assinatura eletrônica? Qual a diferença dela para a assinatura digital?

Assinatura eletrônica é qualquer forma de autenticação que necessite dos meios computacionais para ser produzida. Trata-se de um termo genérico, que engloba assinatura via senha (como a usada pelos sites bancários), chancela por biometria, verificação de IP e, claro, a assinatura digital (que se utiliza de algoritmos e chaves criptográficas vinculadas a um certificado digital).

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que se baseia atualmente em um sistema criptográfico assimétrico, o qual é formado por algoritmos que geram um par de chaves exclusivas e interdependentes a cada nova assinatura (a chave pública, que pode ser divulgada livremente, e a chave privada, de conhecimento exclusivo do emissor).

Uma chave apenas codifica o conteúdo e a outra apenas decifra. Quaisquer das chaves podem cifrar ou decodificar, mas cada chave só realiza uma dessas funções. Após a assinatura, uma sequência algorítmica é atrelada ao documento e qualquer mínima alteração “quebra” a autenticação.

Como as chaves são interdependentes, apenas com uma das chaves é possível decodificar o documento criptografado pela outra. Essa tecnologia torna uma eventual adulteração algo próximo do impossível. É por causa desse tipo de recurso que as assinaturas eletrônicas se tornaram uma referência em autenticidade, confiabilidade e garantia de integridade das mensagens.

Quais as vantagens da assinatura digital?

A descrição do funcionamento desse modelo de autenticação já indica suas inúmeras vantagens em relação, principalmente, à assinatura à caneta (manuscrita). Mas vale a pena pontuá-las diretamente:

  • segurança contra fraudes (a complexidade dos códigos matemáticos exclusivos gerados em cada assinatura garante proteção absoluta aos seus documentos, além da certeza de que eles não serão interceptados por terceiros não autorizados);
  • rapidez (contratos podem ser assinados em minutos, ainda que as partes interessadas estejam em áreas geográficas distintas);
  • desnecessidade de impressões — se sua autenticação é digital, todo o processo de tramitação pode ser feito eletronicamente, sem que seja preciso imprimir uma só folha de papel A4. Isso gera, principalmente, redução de custos e maior celeridade na gestão de documentos;
  • armazenamento seguro — um contrato assinado manualmente pode ser extraviado, danificado ou roubado. Como só existe um original, se ocorrer uma dessas fatalidades, todo o procedimento de elaboração, coleta de assinaturas e autenticações oficiais deve ser refeito. Já um documento com assinatura digital é replicável, além de ser armazenado em nuvem;
  • mobilidade — seus contratos, recibos e relatórios podem ser acessados de qualquer lugar com acesso à internet (via smartphone, por exemplo).

Onde é obrigatório usar assinatura digital?

Primeiramente, era facultativo. Em um segundo momento, com a “migração” de quase todos os atos da vida para o ambiente digital, inúmeros órgãos e segmentos foram obrigados a utilizar a certificação digital para dar andamento às suas atividades. Veja alguns exemplos logo abaixo.

Profissionais do Direito

O certificado digital se tornou, ao lado do Vade Mecum, o mais importante instrumento de trabalho de um advogado. Isso porque, com a edição da Lei Federal nº 11.416/2006 (que instituiu o Processo Judicial Eletrônico – PJe), todos os atos processuais passaram a ser impulsionados eletronicamente, ou seja, por meio de documentos digitais.

Dessa forma, petição inicial, contestações e os próprios atos ordinatórios dos servidores públicos passaram a ser feitos eletronicamente, colocando data para o fim do papel na justiça brasileira.

Atualmente, em alguns ramos da justiça (como a trabalhista), os autos físicos já são minoria; estamos falando em varas do trabalho que estão perto de se tornar “paperless”. É por isso que não é exagero dizer que a assinatura digital atualizou o Direito.

ME e EPP

Mas não foi somente o judiciário que tornou obrigatória a assinatura digital. Desde 2018, o certificado digital passou a ser indispensável para microempresas e empresas de pequeno porte na emissão de notas fiscais (a NF-e).

Essa regra vale para organizações que adotam os regimes tributários Lucro Real ou Lucro Presumido. Também vale para todos os CNPJs enquadrados no Simples Nacional que possuem 3 ou mais funcionários.

Somente o Microempreendedor Individual (MEI) está dispensado dessa imposição, podendo, entretanto, modernizar processos com a assinatura digital se assim desejar.

