A assinatura convencional, feita no papel, tem sido gradualmente abandonada em nome de formas mais seguras, rápidas e práticas de se coletar firmas nos documentos. A mais importante delas é a assinatura digital, uma versão no campo dos bytes para a assinatura tradicional, feita à caneta. Mas como funciona a assinatura digital?

Sob uma perspectiva técnica, essa garantia digital agrega todo um universo de operações matemáticas para validar a autoria dos documentos, provando não só que foram assinados por quem os subscreveu como também que não foram alterados posteriormente.

Ficou interessado em entender como funciona a assinatura digital e seu fluxo de trabalho? Então acompanhe agora mesmo nosso post de hoje!

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Por mais que muita gente use esses termos como sinônimos, eles na verdade não o são. Mas você conhece as diferenças entre as assinaturas?

Assinatura eletrônica é o termo usado para nomear qualquer forma de firma que disponha dos meios eletrônicos para comprovar a integridade e a autenticidade de um documento. Já assinatura digital é um termo mais restrito, que nomeia apenas uma espécie entre os muitos tipos de assinatura eletrônica. Assim, toda assinatura digital é uma forma de assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é também digital.

As assinaturas eletrônicas mais comuns são as que usam senhas, como é o caso da confirmação de operações bancárias pela internet, e as que se servem de operações matemáticas mediante algoritmos de criptografia assimétrica, no padrão x509 v3 — a famosa assinatura digital. Essa última é uma das poucas que conseguem trazer, em sua concepção, as seguintes características:

  • autoria: a certificação digital conferida por entidades credenciadas comprova a ligação entre o documento assinado e seu subscritor;
  • não repúdio: os elementos tecnológicos envolvidos não permitem ao autor negar que ele seja o responsável pelo conteúdo;
  • integridade: o sistema de chaves criptográficas cria uma relação inalterável entre o conteúdo do arquivo e sua assinatura, com qualquer tentativa de alteração posterior tornando o documento inválido.

Essas distinções também ajudam a entender como funciona a assinatura digital. Mas vamos adiante? Continue acompanhando para ver como é a engrenagem que dá vida a essa tecnologia.

Como uma assinatura digital realmente funciona?

Quando você leva um documento no cartório para ter sua firma reconhecida, o escrivão compara minuciosamente a firma registrada no banco de dados dos serviços notariais com os traços inseridos no papel. Detalhes como caligrafia, pressão usada na escrita e momento gráfico (trajetória do punho) são alguns dos elementos que indicam se a assinatura é falsa ou verdadeira. Como algo muito semelhante acontece no mundo dos bytes, entender o procedimento no papel ajuda a compreender o funcionamento da assinatura digital.

No universo digital, algoritmos criptográficos compõem um par de chaves único para cada pessoa, formadas por códigos aleatórios: a chave privada de assinatura e a chave pública de verificação. A chave privada permanece apenas na posse do usuário, sendo usada para fazer a assinatura propriamente dita, e a chave pública é enviada ao destinatário para fazer a verificação da firma registrada. A sequência de ações que se passa em um processo de validação digital é a seguinte:

  • o chamado hash ou resumo criptográfico produz uma representação singular do conteúdo a ser assinado, cristalizando-o após a assinatura, de modo que nenhuma alteração possa ser feita sem invalidar a firma inserida;
  • a chave privada entra em cena para inserir a assinatura digital, de forma que, a partir daí, não há mais possibilidade de alterações, mantendo-se a assinatura já fixada;
  • o sistema gera um pacote contendo o documento, a assinatura e o certificado do assinante;
  • o certificado digital possui uma chave pública, que possibilita a qualquer pessoa confirmar a validade da assinatura ali aposta;
  • o destinatário do documento usa a chave pública para reverter a criptografia e obter o hash do assinante — no caso de adulteração, a assinatura estará invalidada;
  • há, por fim, uma conferência com o emissor do certificado, a fim de assegurar que ele foi emitido por uma Autoridade Certificadora confiável.

