Arquivo eletrônico: por que minha empresa deve ter um desses?

 

Arquivo eletrônico

Em uma era em que os dados trafegam em poucos segundos por todos os cantos do planeta e os recursos tecnológicos se tornam cada vez mais acessíveis — por força, sobretudo, das contratações de serviços de TI por assinatura —, é cada vez mais difícil diferenciar uma empresa da concorrência.

A saída aos gestores, nesse cenário, é estarem sempre informados sobre as novidades da área de tecnologia a fim de enxergar antes dos rivais as possibilidades de otimização de processos e enxugar procedimentos manuais.

Quer um exemplo? Você já parou para pensar em quanto tempo por ano seus funcionários perdem arquivando documentos de forma física? Já cogitou migrar para um sistema de arquivo eletrônico que centralize todas as informações da organização, torne mais rápidas as buscas e evite gastos com papéis, impressões etc.?

Se você está em busca de enxugamento de processos para tornar as atividades de sua equipe menos custosas, mais eficientes e mais produtivas, entenderá agora por que o arquivo eletrônico é o primeiro passo para fazer seu negócio ser mais rápido, dotado de mais inteligência operacional e mais “cirúrgico” na realização das tarefas diárias. Confira nossa lista!

Facilidade na organização de documentos e para localização de informações importantes

Arquivar documentos em pastas ou caixas-arquivo é algo totalmente ultrapassado. Imagine que você precise das notas fiscais de um cliente para compreender qual seu perfil de consumo e elaborar uma campanha de marketing personalizada.

Será preciso pedir para um funcionário da área administrativa revirar dezenas de pastas em busca da coleta de todas as centenas de NFs que o cliente gerou ao longo de anos de relacionamento com a empresa. Seu funcionário perderá algumas horas procurando, sendo que muitas outras já foram perdidas no arquivamento, que agora foi desorganizado, gerando ainda mais tempo perdido na próxima busca.

A impressão das notas, a compra de pastas e caixas-arquivo e o aluguel de salas especiais para armazenar tudo o que a empresa produz aumentam os custos fixos e variáveis, corroendo a margem de lucro da empresa. Como se fosse pouco, as possíveis doenças respiratórias dos funcionários que lidam diariamente com esses arquivos podem gerar indenizações pesadas à empresa na Justiça do Trabalho.

Diante de tudo isso, responda sinceramente: vale a pena continuar ignorando a possibilidade de ter um sistema de arquivo eletrônico?

Agilidade no processo de vendas para aumentar a conversão

Uma pesquisa da PwC mostrou que as empresas perdem, em média, 1 mês inteiro procurando por arquivos extraviados, até porque cerca de 66% das informações armazenadas são obsoletas, contribuindo para aumentar o caos na organização. Esse levantamento mostra ainda que:

  • as organizações gastam US$ 20,00, em média, para arquivar cada documento, US$ 120,00 para achar um documento arquivado no lugar errado e incríveis US$ 220,00 para recriar um documento perdido;
  • em média, um documento é xerocado, impresso ou digitalizado 19 vezes, sendo que quase 40% das impressões são desnecessárias.

Muitas empresas insistem em manter seus documentos físicos pelo simples fato de terem que assiná-los manualmente. Entretanto, a “era da mobilidade” não esqueceu a dor desses gestores e atualmente já existem soluções eficientes para assinatura eletrônica.

Com a mesma validade jurídica de um documento assinado à caneta, uma solução como o Docusign permite que contratos, ordens de compra e autorizações de venda sejam assinados eletronicamente, possibilitando que os gestores firmem tais documentos em sua casa, no trânsito ou até mesmo em viagens.

A partir dessa forma de assinatura, toda a tramitação do documento passa a ser digital, sem qualquer necessidade de impressão ou arquivamento físico. Como esses recursos são contratados por mensalidade, empresas de qualquer porte podem fazer uso do benefício, que garante maior velocidade no fechamento de vendas, desburocratização e mobilidade à equipe comercial.

Redução de custos com manutenção de estrutura de arquivo

Quanto sua empresa perde com manutenção de arquivos? Pouco? Será? Ainda que você não tenha uma sala especial para isso, há a compra de materiais de escritório — como pastas e caixas —, de dezenas de cartuchos anuais para impressoras, toneladas de papel, aumento da conta de energia — por força do volume de impressões —, a contratação de funcionários da área administrativa… Ufa!

Bom, você já percebeu que os custos são altos e que muitos deles podem ser evitados se a empresa migrar seus dados para a web. Uma gestão de documentos que privilegie o arquivo eletrônico reduz consideravelmente boa parte dos gastos citados.

Maior segurança no que diz respeito às informações sigilosas da empresa

Pesquisas mostram que:

  • 7% dos documentos gerados são perdidos;
  • profissionais passam entre 5% e 15% do tempo lendo informações e 50% procurando por elas;

Imagine se entre esses 7% de documentos extraviados em sua empresa se encontre aquele contrato essencial para fazer valer seu direito junto ao fornecedor que não entrega os produtos no prazo? Ou aquele Conhecimento de Transporte (CT) imprescindível para que sua empresa não sofra sanções caso seu caminhão de mercadorias seja parado na rodovia pela Polícia Federal? Quem abandonou os documentos em papel não precisa mais se preocupar com isso.

“E se eu tiver milhares de documentos armazenados no HD e todos eles forem danificados, seja por falha humana ou por problemas no computador?”