Profissionais da contabilidade

A “contabilidade digital” é realidade já há alguns anos no Brasil. Desde meados dos anos 2000, a Receita Federal e os demais órgãos de controle empenharam-se em substituir, gradualmente, formulários em papel por sistemas fiscais como SPED Contábil/Fiscal e e-CAC. E isso mudou radicalmente a forma de fazer contabilidade no país.

Atualmente, quase todas as obrigações tributárias são cumpridas “on-line”, o que exige, evidentemente, a autenticação do subscritor/contribuinte por meio da assinatura digital.

Onde é possível usar o certificado digital?

O que não é obrigatório não significa que é proibido. Aliás, em um momento em que o mundo dos negócios exige velocidade, não faz mais sentido movimentar procedimentos e processos da mesma forma que se fazia em 1800, concorda?

Pois é, assinar contratos, declarações e recibos à caneta não encontra explicação na realidade em que vivemos. A era da pena e do papiro já ficaram para trás, dando espaço a um momento em que falamos de Big Data, Internet das Coisas (IoT), drones, impressoras 3D e realidade aumentada.

Mas como pensar em levar tudo isso à sua empresa se um simples contrato com um fornecedor demora dias para entrar em vigor — por conta da coleta de assinaturas, reconhecimento de firma, entrega de vias etc? Para fincar a bandeira da transformação digital em sua organização, é preciso dar o primeiro passo. E ele atende pelo nome de “assinatura digital”.

Você pode usar o certificado digital para dar mais velocidade aos seus processos diários, e isso vale desde uma indústria de base a um pequeno consultório dentário.

Tomando o exemplo de um consultório médico, imagine o tempo economizado pelos profissionais quando substituem as receitas escritas diariamente em papel, os atestados manuais e os formulários preenchidos à mão por documentos pré-preenchidos, emitidos com pouca digitação, assinado digitalmente e sem necessidade de nenhuma impressão?

Em resumo, você pode usar a assinatura digital para a tramitação de diversos documentos, desde que ambas as partes possuam o certificado digital ICP Brasil. O que na maioria das vezes inviabiliza o projeto e por isso muitas empresas optam apenas pela assinatura eletrônica. Mas caso você e seus stakeholders possuam certificado, abaixo segue uma lista dos seguintes documentos:

  • contratos;
  • petições;
  • laudos;
  • atas;
  • atestados;
  • certidões;
  • declarações;
  • receitas médicas;
  • entre muitos outros documentos.

Qual o passo seguinte da assinatura digital?

Perceba que a assinatura digital está presente em inúmeras esferas da vida de pessoas físicas e jurídicas.

Atos em sistemas judiciários, autenticação em correios eletrônicos, validação de subscrição em documentos públicos como RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), entrega de Declaração de Ajuste Anual de Imposto de Renda (DIRPF): em todas essas ações está implícita essa forma moderna de assinatura (ainda que você não perceba).

E, preste atenção nisso, o próximo órgão a ser chacoalhado pela força da evolução tecnológica é o tabelionato. Até porque a assinatura digital substitui plenamente o reconhecimento de firma na maior parte dos atos da vida civil.

Mas como fazer uma assinatura digital?

O primeiro passo é ter/comprar (custos variam de 250 reais até 600 reais) um certificado digital. Existem 2 tipos de certificado, o A1 (armazenado direto no hardware, com validade de 1 ano) e o A3  (armazenado em uma mídia criptográfica, que pode ser um cartão ou um token, com validade de 1 a 3 anos).

Já começam a circular no mercado certificados digitais em nuvem (A3), por meio dos quais é possível assinar documentos a partir de um celular, sem a necessidade de qualquer mídia física. Seja qual for o tipo, você pode adquirir um certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora (AC).

Uma vez que você tenha o certificado digital em mãos, torna-se possível assinar seus documentos com extrema facilidade. Confira o nosso  teste grátis e realize uma assinatura digital de qualquer documeto.

Em programas governamentais

A assinatura digital é obrigatória em diversos procedimentos feitos junto a sistemas da Receita Federal, assim como na realização de atos processuais na maior parte dos tribunais brasileiros, por meio do Processo Judicial Eletrônico – PJe. Esses sistemas já possuem botões de assinatura integrados, os quais “chamam” seu certificado digital e permitem a inserção de senha.

