Como usar a assinatura eletrônica nos contratos imobiliários?

Tours virtuais em vez de visitas presenciais e Big Data no lugar de corretores. Esses exemplos podem parecer coisa de ficção científica, mas a administração digital de imóveis já existe.

Atualmente, diversas empresas nacionais do setor começam a abrir os olhos para a necessidade de usar recursos de TI em prol do ganho de eficiência, da redução de custos e do aumento de produtividade.

Sua imobiliária ainda perde semanas para fechar um negócio, mesmo vendo o alto fluxo de clientes desistirem no meio do processo? Então, é hora de entender como a assinatura eletrônica nos contratos imobiliários pode mudar radicalmente esse cenário. Continue a leitura!

Ineficiência na ponta da caneta

Você já pensou quanto tempo perde assinando documentos à caneta? Certamente, seu desperdício de produtividade é muito maior do que você imagina, visto que há alguns prejuízos indiretos decorrentes da firma manuscrita.

Nos contratos imobiliários, após sua elaboração e revisão, o administrador precisa assinar a minuta e enviá-la, por e-mail ou AR, ao locador do imóvel. O interessado, então, deve imprimir os arquivos, assinar tudo — também à mão — e encaminhar as ao administrador.

Ao ser recebido pela imobiliária, o contrato ainda precisa ser assinado pelo inquilino. E ainda falta o mais importante: conduzir tudo ao cartório para reconhecer as firmas. Após todas estas etapas, normalmente, o contrato em papel é escaneado, para ter uma versão digital.

Então, quanto tempo você perde assinando documentos à caneta? Provavelmente, muito mais do que você imaginava.

Assinatura eletrônica nos contratos imobiliários

Imagine trocar a burocracia descrita acima pela seguinte rotina: após elaborar o contrato de aluguel de imóvel, você faz o login em uma plataforma de assinatura eletrônica, anexa o documento, sinaliza onde cada pessoa deve assinar e aguardar essa conclusão.

Em seguida, com um simples "ok", o software envia um e-mail a todos os envolvidos no processo, os quais devem abrir o aplicativo ou via browser para também registrarem suas assinaturas no contrato. Pronto! Ainda que estejam em localizações físicas distintas, todos firmam o contrato sem a necessidade de imprimir vias em papel e de utilizar serviço posta, motoboys e cartórios.

Isso mesmo. A assinatura eletrônica dispensa até mesmo o reconhecimento cartorário. E o processo que demorava 3 semanas para ficar pronto agora é finalizado no mesmo dia.

Já pensou se sua administradora saísse na frente e ganhasse toda essa velocidade, firmando contratos imobiliários de locação com a mesma validade jurídica, mas com muito mais celeridade? No competitivo mundo dos negócios, alguns minutos podem representar a tênue divisão entre o sucesso e a estagnação.

Não há dúvida de que com ciclos de processos mais curtos, sua empresa teria mais agilidade, liberando sua equipe para captar mais imóveis e fechar novos negócios. E isso ainda se potencializa se você começar a usar a assinatura eletrônica nos contratos imobiliários de aluguel de imóveis em parceria com outros recursos, como tour virtual, mapeamento inteligente de oportunidades etc. Um bom exemplo de empresa que está botando isso em prática é a QuintoAndar, que utiliza a DocuSign para assinatura eletrônica de seus contratos.

Validade jurídica dos contratos imobiliários

A validade da assinatura eletrônica é determinada pelo artigo 10 da MP 2.200-2/2001 (que ainda está em vigor, tendo em vista que, à época, esse tipo de diploma não se submetia à conversão em lei pelo Congresso).

No entanto, existe ainda uma infinidade de direcionamentos jurisprudenciais que ratificam que um documento, certidão ou declaração assinados eletronicamente possuem a mesma validade legal de outro, autenticado de forma manuscrita.

Neste sentido nos ensinam julgados como o do Processo 00315-2009-002-18-00-8, do TRT da 18ª Região (sobre a validade do peticionamento assinado eletronicamente), e a APC 20150110535512, do TJ-DF, que corrobora a existência de obrigações decorrentes da concordância do sujeito por força de assinatura eletrônica.

“O contrato de prestação de serviços educacionais firmado por meio eletrônico, ainda que não gere documento escrito, é capaz de inferir a existência de obrigação de pagar as mensalidades cobradas, quando corroborado por outras provas.”

Vale destacar que a Lei do Inquilinato (Lei nº 8.245/1991) confere flexibilidade ao contrato (que pode ser inclusive verbal), não fazendo qualquer proibição quanto aos meios eletrônicos de assinatura. Quando à compra e venda, diz o Código de Processo Civil, em seu artigo 411, que

"Considera-se autêntico o documento quando:

(...)

I - o tabelião reconhecer a firma do signatário;

II - a autoria estiver identificada por qualquer outro meio legal de certificação, inclusive eletrônico, nos termos da lei;

Veja que os contratos imobiliários eletrônicos dispensam, na forma da lei acima, a chancela do tabelião. Muitas imobiliárias ainda não se deram conta de que não precisam mais ficar refém da burocracia do papel e da caneta."

Vantagens dos contratos eletrônicos imobiliários

Conforme você já viu, um contrato dessa natureza tem um ciclo de vida mais célere, livre da burocracia dos ajustes assinados à caneta. Além disso, esses “contratos do novo milênio” possuem outros detalhes.

Muito mais segurança

Os riscos de estelionato são inerentes à fragilidade de uma firma manuscrita. Os contratos imobiliários eletrônicos, por sua vez, são abundantes de recursos de segurança que dificultam sobremaneira quaisquer tipos de fraudes, como senhas, autenticação de dois fatores (como instrumento auxiliar de confirmação), criptografia do conteúdo etc.

Redução de custos

É o fim dos depósitos de papel nas imobiliárias. Como tudo circula na nuvem, não há mais a necessidade de gastos com sucessivas xerox, digitalizações, impressões, compra de arquivos, aluguel de espaço para alocar documentos, entre outros percalços.

Aumento da eficiência

É muito difícil para uma imobiliária atingir alto grau de qualidade no atendimento ao cliente se estiver afogada em procedimentos confusos, redundantes e morosos. Se contratos de venda ou locação forem assinados a distância, sobra tempo para corretores e time de captação concentrarem energia no aumento da carteira da empresa.

Sinalização ao mercado de respeito ao meio ambiente

Pesquisas mostram que 74% dos brasileiros preferem fazer negócio com companhias sustentáveis. Abolir o papel de seus processos por meio da assinatura eletrônica mostra aos seus stakeholders a preocupação da imobiliária em contribuir para um mundo corporativo que não agrida a natureza, repercutindo positivamente em sua reputação.

Aposto que este post o deixou cheio de ideias sobre como oferecer mais agilidade aos seus contratos imobiliários, certo? Então, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar a sua empresa sobre otimização de rotinas empresariais, desburocratização de processos, transformação digital e muito mais!