Como a cidade de Palm Springs otimizou seus processos de compras com o DocuSign eSignature

Atividades de compras e contratação podem sobrecarregar os governantes de cidades americanas, que têm a tarefa de adquirir recursos que viabilizem uma ampla gama de esforços operacionais que são fundamentais para o atendimento das necessidades dos cidadãos. 

Seja na aquisição de serviços e soluções voltados à segurança pública e às obras públicas, ou em processos de nova contratação e gestão de pessoal, contratos e acordos estão na base de todos esses esforços. No entanto, fluxos de trabalho baseados em papel dificultam o cumprimento efetivo e rápido dessa missão. 

Felizmente, a tecnologia de assinatura eletrônica pode transformar os esforços de contratação e compras, eliminando processos baseados em papel que são trabalhosos, ineficazes e ineficientes. 

Shonte Eldridge, diretora sênior da DocuSign para estratégia e soluções de governos estaduais e locais, recentemente reuniu-se com Kim Baker, gerente de compras e contratação de Palm Springs, para ouvir a perspectiva dela sobre como o DocuSign eSignature transformou as operações de compras da cidade.

Há bastante tempo, Baker defende e utiliza o eSignature para todas as soluções de contratação e compras da cidade, com o objetivo de oferecer o melhor atendimento ao cliente a todos os departamentos. 

Veja a seguir alguns destaques e comentários dessa conversa. 

Às vezes, implementar novas tecnologias e processos de negócios pode ser difícil. Qual a abordagem foi utilizada para ganhar adesão?

Baker falou sobre como a pandemia de COVID-19 catalisou o uso do eSignature para minimizar interrupções em operações, especialmente no momento em que muitos funcionários rapidamente passaram a trabalhar em home office.

"Quando a pandemia chegou, fomos um dos departamentos que foram considerados essenciais e que tiveram de permanecer na prefeitura", disse Baker. "Comecei a estudar como manter as operações do governo em funcionamento. Fui ao departamento de TI e disse que havia chegado a hora de implementar uma plataforma essencial."

Lá, ela obteve rapidamente a ajuda do diretor de TI da prefeitura, que tornou a implementação e o uso do eSignature uma prioridade máxima. 

Além disso, era importante que o escrivão e a secretária municipais tivessem visibilidade de todos os contratos, no intuito de manter os registros para fins de transparência pública. Caso contrário, não seria possível atender precisamente às solicitações dos cidadãos para acesso aos registros públicos. 

"Muitos contratos não passavam pela secretária municipal, por isso ela não sabia quais contratos estavam sendo assinados", acrescentou Baker. "No entanto, com o eSignature, ela tinha conhecimento de cada contrato que estava sendo assinado e podia monitorar oficialmente esses registros."

Fazer com que os funcionários usem a nova tecnologia pode ser desafiador. Qual foi o segredo para ajudar os funcionários e adotar o eSignature? 

Depois que a solução foi implementada, fazer com que os usuários treinados usassem o eSignature foi muito fácil para a cidade de Palm Springs. 

"Literalmente, foram necessários apenas 30 minutos para nosso treinamento", conta Baker. "E quando todos nós fomos para o home office, não perdemos o ritmo, pois já estava tudo configurado. Também elaboramos rapidamente um conjunto de planilhas de instruções, e toda a minha equipe se adaptou extremamente bem a ela."

Isso dissipou o mito de que funcionários têm medo da mudança que ocorre quando inovações são adotadas. 

"No início, eles tiveram algum receio, mas assim que viram como era fácil usar a solução, perceberam que não havia nada a temer", lembra Baker. "Foi necessária apena uma página de instruções para entrar, configurar e encaminhar contratos com sucesso pelo sistema. Agora, eles não precisam mais percorrer toda a prefeitura para obter as assinaturas de seus contratos. Os funcionários conseguem fazer tudo no conforto da própria mesa. Até mesmo as pessoas que não se sentem à vontade com tecnologia, entenderam rapidamente o processo após o primeiro uso."

A solução também possibilitou que Baker e sua equipe encaminhassem um alto volume de documentos que eram necessários para o trabalho no ambiente virtual.

"Conseguimos ser ainda mais eficientes do que éramos antes quando trabalhávamos no escritório, porque usamos as ferramentas eletrônicas certas para manter nosso trabalho funcionando", confirma Baker. "Também conseguimos reduzir o tempo de processamento para obtenção das assinaturas."

Diversas partes estavam envolvidas no processo completo de compras. Desde a implementação do eSignature, qual foi a maior mudança que você percebeu nas operações do departamento de compras e na experiência dos funcionários?

Palm Springs obteve um significativo aumento nas eficiências gerais ao reduzir o tempo necessário para encaminhar e gerenciar contratos. O departamento viu o tempo de resposta para obtenção de um contrato assinado passar de duas semanas para 24 horas. 

A solução também permitiu que a autoridade responsável pelos registros, o escrivão municipal ou o procurador da cidade, estivesse sempre informada sobre a entrada e armazenamento de cada contrato nos registros municipais. 

Em termos da experiência do usuário final, o eSignature foi totalmente adotado pelos fornecedores, desmentindo o mito de que eles não teriam a tecnologia necessária. Em vez de lidar com contratos em papel que às vezes eram ilegíveis ou manchados de café, agora eles podem assinar os contratos onde quer que estejam sem precisar de impressora, máquina de fax ou escâner.

"Nossos fornecedores não tiveram nenhuma dificuldade", conta Baker. "O processo foi muito fácil para fornecedores de todos os níveis, independentemente do nível de uso de tecnologia que tinham. Eles não tiveram nenhum problema para acessar o sistema. Bastou um smartphone, porque não havia necessidade de um computador sofisticado e eles não precisavam ser experts em tecnologia."

Por que escolher a DocuSign para contratação e compras?

Quando se trata de contratação e compras em um governo, o DocuSign eSignature facilita a assinatura e o encaminhamento eficientes de grandes volumes de documentos para as partes apropriadas. Trata-se de um produto simples de usar, e é necessária uma quantidade de tempo mínima para treinar os funcionários no uso da solução.

Para saber sobre como a DocuSign pode ajudar a sua área de compras fale com um dos nossos especialistas.

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