Como sua empresa faz gestão administrativa no dia a dia? Desprezada por muitas PMEs, a organização de processos é crucial para o crescimento do negócio, especialmente em um país de extrema burocracia como o Brasil.

Só com o cumprimento das obrigações tributárias, estima-se que as corporações gastem, em média, 2.600 horas por ano. São funcionários elaborando planilhas, outros revisando documentos, ainda outros arquivando recibos… isso tudo apenas na seara contábil.

Nesse contexto, a assinatura eletrônica vem ganhando força no país, tanto pela redução de custos quanto pelo aumento de produtividade e diminuição do ciclo de tramitação de documentos que ela pode oferecer.

Mas como essa assinatura, na prática, pode fazer a diferença em uma pequena e média empresa? Confira agora alguns casos práticos que explicam por que sua companhia precisa implementar esse recurso como base de sua transformação digital!

História de sucesso em assinatura eletrônica para PMEs

De acordo com um estudo estatístico recente do Banco Mundial (chamado “Doing Business”), o Brasil figura na indecorosa 1ª posição entre as nações em que se leva mais tempo para preparar um documento (1.958 horas anuais). E quem é empreendedor conhece bem esses números na prática.

São dias elaborando um simples contrato de prestação de serviços. Se houver mais de uma parte envolvida (e cada uma delas estiver em um ponto diferente da cidade), será necessário designar um motoboy para colher cada assinatura (essa fase de coleta, por si mesma, pode demorar dias).

Depois de tudo assinado, ainda é preciso levar as vias no cartório onde cada interessado tem firma aberta e, por fim, chamar novamente o motoboy para entregar cada versão autenticada. Complicado, não? Pois é, toda essa tramitação pode ultrapassar os 30 dias, o suficiente para uma companhia perder um bom negócio. E isso se estiverem todos na mesma cidade, imagina quando a outra parte está em um estado diferente?

Quem compreendeu essa sistemática foi a Vindi, plataforma de pagamentos recorrentes criada em 2013 e que sofria com seus processos administrativos: a empresa gastava mais de 3 dias para assinar contratos, tinha problemas de extravio de arquivos e o tempo para que os clientes começassem a usar os serviços poderia chegar a 15 dias. Algo precisava ser replanejado e isso passaria necessariamente pela assinatura eletrônica.

A empresa adotou então uma solução de alta tecnologia em gestão de documentos eletrônicos, não demorando muito para colher os frutos desse investimento:

  • redução de 67% no tempo de assinatura de contratos;
  • 25% dos negócios (que demoravam 3 dias para serem fechados) passaram a ser consolidados em menos de 1 hora;
  • o tempo de início de uso da plataforma foi reduzido em quase 50%.

Essa é a diferença que faz uma assinatura eletrônica para PMEs. Mas os benefícios vão além. Veja a seguir.

1. Redução drástica dos custos administrativos

Migrar da assinatura manuscrita para a eletrônica implica em mais do que velocidade. Há toda uma cadeia produtiva que será direta ou indiretamente impactada. Um exemplo é que assinar documentos em nuvem tira a necessidade de fazer impressões; essa mudança, por sua vez, reduz o custo com cartuchos, canetas, resmas, compra e manutenção de periféricos.

Além disso, assinar documentos à mão gera a obrigação de criar uma complexa sistemática de gestão de arquivos físicos, o que deságua em mais custos: caixas-arquivo, locação de salas, contratação de funcionários (que ficarão presos a atividades burocráticas), entre outros problemas.

Veja que a assinatura tradicional é o ponto de partida para um ecossistema de burocracia que sangra a empresa silenciosamente. A assinatura eletrônica para PMEs põe fim a esse círculo vicioso.

