transformação digital vem gerando mudanças significativas no mundo corporativo. As companhias que lidam com finanças, caracterizadas pela utilização massiva de contratos, têm, atualmente, a opção de migrarem da operacionalização contratual em papel para a gestão de documentos digitais. Isso é possível em decorrência da utilização da assinatura eletrônica para bancos e instituições financeiras, ferramenta que otimiza a rotina administrativa dos colaboradores, simplificando o desempenho das suas atividades.

Nessa perspectiva, o uso desse dispositivo tecnológico contribui para otimizar a troca de documentos e o consequente fechamento de transações entre bancos, clientes e parceiros. No post de hoje, vamos, primeiramente, tratar da gestão de contratos feita por esses estabelecimentos que operam com finanças e, em seguida, abordar as vantagens de eles implementarem a assinatura eletrônica nos processos de gestão contratuais. Confira agora mesmo!

A gestão de contratos em bancos e instituições financeiras

O contrato é o instrumento administrativo e jurídico por meio do qual bancos e instituições financeiras celebram transações e acordos com clientes e parceiros. Trata-se de um documento de caráter legal que estabelece as condições da negociação que está sendo efetuada, bem como define os direitos e os deveres das partes envolvidas, tendo por finalidade tornar o processo de contratação objetivo, transparente e justo.

Por sua natureza e funcionalidades, a implementação do contrato, principalmente entre a empresa e o seu cliente, consiste no órgão vital diante da série de procedimentos administrativos que é efetuada nesses dois tipos de estabelecimentos corporativos. Dessa maneira, o desenvolvimento das atividades fim de bancos e de instituições financeiras dependem da tramitação desse tipo de documento, sendo essencial que ele tenha eficiência.

É nesse contexto que entra a automação de processos, uma prática que, ao acompanhar as tendências trazidas pela transformação digital, tem se tornado muito comum no mundo dos negócios. Isso porque, com a vida das pessoas sendo vivida cada vez mais de forma online e os significativos benefícios gerados pela aplicação de tecnologias no ambiente empresarial, não faz sentido que as companhias que operam com finanças ignorem o uso de ferramentas automatizadas em sua rotina administrativa.

A utilização desse tipo de dispositivos tem tudo para facilitar as operações administrativas da empresa, o que faz da gestão eletrônica de documentos e da assinatura eletrônica o caminho para que bancos e instituições financeiras otimizem os seus processos internos. Com esse formato de elaboração e manejo documental, essas companhias têm a oportunidade de diminuir de forma considerável o tempo de tramitação de contratos e abertura de contas, ação capaz de contribuir para o crescimento do seu volume de negócios.

Como exemplo podemos citar o Banco Inter, que  adotou a solução de assinatura eletrônica da DocuSign que reduziu de 14 para 8 dias o processo de contratação de crédito consignado pelos canais próprios do banco. A iniciativa ainda fez com que a instituição diminuísse de 18% para 8% a taxa de desistência de clientes para a contratação deste tipo de produto. Isso aconteceu devido a implementação de tecnologia baseada em transações eletrônicas da DocuSign.

Principais vantagens do uso de assinaturas eletrônicas

A relação entre otimização de gestão de contratos e utilização de assinaturas eletrônicas é bastante simples: é esse formato de autenticação/assinatura que permite que documentos elaborados digitalmente e que, portanto, tramitam em ambiente virtual possam ser assinados de forma remota pelos seus signatários. Assim, cabem às assinatura eletrônicas emitidas pelas partes envolvidas validarem o que foi celebrado nesse formato de instrumento.

Além de ter o duplo e importante papel de assegurar a identidade e conferir autenticidade ao contrato celebrado, a assinatura eletrônica traz uma série de outras vantagens administrativas e jurídicas para quem a adota. Na sequência, vamos mostrar quais são os principais benefícios que bancos e instituições financeiras levam ao utilizarem essa modalidade de firma. Veja só!

Mobilidade

Podendo ser feita a partir de smartphones, tablets, notebooks e desktops, a assinatura eletrônica permite que documentos sejam assinados em praticamente qualquer lugar sem que aplicativos precisem ser baixados. Além disso, é possível abrir documentos digitalizados a partir de dispositivos como os dos tipos usados para a produção da assinatura eletrônica desde que estejam conectados à internet. Essa característica reduz drasticamente a necessidade de clientes irem a bancos e instituições financeiras.

Integração

Com o uso de uma plataforma de gestão de assinaturas eficiente, os documentos aos quais são atribuídos esse formato de autenticação podem ser elaborados e, logo que finalizados, enviados automaticamente para as partes envolvidas. Todos os funcionários da empresa que estão trabalhando em uma mesma operação contratual têm acesso ao conteúdo, disponibilização esta que agiliza a tramitação e evita erros. Também é possível integrar o contrato a outras soluções.

Certificação de autenticidade

A garantia de integridade e autenticidade de um documento assinado eletronicamente é conferida a partir de recursos tecnológicos de alta performance cuja inserção é feita em um software. Uma desses plataformas é a assinatura eletrônica da DocuSign, por meio do qual o usuário pode efetuar a autenticação de uma assinatura eletrônica de diferentes formas, tais como SMS, combinação de login com senha e token.

Segurança

A base estrutural da assinatura eletrônica é a criptografia, um mecanismo de altíssima segurança utilizado para proteger informações. Essa propriedade, em conjunto às características de integridade e autenticidade dos documentos digitalizados e assinados eletronicamente, tornam a assinatura eletrônica extremamente segura, uma vez que ela não pode ser acessada por usuários não autorizados, tampouco fraudadas. Essa vantagem faz toda a diferença para o manejo de dados financeiros confidenciais.

Economia

A adoção da assinatura eletrônica ajuda a reduzir custos com materiais destinados à impressão de documentos, como papel e tintas para a impressora, e com a logística necessária para que o contrato formalizado chegue a todas as suas partes, como serviços de postagem e motoboy. Também há a economia com mobília para armazenamento de arquivos impressos, como armários e estantes, que passam a ser desnecessários.

Otimização do tempo

Com o processo de tramitação correndo digitalmente, os contratos são fechados muito mais rapidamente. Isso acontece porque os clientes deixam de ser obrigados a irem à instituição financeira ou ao banco para abrirem uma conta corrente, solicitarem um financiamento, fazerem um investimento ou modificarem as regras do seguro de automóvel que utilizam, por exemplo.

Como mostramos no post, o uso da assinatura eletrônica para bancos e instituições financeiras tem potencial para alavancar os negócios feitos. Isso ocorre porque essa ferramenta tecnológica otimiza a tramitação de contratos nesses estabelecimentos, de forma a diminuir o tempo para a conclusão das transações bem como tornar o processo mais seguro e confiável, além de gerar economias com operações de impressão e logística demandas pelos documentos em papel.

Gostou deste conteúdo? Aproveite a visita ao blog e entenda como a DocuSign ajuda as instituições financeiras indo além das assinaturas digitais!