Assinatura eletrônica em sistema de gestão: as facilidades e desafios

assinatura eletrônica no sistema de gestao

Quase 4 horas por semana: esse é o tempo médio que os funcionários das empresas gastam apenas assinando documentos. São 16 horas no mês desperdiçadas por cada colaborador com apenas parte da engrenagem burocrática. É por isso que, segundo a Serasa Experian, 37% das companhias brasileiras já utilizam assinatura eletrônica em sistema de gestão (ou de forma avulsa) e 87% mostram preocupação com o uso do papel. Nem poderia ser diferente.

O contrato em papel traz custos que vão muito além do que enxergamos na superfície do iceberg. Gerá-lo implica gastos com toners, energia nas sucessivas digitalizações, despesas notariais para reconhecimento de firma, motoboys para entrega de vias, além, é claro, do grande tempo perdido.

Na verdade, o contrato em papel é uma imensa bola de ferro amarrada às empresas. De acordo com o Gartner, são 400 horas anuais procurando documentos e 25 horas recriando papéis não localizados. Tem mais: o tempo para recuperar, copiar e rearquivar um documento é de cerca de 10 minutos, isso sem falar que 1 em cada 20 arquivos empresariais são perdidos.

Por todo esse ônus, neste texto você vai entender a urgência de integrar assinatura eletrônica ao sistema de gestão empresarial! Confira!

O que é assinatura eletrônica?

Assinatura eletrônica é qualquer forma de validação de autoria que utilize os meios computacionais para verificação de autenticidade do signatário e integridade do documento. É um termo amplo que engloba assinatura biométrica, por login/senha (como nos bancos), aceite digital (usado em sites de compras), reconhecimento de IP e até certificado digital.

A assinatura eletrônica atrelada a um sistema de gestão, por exemplo, representa o fim da “via original singular”, aquela via do contrato cujas firmas foram reconhecidas em tabelionatos e fica “perigosamente” guardada com você. Se por um acaso você perdê-la, fica completamente desprotegido juridicamente, já que só a via chancelada tem valor judicial.

Quando a assinatura é feita de modo eletrônico, é impressa no documento uma codificação que permite não somente o rastreamento da firma (quem, quando e onde assinou), como também sua replicação ilimitada com possibilidade de verificação de autenticidade. Ou seja, de início, a grande vantagem dessa forma de confirmação de signatários é a segurança jurídica. É o futuro dos contratos no mundo corporativo.

Soma-se a essa segurança legal mais proteção à integridade do documento, que fica alocado em nuvem privada, cercado de recursos como backups automáticos, criptografia avançada e acesso por hierarquia de permissões.

É bem diferente da assinatura manuscrita, pois essa gera um único original que, se perdido, deixa a empresa em situação bastante complicada. Problemas podem ocorrer por extravios, danos ou deteriorações (por exemplo, um funcionário que, por descuido, derrube café sobre um aditamento). A dinâmica digital eleva a outro patamar a gestão de dados na empresa.

Quais os impactos da assinatura eletrônica para PMEs?

A assinatura eletrônica é especialmente importante às PMEs, considerando tratarem-se de negócios com baixo capital de giro cujas pequenas economias fazem diferença no lucro líquido. Ter uma empresa paperless reduz, por exemplo, a pressão sobre locação de espaço físico, resultando em diminuição de custos relevante com aluguéis.

Uma assinatura eletrônica atrelada a um sistema de gestão também injeta mais velocidade nos processos internos, virtude fundamental a organizações com estreita carteira de clientes que, por isso, não podem se dar ao luxo de perder uma venda pelo alto tempo de espera no fechamento de um contrato.

Quem tem uma PME sabe que, às vezes, 48 horas de espera podem ser suficientes para o contratado desistir do negócio ou encontrar um fornecedor mais barato. Quando as validações desse acordo são feitas por via eletrônica, a minuta é gerada com muito mais rapidez (as plataformas modernas dispõem de banco de cláusulas e modelos pré-preenchidos).

Além disso, um software de assinatura eletrônica permite a autenticação dos signatários em poucos segundos, ainda que estejam em localizações distintas; não há necessidade de chancelas notariais (a assinatura eletrônica tem plena validade jurídica, de acordo com a MP nº 2.200-1/2001, ainda em vigor) e tudo fica armazenado em nuvem privada, com ferramentas de busca rápida (mitigando os riscos de extravios).

Todo esse cenário de transformação digital favoreceu o aumento de receitas da MadeiraMadeira, empresa de materiais de construção que otimizou a gestão de contratos dos seus 3,5 mil parceiros por meio da assinatura eletrônica em sistema de gestão. Com tempo de conclusão formal dos contratos caindo de 2 dias para 15 minutos, toda a cadeia logística da empresa foi impulsionada, melhorando resultados e injetando segurança na gestão de dados.

Outro exemplo do impacto da digitalização de processos pode ser dado pela Loggi, startup de entregas expressas que trocou seus procedimentos manuais de RH por um sistema de contratação e relacionamento com funcionários inteiramente on-line. Saiu de cena o papel, a caneta e a burocracia para entrar o dinamismo, a eficiência e a flexibilidade.

Quais os principais desafios e soluções para implementar a assinatura eletrônica?

Mas o que devemos observar ao implementar assinatura eletrônica em sistema de gestão e, com isso, reduzir a burocracia em PME?

O processo de integração dessa assinatura ao ERP ou qualquer outro sistema é possível, mas é necessário ter atenção e buscar por serviços de qualidade, os quais possam permitir mais excelência no trâmite das atividades diárias. Nessa perspectiva, é crucial selar parcerias com empresas de relevância para viabilizar tal compatibilização.

Uma plataforma de assinatura eletrônica precisa ter uma API que possibilite incorporar e conectar seus serviços aos ERPs, aplicativos móveis e fluxos de trabalho personalizados. Precisa também já trazer inicialmente integrações já pré-constituídas com suites da Microsoft, Salesforce, Google Apps e Dropbox, por exemplo, a fim de viabilizar a assinatura dentro do próprio software.

Outro ponto a se atentar é a obrigatoriedade de que essa solução de assinatura seja amigável com o website dos clientes, permitindo a captura do consentimento com um único clique.

Perceba, em resumo, que o maior desafio no momento de pesquisar uma plataforma de assinatura eletrônica é encontrar uma ferramenta com um grande número de extremidades, abrindo espaço para que, com alguns códigos, o cliente consiga resolver qualquer gargalo em seu fluxo de trabalho.

Por fim, vale lembrar a importância de que a aplicação seja apoiada na computação em nuvem, disponha de instrumentos de segurança (como autenticação de dois fatores e recursos criptográficos), bem como ofereça abertura para assinatura híbrida (por senha ou certificado digital), dando flexibilidade máxima às ações corporativas.

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