Bastante popular no mundo corporativo, o PDF permite o envio de arquivos das mais diferentes formas. Por não ser editável, dificulta um pouco a possibilidade de fraudes. Por ser relativamente leve, o envio por e-mails, por exemplo, é facilitado. Mas isso tudo você provavelmente já sabe, certo? O que pode não saber é que um documento nesse formato pode ter validade jurídica! Para isso, é preciso fazer a assinatura em PDF.

Está aí se perguntando como esse processo funciona e se ele é realmente confiável? Pois tire agora mesmo suas dúvidas acompanhando os próximos tópicos!

As maiores vantagens da assinatura em PDF

Arquivos em formato PDF são uma mão na roda para as empresas, pois podem ser abertos em vários tipos de dispositivos, além de serem facilmente enviados via e-mail, armazenados em pendrives ou salvos na nuvem. No entanto, sem a proteção adequada, eles podem sim ser violados e modificados.

Com a assinatura digital ou eletrônica, no entanto, o PDF recebe dados codificados que só podem ser corretamente lidos pelos destinatários devidamente autorizados. E no caso de uma auditoria? Sem problema! As informações podem ser consultadas posteriormente caso seja necessário.

A assinatura digital

Usar assinatura digital para assinar PDF é um processo simples: com a plataforma certa, é possível fazê-la com pouquíssimos cliques! No entanto, assinaturas desse tipo exigem certificados digitais que, no Brasil, são geridos pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP). O ICP designa tanto o conjunto de normas, procedimentos e padrões a ser adotado na emissão de certificados digitais como também as entidades que podem emiti-los.

Com esse certificado, é possível realizar a assinatura digital para autenticar arquivos dentro das normas do ICP — incluindo aqueles em PDF. Dessa forma, quem recebe o documento consegue verificar sua autoria e integridade com segurança, já que as informações da chave do próprio certificado e a criptografia da assinatura digital são usadas como proteção.

As assinaturas digitais que seguem o protocolo da ICP-Brasil têm a mesma validade que um documento assinado e com firma reconhecida em cartório. Esse certificado normalmente só é usado nos casos de obrigatoriedade, como na emissão de nota fiscal eletrônica. Pois emitir um certificado digital é custoso e exige a presença física da pessoa a uma autoridade de registro.

A questão da validade jurídica

No tópico anterior, mostramos como usar protocolos definidos pelo ICP-Brasil e de que forma os certificados digitais podem garantir a validade jurídica de um arquivo em PDF. Mas atenção: nem sempre é realmente necessário usar um certificado ICP!

Para esclarecer essa questão, vamos entrar um pouco no mundo jurídico. De acordo com o entendimento do poder judiciário no país, todo documento (digital ou analógico) pode servir como prova, desde que o formato escolhido seja aceito pelas partes envolvidas. A legislação permite, assim, o livre entendimento das partes em relação à forma.

No entanto, é sempre necessário provar que o documento não foi adulterado, bem como confirmar as autorias das assinaturas. E por mais que certificados ICP nas assinaturas digitais sejam ótimas formas de preencher esses requisitos, existe uma alternativa ainda mais simples e ágil: a assinatura eletrônica.

A assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica pode ser usada em vários tipos de arquivos, que vão desde de contratos de segurosaté a assinatura do seu e-mail. Essa flexibilidade é explicada, em parte, pelos processos de segurança usados, que vão muito além do que um certificado ICP faz.

Para que isso fique claro, vamos agora a alguns exemplos de recursos que garantem a inviolabilidade de documentos bem como preservam sua autoria!

Criptografia e dispersão

A criptografia é usada para proteger a visualização do documento por qualquer pessoa. Com ela, apenas usuários autorizados conseguem converter os dados de um arquivo PDF em um documento legível. Isso é possível graças ao chamado algoritmo de dispersão.

De forma simplificada, podemos dizer que é uma espécie de chave do código sem a qual é impossível tornar o PDF legível. O algoritmo de dispersão também funciona como uma ferramenta para ajudar na manutenção da integridade do documento.

Carimbo de tempo

Associado à própria assinatura eletrônica, o carimbo de tempo é um recurso para informar quando exatamente a assinatura se deu — incluindo data e hora. Esse procedimento é feito por meio do Sistema de Carimbo de Tempo (CST) e sincronizado pelo Sistema de Auditoria e Sincronismo (SAS).

O carimbo ajuda a garantir a longevidade uma assinatura eletrônica, já que é possível verificar o momento exato da sua origem. Considerando que os certificados digitais podem expirar ou mesmo ser cancelados, os documentos com carimbo de tempo acabam saindo na frente nesse ponto. Ainda é possível renovar o carimbo se forem incluídas novas subscrições ou caso seja preciso ampliar o prazo de validade de uma assinatura.

Armazenamento seguro

Por mais que um arquivo PDF desprotegido possa ser corrompido em várias etapas, um local de armazenamento inadequado costuma ser o principal fator de vulnerabilidade. É importante, assim, reter os dados em servidores certificados e invioláveis.

É recomendável usar centros de dados com certificações ISO e SSAE, bem como contar com servidores com criptografia própria. Além disso, é importante que os servidores remotos estejam localizados em diferentes posições geográficas, dificultando o acesso de pessoas mal-intencionadas. Tomando todas essas precauções, qualquer documento assinado digital ou eletronicamente só poderá ser acessado por usuários previamente autorizados.

SMS, código de voz e autenticação em pessoa

Em geral, restringir o acesso ao documento a pessoas autorizadas já é mais que suficiente para garantir a integridade dos arquivos. Por isso é tão importante contar com sistemas de autorização eficientes, mas que também não tirem a agilidade no envio e na leitura de documentos assinados eletronicamente. E existem várias maneiras de fazer isso.

O destinatário pode receber um código de acesso via mensagem de telefone, sem o qual é impossível abrir um arquivo. Também é possível realizar uma chamada telefônica para quem está tentando abrir o arquivo e, confirmando sua identidade, liberar o acesso. Por fim, também existe a possibilidade de usar a autenticação em pessoa, requerendo a presença física do destinatário para autorizá-lo a acessar determinado arquivo.

É fato: a assinatura em PDF por meios eletrônicos tem validade jurídica não só no Brasil, mas em grande parte do mundo. Contudo, se você ainda está com dúvida, vale a pena ler o parecer de assinatura eletrônica elaborado pela Opice Blum, escritório de advocacia especializado em direito digital. Baixe agora!

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