Em uma era em que os dados trafegam em poucos segundos por todos os cantos do planeta e em que os recursos tecnológicos se tornam cada vez mais acessíveis (por força sobretudo, das contratações de serviços de TI por assinatura), é cada vez mais difícil conseguir diferenciar uma empresa da concorrência. A saída aos gestores, nesse cenário, é estar sempre informado com as novidades da TI, a fim de enxergar antes dos rivais a possibilidade de otimizar processos e enxugar procedimentos manuais.

Quer um exemplo? Você já parou para pensar quanto tempo por ano seus funcionários perdem arquivando documentos de forma física? Já cogitou migrar para um sistema de arquivo eletrônico, que centralize todas as informações da organização, torne mais rápidas as buscas e evite gastos com papéis, impressões, etc.?

Se você está em busca de enxugamento de processos para tornar as atividades de sua equipe menos custosas, mais eficientes e mais produtivas, entenderá agora por que o arquivo eletrônico é o seu primeiro passo para fazer a empresa ser mais rápida, dotada de mais inteligência operacional e mais “cirúrgica” na realização de suas tarefas diárias. Confira!

Facilidade na organização de documentos para localização de informações importantes

Arquivar documentos em pastas ou caixas-arquivos é algo totalmente ultrapassado. Imagine que você precise das notas fiscais de um cliente para compreender qual seu perfil de consumo e elaborar uma campanha de marketing personalizada.

Você terá de pedir para um funcionário da área administrativa revirar dezenas de pastas, em busca da coleta de todas as centenas de NFs que este cliente gerou ao longo de anos de relacionamento com a empresa. Seu funcionário perderá algumas horas na busca, sendo que muitas outras já foram perdidas no arquivamento (que agora acaba de ser desorganizado, o que gerará ainda mais tempo perdido na próxima busca).

A impressão das notas, a compra de pastas e caixas-arquivos e o aluguel de salas especiais para armazenar tudo o que a empresa produz também aumentam os custos fixos e variáveis, corroendo a margem de lucro da empresa. Como se fosse pouco, as possíveis doenças respiratórias dos funcionários que lidam diariamente com esses arquivos podem gerar indenizações pesadas à empresa na Justiça do Trabalho.

Diante de tudo isso, responda sinceramente: vale a pena continuar ignorando a possibilidade de ter um sistema de arquivo eletrônico?

Agilidade no processo de vendas para aumentar a conversão

Uma pesquisa da PwC mostrou que as empresas perdem, em média, 1 mês inteiro procurando por arquivos extraviados, até porque cerca de 66% das informações armazenadas são obsoletas, contribuindo para aumentar o caos na organização.

O mesmo levantamento mostra ainda que:

  • As organizações gastam US$ 20,00, em média, para arquivar cada documento, US$ 120,00 para achar um documento arquivado no lugar errado e incríveis US$ 220,00 para recriar um documento perdido;
  • Em média, um documento é xerocado, impresso ou digitalizado 19 vezes, sendo que quase 40% das impressões são desnecessárias.

Muitas empresas insistem em manter seus documentos físicos pelo simples fato de terem que assiná-los manualmente. Entretanto, a “era da mobilidade” não esqueceu a dor desses gestores e, atualmente, já existem soluções eficientes para assinatura eletrônica (chamada Gestão de Transações Digitais — DTM).

Com a mesma validade jurídica de um documento assinado à caneta, uma solução como o Docusign, por exemplo, permite que contratos, ordens de compra e autorizações de venda sejam assinados eletronicamente, permitindo que os gestores firmem tais documentos em sua casa, no trânsito ou até mesmo em viagens.

A partir dessa forma de assinatura, toda a tramitação do documento passa a ser digital, sem qualquer necessidade de impressão ou arquivamento físico. Como esses recursos são contratados por mensalidade, empresas de qualquer porte podem fazer uso do benefício, que garante maior velocidade no fechamento de vendas, desburocratização e mobilidade à equipe comercial.

Redução de custos com manutenção de estrutura de arquivo

Quanto sua empresa perde com manutenção de arquivos? Pouco? Será? Ainda que você não tenha uma sala especial para isso, a compra de materiais de escritório (como pastas e caixas), dezenas de cartuchos anuais para impressoras, toneladas de papel, aumento da conta de energia (por força do volume de impressões), contratação de funcionários da área administrativa e… Ufa!

Bom, você já percebeu que os custos são altos e muitos deles poderiam ser evitados se a empresa migrasse seus dados para a web. Uma gestão de documentos que privilegie o arquivo eletrônico reduz consideravelmente boa parte dos gastos citados.

Maior segurança no que diz respeito às informações sigilosas da empresa

Pesquisas mostram que:

  • 7% dos documentos gerados são perdidos;
  • profissionais passam entre 5% a 15% do tempo lendo informações e (pasme!) 50% procurando por elas;

Imagine se entre esses 7% de documentos extraviados em sua empresa se encontre aquele contrato essencial para fazer valer seu direito junto ao fornecedor, que não lhe entrega os produtos no prazo? Ou aquele Conhecimento de Transporte (CT) imprescindível para que sua empresa não sofra sanções, caso seu caminhão de mercadorias seja parado na rodovia pela Polícia Federal? Quem abandonou os documentos em papel não precisa mais se preocupar com isso.

“E se eu tiver milhares de documentos armazenados no HD e todos eles forem danificados (seja por falha humana ou por problemas no computador)?”

Bom, fique tranquilo quanto a isso. Os arquivos eletrônicos, em geral, são armazenados em nuvem, por meio da contratação de uma provedora de soluções em Cloud Computing. Essas especialistas em sistemas em nuvem dispõem de uma série de recursos que garantem proteção máxima aos seus documentos, ainda que sejam sigilosos. Sistema de autenticação de dois fatores, login por digital e backups automáticos são apenas alguns dos recursos que garantirão a tranquilidade de suas noites!

Fortalecimento dos princípios de compliance para gerar credibilidade aos olhos de credores, investidores, clientes e fornecedores

Ter uma empresa digitalizada, com arquivos assinados eletronicamente e que tramitam inteiramente pela rede sinaliza profissionalismo ao mercado, organização e transparência, o que facilita a captação de novos investimentos, fusões, aquisições, etc.

Além disso, nesse cenário, obrigações tributárias são cumpridas com rapidez e sem perda de tempo (uma vez que dados eletrônicos podem ser transferidos automaticamente aos sistemas fiscais — como SPED — e aplicações de escrituração eletrônica). Auditorias externas e internas trabalham com maior precisão quando lidam com dados centralizados eletronicamente. Até a relação com clientes e fornecedores passa a ser mais sólida, em virtude do nível de excelência na gestão de dados da empresa.

Respeito ao meio ambiente

Arquivo eletrônico é um ótimo caminho para tornar sua empresa sustentável. Afinal são necessárias 11 árvores para produzir cada tonelada de papel. Quantas delas você crê que sua empresa gaste por ano?

Maior proteção à saúde de seus colaboradores

Leptospirose, alergias, bronquites, rinites, dermatites. A manipulação do papel sem os devidos cuidados gera doenças como essas, que em graus diversos, podem representar o afastamento de seus funcionários (com a consequente perda ainda maior de produtividade), além de indenizações pagas em ações trabalhistas. Migrar para o arquivo eletrônico é também respeitar e valorizar a saúde de seus funcionários.

Nenhuma dúvida da urgência em sair da era do papel, certo? Então descubra agora 7 dias para aumentar a agilidade de seus processos burocráticos!

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