Em uma era em que quase tudo é feito pelo smartphone, não é difícil encontrar quem já tenha se deparado com a desagradável situação de abrir um documento em PDF no celular, mas não conseguir ler direito o conteúdo porque o texto aparece todo comprimido. É difícil ter que ficar dando zoom, subindo e descendo o tempo todo para entender o que está escrito, concorda?

Da mesma forma, se está na rua, como entender um contrato se é preciso “pinçar” a tela a cada 5 segundos para navegar em todo o texto? Foi pensando nessa má experiência do usuário mobile que foi criada a chamada assinatura responsiva. Você sabe como ela pode tornar sua experiência de visualizar, ler e assinar documentos? É isso que você vai descobrir a partir de agora!

O que é assinatura responsiva?

A assinatura responsiva é a maneira mais adequada para interagir com documentos no ambiente mobile. Esse recurso permite que seus contratos, ao serem baixados, sejam adequados automaticamente de acordo com a tela de qualquer dispositivo (smartphones, tablets ou outros dispositivos de telas pequenas), sem a necessidade de ajustes manuais.

Na prática, esse recurso alinha o tamanho da fonte e dos parágrafos, disposições de recuo e outras variáveis de layout de qualquer documento a fim de que ele se integre perfeitamente às dimensões ou à orientação da tela do dispositivo no qual foi aberto.

No mundo dos negócios, alguns minutos podem ser o limiar entre fechar ou perder uma venda (ou uma parceria). É preciso dinamismo, rapidez e clareza, o que passa por criar fluxos de trabalho, processos e formatação de layouts que ajudem a dar velocidade ao seu business. Exatamente o que uma assinatura responsiva é capaz de proporcionar.

Essa tecnologia significa que seus mais importantes documentos podem ser lidos e assinados de forma mais rápida, mediante uma experiência agradável, independentemente de onde você esteja e do aparelho que estiver usando.

Essa forma de visualização e autenticação é perfeita também para criar uma sinergia positiva com seus stakeholders. Se o documento que você remete para assinatura de um fornecedor é de difícil download ou pouco amigável, aumentam-se muito as chances de abandono do processo. Se seus clientes precisam esforçar-se em demasia para entender os termos de seus contratos, é possível que muitos deles fiquem pelo caminho.

Não basta ser bom em vendas; é preciso que você esteja bem-servido também de instrumentos de alto impacto para auxiliar no processo de conversão e na velocidade de execução de novos acordos. São essas as qualidades oferecidas por uma ferramenta de assinatura responsiva.

Por que seus principais documentos não podem continuar sendo assinados à caneta?

Já parou para pensar quanto tempo você perde com processos manuais? Segundo a ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos), um profissional brasileiro perde cerca de 2 horas diárias apenas procurando documentos.

Além da dificuldade de recuperação, o custo para arquivar cada documento gira em torno de US$ 20,00; já o de localização é bem mais alto: US$ 120,00. Por fim, em caso de extravio, o custo médio de recriação é de US$ 220,00.

E olha que estamos falando apenas do manuseio do documento pronto. É preciso pensar no tempo que você perde assinando papéis, fazendo autenticações notariais, entre outras etapas que vão, pouco a pouco, minando a velocidade de sua empresa e tornando seu fechamento de negócios muito mais burocrático.

É preciso lembrar, por exemplo, que os funcionários das empresas mundiais perdem, em média, quase 4 horas por semana apenas assinando documentos de forma manuscrita.

Quais são as vantagens da assinatura responsiva?

Você viu acima todas as desvantagens de continuar chancelando documentos à caneta. Existem casos de empresas que conseguiram reduzir o tempo de fechamento de contratos em incríveis 67% com a assinatura eletrônica. Mas, esse modelo de firma por via computacional evoluiu e chegamos então à autenticação responsiva, cujas vantagens são:

  • conversão automática de PDFs em HTML, otimizando a visualização de documentos;
  • flexibilidade para começar um trabalho em um dispositivo e terminar em outro;
  • rapidez para assinar contratos, projetos, declarações e relatórios;
  • preenchimento automático de documentos diversos;
  • facilidade de entendimento do conteúdo a ser assinado por parte de seus parceiros;
  • clareza, objetividade e comodidade de tráfego de documentos, virtudes que colaboram para aumentar seu volume de negócios bem-sucedidos.

Por que você precisa mudar a dinâmica de seus contratos?

Na era dos negócios digitais, o ciclo de documentos deve ter vida em âmbito estritamente eletrônico, da elaboração ao arquivamento: as sucessivas impressões, escaneamentos, autenticações, arquivamento e entrega de vias colaboram para tornar sua empresa defasada, com maior probabilidade de erros e menos atrativa aos seus clientes (quiçá até aos seus colaboradores).

A questão é que não apenas seu consumidor é omnichannel (presente em múltiplos canais simultaneamente): seu funcionário e seus fornecedores, em sua maioria, também têm esse perfil. Assim, se todos esses parceiros de sua organização tiverem que gerenciar papéis para fazer seu negócio crescer, suas chances de excelência diminuem bastante.

A título de curiosidade sobre essa nova dinâmica corporativa, basta lembrar que uma pesquisa recente do Google revelou que 75% dos sites mobile das maiores marcas do Brasil demoram apenas 20 segundos para carregar.

Parece pouco? Esse esforço se dá porque, de acordo com o mesmo levantamento, se uma pessoa tiver uma experiência negativa com o ambiente mobile de uma empresa, suas chances de se tornar cliente dela são reduzidas em 62%.

Óbvio que estamos falando da experiência de navegação no site, mas não duvide que, na tramitação de documentos, tanto seus clientes como fornecedores (e até funcionários) esperam dinamismo para lidar com seus processos.

Nesse contexto ultrarrápido, não há mais espaço para contratos manuais. Tampouco para digitalizações não responsivas, que mais atrapalham do que ajudam com PDFs de leitura impossível em dispositivos móveis.

A assinatura responsiva faz parte de uma nova perspectiva de gestão de documentos eletrônicos chamada System of Agreement. É desse tipo de tecnologia que você precisa para mudar a história de seus negócios, não importando se é um microempreendedor ou gestor de multinacional. Velocidade e desburocratização são necessidades globais.

A propósito, você já tinha ouvido falar em assinatura responsiva? Já utilizou alguma plataforma de assinatura eletrônica? Clique no Banner abaixo e realize um teste grátis da plataforma da DocuSign.

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