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6 benefícios da assinatura eletrônica para sua empresa!

A assinatura eletrônica é um mecanismo que coleta evidências eletrônicas para comprovar a autoria de um documento. Esse formato de confirmação utiliza os mais variados meios virtuais, desde criptografia, login e senha, sms e etc para, ao final, inserir um símbolo, notação ou imagem de assinatura que representa que determinado documento foi realmente chancelado por quem diz ser seu autor. Os benefícios da assinatura eletrônica, como você verá abaixo, são diversos.

Essa assinatura envolve a geração de códigos criptográficos (mas não necessariamente precisa do uso da assinatura por certificado digital). A autenticação do usuário que vai assinar pode ocorrer com um simples login e senha, com o uso de SMS, via certificado digital, via um SSO, entre outras formas.

A assinatura eletrônica é garantida pela MP 2.200/2001-2, que ainda se encontra em vigor, mas há muitos outros normativos que ratificam a validade jurídica dos documentos confirmados eletronicamente, como o Decreto nº 8.539/2015 (uso de meios eletrônicos no processo administrativo), Resolução 4.480/2016 (abertura e encerramento de contas eletronicamente) e até o Novo CPC, que em seu artigo 441 define que “serão admitidos documentos eletrônicos produzidos e conservados com a observância da legislação específica”.

Ou seja, quanto à legalidade irrestrita, não restam dúvidas. Vamos então, a partir de agora, entender as vantagens de usar essa assinatura. Continue acompanhando!

Quais são os benefícios da assinatura eletrônica para empresas?

Se a validade jurídica da assinatura eletrônica é indiscutível, por que ainda perder tempo e correr riscos com a obsoleta assinatura manuscrita?

Assim como o computador fez a máquina de escrever perder o sentido e a câmera digital substituiu os antigos filmes fotográficos, a assinatura à caneta tende, em alguns anos, a causar estranhamento nas transações do dia a dia.

A razão está nos incontestáveis benefícios da assinatura eletrônica em relação ao procedimento manual, alguns dos quais você vai conferir abaixo.

1. Inovação ao negócio

Você tem uma imobiliária? Já pensou se fosse possível trocar a (difícil) logística das visitas por uma visualização remota, mediante fotos 360° e análises baseadas em realidade virtual/aumentada? Por fim, e se todo o fechamento do negócio fosse feito a distância, com todas as partes assinando vias eletronicamente (mediante plataforma específica)? E esta assinatura acontecendo via um dispositivo mobile, permitindo que seja assinado em qualquer lugar e a qualquer momento.

Reparou que a fusão de todas as inovações faz de sua imobiliária uma administradora digital? Trazer novas tecnologias derruba o custo de seus negócios, torna processos mais ágeis e, portanto, injeta mais competitividade em sua atuação no mercado. Essa dica vale para qualquer área que tenha papéis no processo, seja ele de RH, de vendas, da área de compras ou jurídico. Se sua empresa tem processos em papel, troque este processo por uma assinatura eletrônica e inove! Veja o Caso de sucesso da RE/Max abaixo:

2. Redução da burocracia da empresa

Uma característica marcante dos grandes players do mercado (de diversos segmentos) é o interesse permanente na implementação de novas tecnologias que reduzam burocracia e erros, ampliando a eficiência dos processos. E um dos grandes benefícios da assinatura eletrônica é justamente a otimização de todo o fluxo da organização.

O iFood, por exemplo, maior empresa de delivery pela internet do Brasil, enfrentava nítida lentidão de processos ante a dependência do papel. O representante visitava o restaurante para levar as vias do contrato, o gerente do restaurante as assinava após alguns dias, digitalizava todas as folhas e retornava o documento por e-mail.

Além dos custos com impressão, há que se considerar o tempo perdido e os constantes erros. Todo esse percalço foi resolvido com uma solução de assinatura eletrônica. A adoção da solução DocuSign auxiliou diretamente no crescimento de 237% de novas parcerias no ano de 2016 (ano de implementação).

Há muitos exemplos similares. A RE/MAX, maior rede de franquias imobiliárias em número de transações do mundo, conseguiu reduzir o tempo de assinatura de locação de até 15 dias para 24 horas. Isso foi feito trocando a burocracia dos contratos físicos pelos digitais, mediante assinatura eletrônica.

3. Aumento da produtividade da equipe

Um estudo do Gartner, feito há alguns anos, matematiza o óbvio quando relacionamos perda de produtividade e processos manuais: a produtividade de uma equipe é diretamente proporcional ao seu grau de tecnologia.

