Não importa mais se a empresa é privada ou agenciada pelo poder público – as estratégias de automação e tecnologia de processos já se tornaram uma exigência no mercado mundial. É justamente aí que chegamos ao tema: documentação digital e assinatura eletrônica.

Diante do grande crescimento dessa tendência, consideramos que o principal pilar para a gestão eficiente desses dados é a equivalência, ou seja, quando adotamos um método baseado em validação segura e capaz de atender às exigências da legislação brasileira. Mas e você? Saberia dizer como isso pode agregar valor para o setor de vendas da sua empresa?

Para esclarecer essa abordagem, a equipe da DocYouSign preparou um guia com os principais benefícios da assinatura eletrônica. Venha aprender mais e revolucionar sua atividade!

Introdução à assinatura eletrônica

Basicamente, quando aderimos às cláusulas de um contrato ou enviamos um projeto importante para os clientes, percebemos como a assinatura é um elemento indispensável para validar a identidade de cada sujeito. Além disso, essa técnica ainda evita que alguém tente se passar por você e proporciona segurança para quem recebe o documento.

A mesma lógica foi transmitida para o meio virtual, já que a expansão tecnológica mudou completamente a forma com que as empresas executam as atividades diárias. Sendo assim, as assinaturas eletrônicas são o uso da tecnologia para formalização de um contrato eletrônico, identificando e validando sua integridade.

Assinatura eletrônica x assinatura digital

Apesar da similaridade dos termos, cada um tem um significado específico. Enquanto a assinatura eletrônica é o gênero referente a todos os métodos utilizados para assinar um documento virtual, a assinatura digital é uma espécie de assinatura eletrônica que requer o uso de certificado digital e utiliza criptografia para aferir a origem e a integridade do documento.

Para compreender melhor os conceitos, leia nossa postagem sobre o tema e elimine todas as dúvidas.

Legalidade dos serviços

Essa é uma das principais dúvidas de novos usuários da tecnologia de assinatura eletrônica: a legislação brasileira aceita documentos identificados por ela? Saiba que essa tecnologia é totalmente aceita e tem plena validade jurídica, não apenas no Brasil, mas em quase todos os países do mundo. Para saber mais detalhes baixe o parecer jurídico do escritório Opice Blum sobre a nossa ferramenta

No território nacional, a regulamentação é apresentada, na maior parte, pela Medida Provisória 2.200-2 de 2001. Diversos países e regiões também possuem normas específicas para o tema, como é o caso do Canadá, Estados Unidos, União Europeia e até a Comissão de Leis de Comércio das Nações Unidas.

Por fim, ressaltamos que a receptividade para o uso da tecnologia só aconteceu por conta da proposta de qualidade e segurança que a assinatura eletrônica oferece. Além de tudo, seu uso é global, ou seja, um documento assinado no Brasil tem validade reconhecida em qualquer país que adote a assinatura eletrônica.

Uso no setor de vendas

O ambiente comercial é extremamente dinâmico, sobretudo para aqueles setores que desempenham a atividade de vendas. Mas você sabe como a assinatura eletrônica pode ser encaixada nesse contexto?

É evidente! Tome como exemplo as imobiliárias e administradoras de condomínio. É necessário dispor de uma equipe preparada para gerenciar um grande número de documentos, como contratos de aluguel, laudos de vistoria de imóvel e notificações. Nesse contexto, quase sempre é preciso autenticar cada assinatura tradicional em um cartório de notas, o que implica em altos custos de tempo e dinheiro.

Isso deixou de ser um problema com a assinatura eletrônica. Cada documento passou a ser enviado pela internet e com a mesma – se não maior – confiança e legalidade exigida para uma gestão de qualidade. Essa mesma lógica também é aplicável em qualquer outro tipo de atividade.

Otimização dos custos

Existem inúmeras possibilidades de utilização da assinatura eletrônica para reduzir custos no setor de vendas. Confira algumas oportunidades:

  • Conscientização ambiental – redução dos gastos com papel.
  • Economia com deslocamentos e tempo (motoboy, envio, dentre outros)
  • Administração automatizada de todos os documentos – economia de tempo e infraestrutura, além de melhora na experiencia do cliente.
  • Antecipação de receita.
  • Integração com os sistemas atuais da empresa.

Apesar de tudo, é importante entender que os benefícios financeiros vão variar bastante de um setor de vendas para o outro. Sendo assim, a ideia é focar nos pontos gerais, como o índice de conversão dos contratos ou otimização da logística dos documentos. Você pode fazer uma avaliação básica e contatar profissionais especializados para o acompanhamento das demandas da empresa / listagem dos benefícios financeiros.

Se inspire com o case da empresa Vindi!

Aumento da produtividade

O trabalho fica estagnado por conta de tanta burocracia? Talvez sua empresa não tenha direcionado os investimentos para as tecnologias corretas. Como citamos, a burocracia é um grande problema para qualquer atividade, portanto, a dica é acompanhar as tendências do mercado e assimilar o que pode agregar valor para as operações de vendas.

Essa é a promessa da assinatura eletrônica: os procedimentos são feitos via plataformas e ferramentas, que criptografam os dados e validam em poucos segundos um documento ou arquivo. Isso faz com que a equipe de venda possa focar todos os esforços para a atividade fim, melhorando a produtividade e comportando o nível de exigência do mercado atual.

Quem oferece esse serviço?

Por se tratar de uma solução, que trabalha com tecnologia de ponta e ainda precisa garantir a segurança – jurídica e operacional – de cada documento, algumas empresas especializaram seus serviços para dar dedicação exclusiva ao fornecimento de assinaturas eletrônicas e Digital Transaction Management (em português: Gerenciamento de transações digitais).

Ademais, se você quer esses benefícios no setor de vendas da sua empresa, não se esqueça de buscar um parceiro com reconhecimento no mercado e estar preparado para atender as necessidades dos consumidores.

Resultados diretos

As reduções de custos operacionais, agilidade nos processos e aumento da produtividade da equipe de vendas não estão assim tão distantes da sua realidade. Se você precisa entregar bons resultados para os investidores e gostaria de antecipar os lucros, talvez seja a hora de investir em tecnologias de assinatura eletrônica!

E então, leitor? Quer assinar seus documentos a qualquer hora, em qualquer lugar e por qualquer dispositivo? Entre em contato com a equipe da DocYouSign e descubra o que preparamos para você! Ou se preferir acesso nosso Free Trial e use a plataforma de graça por 1 mês.

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