A comunicação com o cliente, desde sempre, é uma das ações mais importantes que as empresas têm que realizar diariamente. É uma responsabilidade ainda mais severa quando envolve contratos, assinaturas e comprovantes de entrega da notificação.

Feito à moda antiga, com papelada enviada pelo correio, o processo sempre foi frágil, permeável a mal-entendidos que geram reclamações, desgaste no relacionamento e têm potencial para levar as partes à Justiça. E, para piorar, ainda custa caro pelas despesas com postagens, impressão e papel.

A solução para essas deficiências é a informatização na troca de informações. Atualmente, é possível digitalizar os papéis e as assinaturas e enviar os documentos por um e-mail válido juridicamente. Recusas de risco das seguradoras ou notificação de não pagamento da fatura, por exemplo, podem ser remetidas e recebidas de imediato, por pessoas em qualquer lugar do planeta. Toda a formalização leva minutos e custa muito barato. Não tem sentido continuar fazendo como antigamente.

Outra ação frequente para empresas é a necessidade de obter comprovantes dos comunicados com os clientes, sobretudo para solicitar documentos. A empresa pode fazer as notificações por e-mail automatizando as respostas e construindo um banco de dados para gerenciamento de toda a troca de mensagens que serve como prova das ações.
É importante ressaltar que esses e-mails têm a mesma validade de uma carta registrada, com as vantagens de ser mais ágil, seguro e barato. Neste caso, a DocYouSign oferece a tecnologia “Email Comprova” que proporciona todos esses avanços.

Em média, a informatização da comunicação com o cliente resulta em economia de 80% nos custos de todos os trâmites. Além disso, o modelo ainda favorece normas de compliance, pois tem recursos mais avançados para a organização e guarda dos documentos, registro das atividades e rigor com as exigências da legislação.

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