Como automatizar o ciclo de vida de um contrato com a DocuSign

automatizar o ciclo de vida de um contrato A era dos negócios digitais não perdoa morosidade no fluxo de contratação. Independentemente do ramo e do porte da empresa, crescimento e afirmação no mercado passam, necessariamente, por celeridade nos processos de vendas, reposição de talentos com rapidez, acompanhamento financeiro automatizado e gestão de contratos de forma eletrônica.

O problema é que não dá para fazer isso com uma empresa “analógica”. O cliente “omnichannel” da atualidade exige mobilidade, flexibilidade e automação: em 2018, 97% dos profissionais entrevistados no estudo “Transformação Digital: o que seus clientes esperam” afirmaram que a tecnologia era prioridade em suas empresas.

Nem poderia ser diferente. A simples gestão de contratos físicos, por exemplo, acarreta perda de tempo, prazos e dos próprios documentos, algo imperdoável quando se têm, à disposição, soluções completas para automatizar o ciclo de vida dos contratos.

Se sua empresa também está em busca da transição para o universo digital, é hora de compreender por que a adoção do contrato eletrônico é o passo decisivo para a consolidação no setor. Confira!

O que é fluxo de contratação?

As empresas líderes em seus segmentos têm em comum desburocratização, rapidez no fechamento de parcerias, excelência nos processos e custos operacionais baixos (que permitem entrega de preço final mais atraente ao consumidor), varáveis positivamente impactadas pelo deslocamento dos contratos, do âmbito físico para o digital.

Para quem não está acostumado com os termos, fluxo de contratação é o conjunto de atividades sequenciais que objetivam firmar ajustes entre a empresa e um terceiro. Esses ajustes podem ser de natureza comercial (cliente assina um produto comercializado pela sua companhia), administrativa (terceirização de serviços de TI), jurídica (contratação de consultoria jurídica externa) ou mesmo pessoal (admissão de novos funcionários).

Veja que as empresas caminham ao ritmo de seus contratos, cujas fases devem fluir com rapidez para que não haja perda de competitividade em relação a concorrentes mais dinâmicos e flexíveis. Mas como ser veloz quando se depende de coleta de assinaturas manuscritas, reconhecimentos notariais, envio de vias por motoboys, entre outros processos burocráticos?

Como estruturar um fluxo de contratação no CLM?

Uma solução como a DocuSign CLM automatiza todo o ciclo de vida do contrato. Um novo contrato de admissão, de vendas ou de prestação de serviços, por exemplo, pode ser criado com extrema rapidez por meio de modelos pré-aprovados e de uma biblioteca de cláusulas que a própria empresa vai alimentando a cada novo ajuste. E todas as versões são salvas online para consultas futuras.

Em pouco tempo a organização tem ao seu dispor inúmeros modelos de contratos personalizáveis (para cada assunto), os quais podem ser preenchidos automaticamente pelo próprio sistema. Seria o caso da emissão de um contrato de locação em poucos minutos graças à importação de cláusulas-base e ao preenchimento automático dos dados pessoais de locador e locatário.

Nesse contrato, a assinatura eletrônica é fixada em apenas alguns segundos, bastando ao usuário acessar o sistema (que possui inúmeras camadas de segurança, como login/senha ou autenticação de dois fatores), clicar e arrastar assinatura, indicar onde os demais interessados devem assinar, registrar seus endereços de e-mail e clicar em “enviar”.

Feito isso, um link é automaticamente remetido aos demais signatários, que podem abri-lo e inserir também suas assinaturas. Tudo com a mesma validade jurídica de uma firma manuscrita (e sem necessidade de chancelas cartorárias).

Por fim, a empresa armazena os contratos vigentes em nuvem privada, com divisões eletrônicas de assuntos (outsourcing, clientes, admissões etc.), contando com lupas e demais recursos de busca que permitem encontrar um arquivo quase instantaneamente.

Perceba que, com o acesso a uma ferramenta de Agreement Cloud, todo o ciclo de vida do documento ocorre por via digital, sem a necessidade de impressão de uma só folha, sem perda de tempo com agentes notariais e com controle em tempo real de cada movimento do fluxo de contratação (quem visualizou, quando e onde, prazos em andamento, atividades pendentes etc.).

Como personalizar as etapas e aprovações?

Um contrato físico, em geral, é redigido a partir de documentos semelhantes já salvos no Word. O problema é que a ausência de automações e os poucos recursos interativos dos editores de texto fazem com que haja muito a ser preenchido, com quase nenhuma possibilidade de automatização.