Em navegadores como Google Chrome/Firefox

De forma geral, os navegadores não permitem acesso direto às chaves presentes nos certificados digitais. Isso quer dizer que não é possível fazer uma assinatura no Google Chrome/Firefox?

Não, é perfeitamente possível. Mas neste caso você vai precisar de um Agente de Assinatura da DocuSign, uma solução baseada no download de uma extensão de browser e de uma aplicação nativa (DocuSign PKI), adaptações simples cujo objetivo é fazer a ponte entre navegador e certificado.

Após a instalação da extensão no navegador (durante o download da aplicação nativa), a plataforma DocuSign verificará se o Java está instalado. Uma vez que todos esses 3 itens estejam devidamente baixados (você confere aqui mais detalhes sobre onde baixar essas extensões/aplicações), será aberta uma caixa de diálogo do Agente de Assinatura. Basta clicar em “continuar”.

Em seguida serão listados todos os certificados encontrados em seu computador. Você seleciona o certificado que deseja, insere a senha (PIN) e pronto! Agora você já pode assinar digitalmente na internet e controlar seus documentos por meio da plataforma de gerenciamento de transações digitais DocuSign! Tudo de forma rápida, prática e em extrema segurança!

Em documentos de formatos diversos

Particularizando a situação do browser, pode acontecer também de você simplesmente receber uma planilha do Excel ou aquele documento do Word (por e-mail) para ser autenticado de forma direta. Isso é possível? Sem dúvidas, e é inclusive bastante fácil.

Você pode aplicar a assinatura digital sobre documentos em formatos diversos, como os que possuem extensões .doc e .xls (respectivamente, Word e Excel, ambos da Microsoft) ou .odt e .ods (Writer e Calc, ambos distribuídos pelo LibreOffice).

Vale lembrar que para a maioria das finalidades, a assinatura eletrônica já cumpre as funções legais de autenticação. Se for este o caso, basta fazer o upload do documento na plataforma DocuSign, indicar o local da firma e assiná-lo eletronicamente. Mas se for preciso usar a assinatura digital, a DocuSign também aceita e checa a validade do seu certificado antes de concluir a assinatura.

Mas se quiser utilizar seu certificado digital, também é possível.

O caminho para essa chancela é semelhante ao descrito no tópico anterior. A DocuSign utiliza envelopes (conjunto de documentos) para remessa de arquivos aos destinatários e você pode assinar esses envelopes com seu certificado digital ICP-Brasil, de forma fácil e prática você consegue assinar seus documentos autenticando com o certificado digital brasileiro ou inclusive de outros páises. E tudo isso sem um custo extra. 

Uma vez que haja algum documento aguardando sua assinatura, você receberá um e-mail com um link para que o navegador faça a abertura do documento. No caso de navegadores como Google e Firefox, o download da extensão DocuSign e da aplicação nativa DocuSign PKI, juntamente com a presença do Java em sua máquina (conforme descritos no tópico acima), já são requisitos suficientes para que que o Agente de Assinatura liste todos os seus certificados digitais.

Escolha o certificado e então se abrirá a caixa de diálogo destinada à inserção de senha. Prontinho, sua autenticação digital será aposta em seus documentos! Para saber mais assista ao vídeo abaixo (em inglês)

Remote video URL

 

Qual a lei que garante a validade jurídica da assinatura digital?

A validade jurídica da assinatura digital é assegurada há quase 20 anos. A lei-base para essa regulamentação é a Medida Provisória 2.200/2001-2, que instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil, e ainda está em vigor:

Art. 1º Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

O §2º do art. 10 da mesma Medida Provisória estende essa validade jurídica não somente à assinatura digital, mas também a outros meios computacionais de autenticação, como a assinatura eletrônica por senha:

§ 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Há ainda outros normativos que ratificam a validade da assinatura digital setorialmente, como a Circular nº 277 da Superintendência de Seguros Privados (SUSEP), que confirma a validade jurídica da assinatura eletrônica nos contratos de seguro, bem como a Circular nº 3.234 do BACEN, que autoriza a assinatura digital nos contratos de câmbio.

Em resumo, a legislação é abundante em autorizações para uso desse modelo de autenticação e, por todas as vantagens apontadas neste artigo, muitas empresas e cidadãos já começam a adotar essa forma dinâmica de dar andamento em processos e ações da vida civil.

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