Bom, fique tranquilo quanto a isso. Os arquivos eletrônicos, em geral, são armazenados em nuvem por meio da contratação de uma provedora de soluções em Cloud Computing. Essas empresas são especialistas nesses sistemas e dispõem de uma série de recursos que garantem proteção máxima aos seus documentos, ainda que sejam sigilosos. Sistema de autenticação de dois fatores, login por digital e backups automáticos são apenas alguns dos recursos que garantirão a tranquilidade de suas noites!

Fortalecimento dos princípios de compliance para gerar credibilidade aos olhos de credores, investidores, clientes e fornecedores

Ter uma empresa digitalizada, com arquivos assinados eletronicamente e que tramitam inteiramente pela rede, sinaliza profissionalismo ao mercado, organização e transparência, o que facilita a captação de novos investimentos, fusões, aquisições etc.

Além disso, nesse cenário, obrigações tributárias são cumpridas com rapidez e sem perda de tempo, uma vez que dados do arquivo eletrônico podem ser transferidos automaticamente aos sistemas fiscais — como SPED — e aplicações de escrituração eletrônica. Auditorias externas e internas trabalham com maior precisão quando lidam com dados centralizados eletronicamente. Até a relação com clientes e fornecedores passa a ser mais sólida em virtude do nível de excelência na gestão de dados da empresa.

Respeito ao meio ambiente

Arquivo eletrônico é um ótimo caminho para tornar sua empresa sustentável. Afinal, são necessárias 11 árvores para produzir cada tonelada de papel. Quantas delas você crê que sua empresa gasta por ano?

Maior proteção à saúde de seus colaboradores

Leptospirose, alergias, bronquites, rinites, dermatites... A manipulação do papel sem os devidos cuidados gera doenças como essas, que, em graus diversos, podem representar o afastamento de seus funcionários, com a consequente perda ainda maior de produtividade, além de indenizações pagas em ações trabalhistas. Migrar para o arquivo eletrônico é também respeitar e valorizar a saúde de seus colaboradores.

Passo a passo de como transformar os arquivos da empresa em documentos digitais 

Depois de todos esses motivos, você deve estar se perguntando como fazer essa migração, não é mesmo? Por isso, preparamos um passo a passo de como fazer uma transformação digital nos arquivos de sua empresa. Veja!

Faça um levantamento de dados

Entender quais são os tipos de documentos, sua quantidade, seu estado de conservação, a forma como estão organizados e a natureza das informações que contêm é o primeiro passo para que a sua digitalização seja bem sucedida. Outro ponto é compreender como se desenrola o fluxo das informações entre a equipe.

Garanta a validade jurídica

É mais fácil criar os documentos de forma digital desde o início, pois o processo é mais simples e a garantia de legalidade é intrínseca, isso se utilizados sistemas de qualidade que já levam em conta as leis sobre a emissão eletrônica. Mas a digitalização do que foi produzido em papel pode ser feita seguindo a normativa que a viabiliza.

Trata-se do Decreto nº 10.278/2020, que estabelece os procedimentos para digitalização de maneira que o valor e os efeitos legais sejam os mesmos dos originais.

Cuide da legibilidade dos documentos

No mesmo decreto, são estipulados critérios técnicos para que a qualidade da imagem possibilite a legibilidade do documento, versando sobre equipamentos e requisitos tecnológicos de resolução a serem empregados no processo desde o formato do arquivo e a cor até a resolução mínima.

Siga os requisitos técnicos

Mais do que requisitos sobre a qualidade da digitalização, há pontos sobre os os metadados. Nesse sentido, os arquivos precisam conter informações como: título, tipo do documento, assunto com palavras-chave, identificação do autor e do responsável pela digitalização, data e local em que ocorreu, identificador digital atribuído pelo sistema informatizado, hash e checksum da imagem.

Escolha uma ferramenta de qualidade

Tanto para passar os documentos para arquivo eletrônico quanto para emiti-los nesse formato, usar uma ferramenta de qualidade, que atenda à legislação e ofereça recursos e aplicativos adicionais para desburocratizar o seu negócio, é um passo fundamental para que todo o processo ocorra com segurança. A DocuSign preenche todos esses requisitos.

Dicas para organizar o arquivo eletrônico

Além do passo a passo para realizar a conversão da versão física para arquivo eletrônico, é preciso pensar na organização interna. Dessa forma, todos os benefícios desse modelo de guarda de documentos podem ser aproveitados. Pensando nisso, duas dicas principais precisam ser seguidas desde a primeira digitalização. Descubra quais!

Separe em pastas e subpastas

Se em um arquivo físico os documentos são colocados em pastas por tipo, nome do cliente ou outro critério e, dentro dessas divisões, eles são agrupados ou subdivididos considerando outros pontos como mês, ano, natureza etc., no meio virtual a organização também deve ser assim.

Tenha um padrão para nomear os arquivos

Para facilitar a ordenação automática pelo sistema e a consulta no arquivo eletrônico, é necessário que haja uma padronização dos nomes. Defina a ordem em que as informações aparecem e tome cuidado com espaços e símbolos. 

Investir em um arquivo eletrônico agrega diversos benefícios para as empresas que se convertem em vantagens competitivas. Com o passo a passo e as dicas deste artigo, associados à plataforma da DocuSign, realizar essa transformação digital será fácil. Faça um teste grátis e descubra todos os diferenciais que oferecemos!

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