Enquanto o documento aguarda assinaturas, muitas vezes, não há como monitorar onde estão as vias, tampouco saber por quanto tempo os documentos estão parados. E se houver prazos fixados em contrato, ou o gestor anota tudo em uma planilha, ou perderá todos os deadlines.

Para piorar, depois que o documento é assinado, cada interessado costuma ficar com uma via original, bastando um extravio para que todo o processo tenha que ser feito novamente.

O DocuSign CLM resolve todas essas imperfeições do fluxo de contratação por papel. A ferramenta permite a programação de alertas, garante o acompanhamento de todos os passos do arquivo e assegura que cada documento possa ser reproduzido inúmeras vezes mantendo sua originalidade (uma característica típica dos documentos eletrônicos).

Além disso, o sistema permite a estruturação e o controle automático de todas as etapas de negociação, vendas ou até a contratação de um funcionário, personalizando as fases e aprovações necessárias de cada responsável.

Com o DocuSign CLM, torna-se possível criar regras para cada tipo de fluxo, de modo que todas as atividades ligadas aos contratos possam ser adaptadas. Mais do que isso, é importante lembrar que a plataforma salva todas as versões dos documentos, o que é excelente para dar mais segurança e transparência às negociações.

Quais as vantagens de estruturar um fluxo personalizado?

Para um RH, que é legalmente obrigado a manter documentos diversos por muitos anos, a gestão de arquivos digitais é condição básica para uma organização eficiente.

Para além do armazenamento, a flexibilidade e a possibilidade de personalização do sistema também são fundamentais para o aumento de produtividade, já que garantem a geração de contratos em poucos minutos, importando modelos de diversos regimes de contratação e mesclando-os ao preenchimento dos dados particulares de cada contratado.

Na área de vendas, uma das vantagens da gestão de documentos eletrônicos é conseguir nutrir um histórico de negociações registrado em sistema, além de reduzir o tempo do representante comercial na apresentação de uma proposta ao cliente.

Como tudo é assinado pelo celular, um novo negócio pode ser fechado em minutos, sem lançar sobre o consumidor uma carga burocrática que pode fazê-lo desistir do negócio. As vantagens de sair do contrato físico para o fluxo de contratação digital são muitas:

  • velocidade na conclusão de parcerias;
  • redução do tempo com vaga em aberto;
  • diminuição de custos operacionais;
  • aumento na produtividade dos funcionários;
  • versionamento em nuvem de todas as alterações nos contratos (maior segurança e compliance, nos termos da LGPD).

Quem já adotou o contrato digital?

O Facebook escolheu o DocuSign CLM para migrar seus documentos para a nuvem e criar um repositório facilmente pesquisável e seguro para toda a papelada de RH. Na primeira semana de ativação, o Facebook conseguiu economizar 20 horas de gerenciamento de documentos físicos, o que equivale a um ROI 100% realizado. Depois que o DocuSign CLM foi implementado em EMEA e em outras regiões globais com a integração ao Salesforce, o tempo economizado pelo Facebook aumentou rapidamente para mais de 40 horas por semana. Com o DocuSign CLM, a equipe de RH está poupando tempo e conseguindo se concentrar no quadro geral e na empresa, novas contratações são incorporadas mais facilmente e o Facebook está expandindo seu alcance global, tudo dentro da nuvem.

Outro exemplo do quanto o papel atrapalha o fluxo de contratação pode ser dado pela iFood, empresa parceira de cerca de 116 mil restaurantes, e cujo cerne operacional depende de velocidade na conclusão e automação no gerenciamento de contratos.

Na época dos processos físicos, o representante do iFood tinha que visitar o restaurante para levar vias de contrato; o gestor do estabelecimento então assinava, digitalizava e retornava os papéis à empresa por e-mail, processo que, além de lento, tinha baixa qualidade e sempre facilitava a ocorrência de algum erro.

Com a adoção da plataforma DocuSign em ambiente integrado Salesforce, a empresa registrou crescimento de 133% logo no primeiro ano da implementação do contrato digital, além de uma elevação de 237% em parcerias concluídas. Pode não parecer, mas o ciclo do papel trava o crescimento das organizações.

Mude a imagem de sua empresa a partir da mudança de seus processos: entre agora em contato conosco e descubra como a DocuSign CLM pode redesenhar a dinâmica de seu fluxo de contratação!

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