Já falamos algumas vezes aqui no blog sobre a importância de uma boa gestão de contratos online na sua empresa. Os softwares de gerenciamento ágil, como os CLMs (Contract Lifecycle Management ou Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos), são cruciais para a produtividade e desenvolvimento dos negócios.

Os sistemas CLM gerenciam a vida útil dos contratos e são capazes de automatizar a criação, negociação, execução e armazenamento desses documentos. De acordo com a pesquisa International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), essa decisão pode colaborar para o aumento da rentabilidade em até 9% da receita anual dos negócios.

Esse método é responsável por substituir algumas ferramentas manuais, geralmente utilizadas para realizar atividades burocráticas. Elas carecem de suporte e acompanhamento exaltante , que é desnecessário para a resolução de problemas dentro de uma organização.

Abaixo, você pode entender como os softwares para controle de contratos podem contribuir para o -ação burocrática da sua empresa:

Aumente as vendas – veja como melhorar os fluxos

Por meio da padronização da criação de contratos e revisões em fluxos de trabalho flexíveis, as empresas podem reduzir a possibilidade de erros e o tempo gasto com processos manuais.

Um exemplo disso são as soluções que possibilitam arrastar e soltar os recursos na página da web ao invés da utilização de códigos. Isso ajuda na usabilidade para usuários sem conhecimento técnico e automatiza as formalizações mais complexas de contratos por meio de uma rede com diversos colaboradores, revisores e tomadores de decisão.

As soluções CLM reduzem os erros humanos, a partir do momento que disponibilizam a opção de o usuário escolher um gerenciamento ágil, que ofereça a habilidade de melhorar modelos de acordos pré-definidos por administradores da conta.

Além disso, um bom sistema de gestão de contratos online não poderia deixar de disponibilizar um tipo de biblioteca de arquivos. Os usuários CLM, por exemplo, podem navegar por um espaço repleto de cláusulas legais personalizadas durante uma negociação.

Com esse recurso, é possível procurar e inserir termos para facilitar a ligação de pontos comuns do processo. Ao invés de ir atrás de um time jurídico especialista para averiguar o contrato, os vendedores ou gestores podem pesquisar dentro da biblioteca para economizar o tempo de todos os envolvidos enquanto lidam com o compliance.

Integração com sistemas já existentes

É comum que os sistemas de contratos ágeis tenham um depósito central que permita uma busca fácil de contratos específicos. Mas, as soluções CLM conseguem ir além de uma simples busca ao contar com organização e pesquisa por metadata, como hashtags, datas de assinatura, tipo de contrato, dentre outros. Esses recursos podem parecer simples em primeira vista, mas fazem a diferença ao identificar documentos em pouco tempo, com precisão e segurança.

Com softwares integrados, um representante de vendas pode fazer a fusão das informações do consumidor de um sistema CRM (Gestão de Relacionamento com o Consumidor). Enquanto isso, também transfere o produto e as informações de um sistema CPQ (Controle de Qualidade de Projetos) para criar um contrato em tempo recorde.

Um sistema de gestão de contratos online e integrado pode também criar uma conectividade corporativa, ou seja, enquanto um departamento está assinando o documento, o outro realiza revisões e procedimentos finais.

Quando as soluções CLM e CRM estão integradas com assinaturas eletrônicas, dados de acordos e aprovações, essas informações são automaticamente encaminhadas a outro sistema e às pessoas envolvidas.

Atendimento às necessidades dos negócios

E empresa deve examinar o fluxo de trabalho e as necessidades das equipes antes de escolher um sistema de gestão de contratos online.

É muito importante buscar opções que combinem com a rotina da companhia e, assim, aliviem os problemas recorrentes. Por exemplo, se seus colaboradores não possuem experiência suficiente no setor de tecnologia, é recomendável que seja escolhido um software para o controle de contratos menos técnicos e mais intuitivos, como os produtos da DocuSign Agreement Cloud.

A DocuSign permite que as empresas automatizem o processo de preparação, assinatura eletrônica e gerenciamento ágil de contratos de maneira integrada, por meio de qualquer dispositivo, de qualquer lugar com conexão e a qualquer momento. Isso possibilita maior nível de produtividade, já vez que a preocupação e o tempo de gestão dos contratos reduzam consideravelmente.

O processo de contratação é apenas um estágio de um extenso caminho de negociação. Para saber mais sobre como facilitar a gestão de contratos online, converse com a nossa equipe e teste grátis a plataforma de assinatura eletrônica da DocuSign.