Compreendeu agora como exatamente funciona a assinatura digital? Pois tem mais: o nível de segurança da informação nesse processo é realmente impressionante, o que faz desse formato de assinatura o mais indicado para o mundo dos negócios — seja para assinar contratos imobiliários, para registrar ordens de compra, chancelar balanços e demonstrativos de resultados, entre outros inúmeros procedimentos. Enquanto isso, a assinatura tradicional, no papel, é facilmente adulterada.

Justamente em função dessas variáveis é que muitos estudiosos afirmam categoricamente que as assinaturas eletrônicas devem constituir quase a totalidade das assinaturas dentro de poucos anos. Realmente, a velocidade, a segurança, a praticidade e o baixo custo dessa tecnologia não nos permitem negar.

Que lei embasa a validade da assinatura digital?

No Brasil, a assinatura digital possui validade jurídica para quaisquer efeitos. A edição da MP 2200-2, de 2001, regulamentou o documento eletrônico no país mediante o uso dos certificados digitais emitidos dentro da cadeia do ICP-Brasil.

É importante frisar que, apesar de ser uma Medida Provisória, esse normativo permanece em vigor. Afinal de contas, a exigência de análise pelo Congresso para que uma MP não perca sua eficácia (60 dias prorrogáveis uma única vez) foi inserida por uma Emenda Constitucional de 2011, valendo apenas para as MPs que viessem após o início de sua vigência. Como a MP 2200-2 é de agosto de 2001, produz efeitos por tempo indeterminado.

E como fica o fluxo de trabalho?

Saiba: a DocuSign é a maior especialista no mercado mundial de assinaturas eletrônicas. Não por acaso, praticidade e segurança são qualidades essenciais das soluções que oferece. Ao gerenciar documentos em sua plataforma, o usuário pode especificar quais serão os signatários e até a ordem das assinaturas. Além disso, é possível atribuir diferentes funções e tipos de acesso para cada um dos destinatários, com controle total do processo.

Interessado em entender melhor? Confira a partir de agora alguns dos elementos que compõem o workflow da solução DocuSign!

Roteamento

Ao encaminhar um ou mais documentos a diversos usuários, você pode usar uma sequência serial, paralela ou mista, de acordo com seu processo ideal. Ainda é possível determinar se os usuários devem assinar um por um, seguindo uma ordem específica, ou permitir que todos assinem ao mesmo tempo.

Modelos

Para agilizar o envio de documentos, você pode usar modelos reutilizáveis e padronizados, que reduzem o tempo de posicionamento de marcações e campos, roteamento de fluxo de trabalho e outras configurações. Os modelos padronizam processos, reduzem o tempo de preparo e permitem a automação completa dos seus negócios.

Destinatários

Curioso para saber como é feito o envio a múltiplos signatários? Simples: para que o mesmo documento seja enviado a mais pessoas, basta importar uma lista de signatários para que cada um receba uma cópia para assinar.

Permissões

Após escolher os destinatários, chega o momento de definir as ações para cada um deles: assinar, editar, solicitar anexos do signatário ou apenas aprovar o documento. Essas diversas funções ajudam a otimizar seu fluxo de trabalho de acordo com suas necessidades específicas.

Visibilidade

Com a DocuSign, você tem controle total sobre o acesso ao documento e sua visibilidade. Ao enviar diversos documentos, restrinja quais signatários podem ver e acessar cada um deles a fim de proteger informações confidenciais.

Correções

É possível fazer alterações em um documento que não foi preenchido, alterando as informações do destinatário, adicionando, editando ou removendo marcações. É igualmente simples acrescentar e remover documentos que não foram assinados.

Notificações

Finalmente, temos aqui um recurso que favorece ainda mais a finalização do processo dentro do prazo: você pode definir lembretes que são enviados por e-mail aos signatários para que concluam o processo de assinatura. Também dá para adicionar prazos a fim de que as transações intactas expirem.

Agora que você entendeu direitinho como funciona a assinatura digital, que tal testar gratuitamente nosso software por 30 dias? Faça como mais de 200 milhões de usuários no planeta, aumentando sua produtividade e fechando contratos com muito mais rapidez! Lembre-se de que eficiência se conquista com tecnologia. Então leve sua empresa à era dos negócios digitais!

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