2. Mais agilidade na tramitação e gestão de documentos

De acordo com a ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos), o profissional brasileiro perde cerca de 2 horas diárias para encontrar papéis importantes. Além disso:

  • estima-se que as empresas gastem em torno de US$ 20,00 para arquivar cada documento, US$ 120,00 para localizá-lo após ser arquivado e assustadores US$ 220,00 para recriá-lo, caso seja perdido;
  • em média, um arquivo é xerocado, impresso ou escaneado 19 vezes (40% das impressões são desnecessárias).

3. Sinalização de respeito às questões socioambientais

Já ouviu falar em reputação digital? Pois em uma era em que quase todos os dados dos clientes passam pela internet e que as redes sociais têm um poder incrível de disseminação da imagem empresarial, ser bem visto pelo consumidor é muito mais importante para o sucesso do negócio do que em décadas passadas.

E nesse momento de intensas discussões sobre a necessidade de pensar as relações produtivas de forma sustentável, transmitir uma imagem de respeito aos temas ambientais ajuda sua organização a crescer e a fidelizar clientes. Segundo pesquisas, 95% dos brasileiros preferem consumir produtos ou serviços de empresas sustentáveis.

Com a assinatura eletrônica, as PMEs abrem a possibilidade de eliminar 100% do fluxo de papéis na organização, tornando-se empresas paperless, alinhadas com a preservação florestal e dispostas a inovar minimizando impactos no ecossistema.

4. Maior segurança jurídica

Desde 2002 a assinatura eletrônica tem o mesmo valor jurídico de uma assinatura manuscrita (a firma chancelada via certificado digital substitui, inclusive, o reconhecimento cartorário). A legislação que garante essa equiparação é a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que permanece em vigência até o dias de hoje, uma vez que, à época, não havia prazo máximo para conversão das MPs em lei.

Essa legislação foi o prenúncio para o surgimento de outros normativos que ratificam o tema. Um deles é a Resolução 294 da Superintendência de Seguros Privados (Susep), que permite a comercialização remota de produtos mediante assinatura eletrônica, bem como a Circular SUSEP nº 489/2014, que trata da assinatura digital nas operações de capitalização.

Outro texto que corrobora a legalidade dessa autenticação vem da Lei 11.419/2006, que institui os meios eletrônicos de tramitação processual. Essa norma regulamenta a petição eletrônica e cria as bases para o Processo Eletrônico Judicial (PJe). Uma rápida pesquisada na web e você encontrará uma diversidade incrível de outros ordenamentos que também dão guarida a essa forma de autenticação moderna.

Além de ter a mesma validade de uma assinatura à caneta, a firma eletrônica mitiga as possibilidades de fraudes, comuns na autenticação manuscrita. O nível de segurança de dados é tão alto que a simples tentativa de alteração posterior já é suficiente para “quebrar” uma assinatura digital (que usa chaves criptográficas e um sistema de algoritmos único para cada documento), ou seja, quase impossível de se alterar.

Vale lembrar também que a assinatura via certificado digital (uma das modalidades de autenticação eletrônica) é utilizada atualmente como meio obrigatório para emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e). Trata-se, portanto, de um caminho sem volta em direção à era dos negócios digitais.

5. Melhora na experiência do cliente

Os contratos de locação de imóveis são exemplos do efeito que a assinatura eletrônica pode ter nas PMEs. A necessidade de autenticar a firma de locador, locatário, gestor da imobiliária e até de testemunhas fazem desse rito um verdadeiro calvário, com longos dias de tramitação. Com a firma eletrônica, todo esse ciclo pode ser iniciado e encerrado no mesmo dia, um ótimo exemplo é a QuintoAndar, que já utiliza a assinatura eletrônica para os contratos de locação.

O procedimento é bastante simples: uma plataforma de gestão de documentos eletrônicos permite que o primeiro signatário autentique e marque os campos a serem firmados pelos demais interessados. Imediatamente, um alerta é disparado a todos os envolvidos e… pronto! Mesmo que cada parte esteja em um ponto distinto da cidade, um contrato como esse pode ser concluído em poucas horas, aprimorando significativamente a experiência do cliente.

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