Segundo o levantamento:

  • aproximadamente 25 horas são desperdiçadas recriando documentos não digitalizados;
  • entre 10% e 12% dos documentos não são encontrados na primeira tentativa de busca;
  • 400 é o número de horas anuais, em média, que os empregados gastam procurando arquivos nas empresas.

Olhando os dados acima, imagine uma empresa totalmente analógica, de um lado, e, de outro, outra integralmente digitalizada. Consegue imaginar o abismo entre as duas em termos de produtividade?

Esse disparate é visto em muitos setores da economia, explicando muito da “seleção natural” que elimina alguns e leva outros ao domínio de mercado. Quem trabalha com vendas sabe que 1 dia a mais para o cliente pensar pode representar uma desistência de compra. Seus processos precisam, portanto, ser rápidos, precisos e cômodos ao consumidor.

A Vindi, por exemplo, plataforma de pagamentos recorrentes criada em 2013, gastava mais de 3 dias para assinar contratos, tinha problemas de extravios e o tempo para que os clientes começassem a usar os serviços chegava a 15 dias.

Ao banir a assinatura manuscrita, a empresa sentiu rapidamente os benefícios da assinatura eletrônica, reduzindo o tempo de assinatura de contratos em 67%, sendo que 25% dos negócios passaram a ser fechados em menos de 1 hora.

4. Crescimento da lucratividade

Em um levantamento recente realizado pela DocuSign sobre transformação digital, 97% dos profissionais entrevistados afirmaram que a tecnologia é uma prioridade em suas empresas. A mesma pesquisa ainda indica que 34% dos consumidores já deixaram de fechar negócios pelo extravio de contratos em papel.

Se todo o fluxo de informações circula de forma eletrônica, os erros são raros e o cliente tem comodidade para comprar 24h por dia. Com isso, o crescimento da lucratividade é consequência natural.

5. Diminuição de custos

Quando o Banco Inter incorporou os benefícios da assinatura eletrônica em seu processo de liberação de crédito, o custo médio de logística da operação foi derrubado em incríveis 75%. Essa economia acentuada se deu, por exemplo, pelo encerramento dos contratos com empresas terceirizadas de motoboys (que levavam vias de contratos a clientes PJ). Com essa redução do custo logístico, o resultado foi o imediato aumento de receitas no segmento de crédito consignado.

Há ainda que se falar da queda no custo de materiais de escritório. Se sua empresa assina tudo na nuvem, abre-se espaço para que todo o ciclo de vida dos documentos passe a ser digital, eliminando a necessidade de comprar pilhas de papel, centenas de canetas, dezenas de toners, além de caixas-arquivos e locação de espaço adicional para armazenamento. Sem contar o transporte dos documentos e o cartório, que também são eliminados com o uso da assinatura eletrônica. Como você pode ver, levar a transformação digital para dentro de sua empresa não é impor custos, e sim fazer investimentos que se refletirão em mais receitas e ampliação de sua carteira de clientes. O investimento preciso em tecnologia é a melhor forma de reduzir custos.

Veja o case da Caixa Seguradora, que evitou um gasto de R$30 milhões por ano ao implementar a assinatura eletrônica:

6. Garantia de maior segurança das informações

Dê uma olhadinha na jurisprudência sobre falsificação de assinatura manuscrita e você verá a quantidade de julgados sobre o tema. Reproduzir a grafia de uma assinatura é relativamente simples, diferentemente da geração de uma autenticação eletrônica (mediante senha, confirmações por celular, reconhecimento facial, IP do device e etc.).

Vale lembrar, entretanto, que é essencial utilizar plataformas de assinatura eletrônica de expressiva relevância no mercado, que atendam às necessidades da empresa. A DocuSign, por exemplo, foi pioneira no desenvolvimento da tecnologia de assinatura eletrônica e, atualmente, oferece a solução nº 1 de assinatura eletrônica do mundo. Possui uma série de certificados de segurança da informação e é reconhecida por mais de 500 mil clientes como a plataforma mais segura.

São mais de 200 milhões de usuários de sua plataforma de System of Agreement, baseada em nuvem, e que vai muito além da assinatura, trabalhando com a modernização de todos os processos de um contrato —  desde a preparação do documento até a assinatura, execução e gerenciamento em qualquer lugar do mundo, utilizando praticamente qualquer dispositivo.

Entre em contato conosco e saiba, na prática, como os benefícios da assinatura eletrônica podem impactar sua empresa! Ou realize um teste grátis.

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2 Comentários

  1. Vilson Pokrywieski

    outubro 7, 2019 at 7:34 pm

    Vilson POKRYWIESKI

  2. Vilson Pokrywieski

    outubro 7, 2019 at 7:34 pm

    Eu

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