Como facilitar o processo de assinatura de documentos internos?

Assinatura de documentos internos

Como sabemos, a otimização de processos sempre foi uma prioridade importante para a atuação das empresas. No entanto, sob esse aspecto também é importante observar o impacto da pandemia de 2020 no ambiente corporativo - visto que foi um grande catalisador para a modernização de todo o mercado. Elaboramos um conteúdo especial para esse momento.

Afinal de contas, como agilizar a assinatura de documentos internos? Você perceberá com esta leitura que esse é mais um processo que pode ser drasticamente aprimorado com o uso da tecnologia. Acompanhe.

Qual a importância de otimizar a assinatura de documentos internos?

Em um primeiro momento, é importante esclarecer o que caracteriza a assinatura de documentos internos. Como você provavelmente sabe, a rotina de uma empresa exige a assinatura de termos, acordos, autorizações e uma série de outros aspectos fundamentais à fluidez operacional do negócio.

Diariamente, uma empresa pode lidar com uma série de documentos que exigem alguma forma de crivo e autenticação, como aprovações de compras, validações de contratos pelo departamento jurídico, alteração de benefícios, entregas de novos dispositivos aos colaboradores e muito mais.

É nesse cenário que surge a necessidade de soluções práticas, intuitivas e com validade jurídica para a assinatura de documentos internos. Inclusive, aqui, podemos fazer uma comparação breve entre dois modelos operacionais. No primeiro, a empresa atua de maneira manual e tecnologicamente antiquada. Já no segundo, emprega-se a tecnologia e a digitalização.

Assinatura à caneta

A empresa do primeiro cenário é aquela que ainda imprime e utiliza assinaturas à caneta para a autenticação de todos os documentos. Apesar de ser uma prática tradicional no mercado, esse modelo apresenta uma série de problemas, como:

  • maior custo operacional com impressões, motoboys, cartórios, ociosidade e armazenamento;
  • fragilidade jurídica de uma assinatura destoante do documento de identificação;
  • lentidão para a coleta das assinaturas, sobretudo, durante o trabalho remoto;
  • vulnerabilidade dos documentos, que precisam ser arquivados fisicamente;
  • maior probabilidade de erros.

Como pode notar, a empresa desse exemplo fica exposta a vários riscos operacionais. Com a fragilidade e morosidade das assinaturas físicas e dos processos pouco informatizados, as relações com fornecedores, funcionários e demais departamentos fica bastante fragilizada.

Assinatura eletrônica

É nesse sentido que vale apresentar a empresa do segundo exemplo — a que optou pela modernização. Atualmente, com uma boa plataforma de assinaturas eletrônicas, toda a operacionalidade de leitura, assinatura, autenticação e proteção dos documentos pode ser digitalizada.

Assim, a empresa desse cenário consegue contornar todas as vulnerabilidades operacionais apresentadas no exemplo anterior:

  • diminui custos, levando assinatura, armazenamento e autenticação para a esfera digital;
  • aumenta a segurança com o armazenamento dos documentos na nuvem;
  • garante a validade jurídica das assinaturas realizadas eletronicamente;
  • diminui a probabilidade de que equívocos passem despercebidos;
  • promove velocidade à coleta das assinaturas.

Como facilitar esse processo?

A modernização desse processo está ligada ao investimento em tecnologia. Por isso, a melhor forma de colher os benefícios dessa transformação é adotar uma boa plataforma de assinaturas eletrônicas — que seja capaz de atender a todas as necessidades desse problema.

Felizmente, hoje em dia, esse custo já é compatível com a realidade de todas as empresas no mercado. Inclusive, é por isso que a contratação desse tipo de ferramenta pode ser vista como um investimento, pois o retorno financeiro fica evidente por meio da redução de custos. 

Agora, vamos esclarecer como uma plataforma de assinaturas eletrônicas pode revolucionar esse processo na sua empresa. Sem sombra de dúvidas, o primeiro ganho a ser observado será na forma da agilidade operacional — ou seja, diga adeus às impressões, carimbos, assinaturas, vistos e transporte.

Para quem não sabe como fazer uma assinatura eletrônica, nós garantimos, é absolutamente simples. Em uma plataforma como a da DocuSign, bastam poucos cliques para que a assinatura seja incluída sobre o documento, notificando a todos os envolvidos na etapa de autenticação.

Com a operação eletrônica, a coleta de assinaturas é drasticamente aprimorada. Na realidade, a evolução operacional é de praticamente uma ordem de grandeza. Com o DocuSign eSignature, até 82% dos acordos são concluídos em menos de um dia, enquanto 49% são finalizados em menos de 15 minutos.

Além disso, há a estimativa de que é possível economizar uma média de até US$36.00 por contrato. Tecnicamente, isso é possível ao evitar os demais custos diretos e indiretos que seriam realizados na ausência da automação digital, com logística, armazenamento e autenticação.

Por que contar com a ajuda da DocuSign?

Chega o momento de saber como nós podemos resolver o seu problema. Primeiro, é importante que você nos conheça. A DocuSign é uma empresa tecnológica com mais de 17 anos de mercado — tempo em que construiu uma trajetória de excelência no campo da autenticação digital.

Somos a principal referência no ramo, com centenas de milhões de usuários em todo o mundo, tanto corporativos quanto civis. Atualmente, sete das dez maiores empresas de tecnologia do mundo adotam as nossas soluções de autenticação e gestão de documentos.

O mesmo vale para 18 das 20 maiores farmacêuticas globais, 10 das 15 maiores empresas financeiras e mais de 800 agências governamentais espalhadas por todo o mundo. Sendo assim, a nossa maior bandeira de competência e reputação é, justamente, a confiabilidade e o porte dos nossos clientes.

Entre as nossas várias soluções de autenticação, integração, gestão e pagamentos — que você pode conferir na suíte Agreement Cloud — o destaque fica para o DocuSign eSignature.

Essa é a nossa plataforma para que você possa gerenciar os seus documentos, assinaturas e etapas inerentes a esse processo, como o envio e acompanhamento da colaboração de cada um dos envolvidos. De tão simples, intuitiva e funcional, essa solução conquistou o mercado global.

Como pode notar, nós estamos estrategicamente posicionados para colaborar na modernização da sua empresa. Com isso em mente, oferecemos um período de testes gratuito para as empresas que desejam conhecer nossas ferramentas — sem custos ou compromissos.

Então não perca a oportunidade de agilizar a assinatura de documentos internos na sua gestão. Basta acessar nossa plataforma e experimentar nossas soluções gratuitamente por 30 dias, sem a necessidade de informar cartões de crédito — confira!

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