4 passos para assinar contratos online

Homem coando café e segurando criança enquanto mulher assina documento online no computador

O contrato é o instrumento de valor jurídico que atesta o fechamento de um negócio, consistindo, portanto, em um recurso indispensável para o funcionamento de qualquer empresa. Nessa ótica, a otimização do fluxo contratual — que abrange as ações de elaborar, editar, tramitar, assinar e acompanhar a execução do documento — deve ser um dos principais focos das empresas de hoje, que para se tornarem mais competitivas precisam ser ágeis, cortar custos e eliminar burocracias.

Levando isso em conta, no post de hoje, vamos mostrar os passos necessários para assinar contratos online e, consequentemente, firmar acordos de forma eficiente, com agilidade e sem burocracias. Mas, antes de dar início ao detalhamento desse percurso, explicaremos o que é essa modalidade contratual e quais são as suas características mais importantes. Não deixe de conferir agora mesmo!

Entenda o que são contratos online

Você já deve ter se dado conta de que as tecnologias digitais estão em toda parte, gerando mudanças consideráveis em nossas ações cotidianas. São aplicativos, softwares, jogos, e-mails, uma infinidade de ferramentas para diversos fins. Assim, a forma como nos relacionamos, divertimos, locomovemos, buscamos informações, estudamos, trabalhamos e compramos tem sido perpassada pelo uso de diversos recursos tecnológicos.

A assimilação desse novo paradigma vem acontecendo rapidamente no universo corporativo, que, ao investir na automação de processos, informatiza boa parte das atividades que, antes, era realizada manualmente. Isso inclui todo o fluxo de contratação, que, com o advento da era digital, passou a contar com a possibilidade de ser desenvolvido totalmente de forma virtual.

É nesse contexto que se inserem os contratos online. Mas, afinal, o que é essa tecnologia? Trata-se de um instrumento de celebração negocial (compra, venda, prestação de serviços, locação de imóveis, vínculo de trabalho etc.) que é implementado de forma virtual. Assim como ocorre com a modalidade tradicional, impressa, esse formato, eletrônico, quando assinado em uma plataforma confiável é juridicamente válido e tem o diferencial de ser bem mais seguro do que os em papel.

Os contratos online são uma alternativa indispensável para quem busca agilizar o fechamento de acordos, e, consequentemente, aumentar a receita do negócio. Em geral, os documentos são gerados em plataformas especializadas, como a DocuSign CLM, que, ao integrar diversas funcionalidades, oferecem suporte para a criação, a alimentação, a assinatura, o envio e o armazenamento do contrato. Mas podem ser criados em um Word, em um sistema prório, no seu CRM e por assim vai. Contanto que seja criado de forma digital.

A validade desse tipo de contrato está relacionada ao uso de uma ferramenta capaz tanto de formalizar a negociação, quanto de dinamizar e conferir eficiência ao fluxo contratual: a assinatura eletrônica. Esse recurso é baseado em mecanismos de criptografia altamente seguros que protegem o documento de alterações fraudulentas, atribuindo autenticidade à identidade dos signatários.

A utilização do contrato online em conjunto à uma assinatura eletrônica reorganiza as formas de se fechar acordos comerciais, deixando o processo bem mais organizado, enxuto e ágil. Com essas ferramentas, não há mais a necessidade de as partes se reunirem presencialmente, já que elas podem assinar o documento a qualquer momento e de onde estiverem, bastando que disponham de acesso à internet. Simples assim! Esqueça impressão, motoboy, notário, arquivamento de documento.

Confira o passo a passo para assinar contrato online

Agora que você já conhece as principais características dos contratos online e algumas das suas principais vantagens, vamos mostrar quais são as etapas necessárias para assinar esse tipo de documento. É só continuar a leitura!

1. Conte com uma plataforma de assinatura

Antes de iniciar o processo de formalização contratual, a empresa precisa selecionar a plataforma de assinatura que irá utilizar. Essa etapa é muito importante, pois, o sucesso do ciclo de tramitação do documento chegando até a sua finalização depende da escolha acertada da ferramenta que possibilitará a autenticação dos emissores das firmas.

Quanto mais o recurso for prático e simples de utilizar, mais eficiente será a operação tanto por parte da empresa quanto pelos clientes. Por isso, é essencial que a plataforma de assinatura tenha uma interface amigável e seja constituída por funcionalidades facilmente integráveis a outros sistemas informatizados do negócio. A plataforma número um do mundo de assinatura eletrônica é a eSignatura da DocuSign, faça um teste grátis e veja como é simples de utilizar.

2. Adicione os signatários

Após escolhido o software de assinatura, é preciso efetuar os trâmites que permitirão a inserção das firmas pelas partes. Antes de mais nada, deve-se efetuar o upload do contrato ou gerar o documento automaticamente via integração ou templates já criados..

Os signatários são adicionados logo depois que o documento é carregado na plataforma. Para isso, quem está solicitando a assinatura especificará, nos locais apropriados, os nomes, os números dos documentos (CPF ou RG) e os contatos de e-mail das partes envolvidas. É possível até indicar uma ordem em que as assinaturas devem ser emitidas.

3. Escolha o tipo de assinatura

Nessa etapa, cabe ao responsável pela solicitação da assinatura escolher o seu tipo, se digital ou eletrônica, cuja principal diferença é o uso de certificado digital, presente no primeiro. Vale lembrar que ambos os formatos são juridicamente válidos e seguros. Esse processo de seleção depende da plataforma utilizada, que pode ser híbrida e, dessa maneira, solicitar ao usuário que opte por uma das duas opções.

4. Faça a coleta de assinatura

O último passo é a emissão das assinaturas pelos destinatários que foram indicados na plataforma. Para isso, os signatários recebem, via e-mail, o link do arquivo que deve ser assinado. Eles precisam acessar o endereço compartilhado e clicar nos locais indicados no documento, de acordo com as orientações especificadas. Feito isso, o processo é imediatamente finalizado e a assinatura concluída.

Como se não bastassem tantas facilidades, você pode contar com o suporte da eSignature DocuSign, a melhor ferramenta do mercado para assinar um contrato eletronicamente. Esse recurso permite o acesso e a assinatura de documentos com rapidez, segurança e praticidade, contando com as funcionalidades de emissão de lembretes e verificação de status. Em alguns segundos, o contrato é carregado, assinado e enviado aos interessados.

Como mostramos no post, assinar contratos online é extremamente simples e seguro, além de agilizar o fechamento de negócios. Com a adoção da plataforma contratual apropriada e o uso da assinatura eletrônica, a empresa é capaz de otimizar os seus processos operacionais, ao mesmo tempo que gera vantagem competitiva diante da concorrência, com o potencial de fidelizar mais clientes.

Que tal fechar contratos online com a assinatura eletrônica agora mesmo? Experimente a DocuSign!

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