Você com certeza já se deparou com o termo compliance por aí, não é verdade? Mas será que as explicações que obteve deram conta de realmente esclarecer o conceito ou ainda achou complicado? Para entender melhor o que é compliance, fique de olho no nosso post de hoje!

O que é compliance?

Compliance é um conjunto de práticas corporativas destinadas a impulsionar as empresas a cumprirem minuciosamente todas as normas legais, regulamentos, políticas e diretrizes ligadas à sua área de atuação.

O termo compliance deriva de comply, em inglês, que significa agir em sintonia com as regras, ou seja, estar em conformidade com leis e regulamentos, externos e internos. Traduzindo: trata-se de ações criadas com o objetivo de manter a empresa em conformidade com os normativos dos órgãos reguladores, em sintonia com suas imposições e seguindo os padrões impostos a seu segmento nas mais diversas áreas — fiscal, contábil, jurídica, previdenciária, ambiental, trabalhista, ética e assim por diante.

Funciona como política de Estado?

Na prática, nações que não internalizam uma cultura de compliance costumam ver seu Produto Interno Bruto (PIB) sangrar por força de fraudes e descumprimentos legais de toda espécie.

Segundo dados da Harvard Business Review, só o continente africano perdeu, no decorrer dos anos 90, em torno de 148 bilhões de dólares (25% do PIB) em decorrência de práticas ilícitas. No Brasil, tais crimes dissipam anualmente da economia entre 51 e 84 bilhões de reais (entre 1,38% e 2,3% do PIB).

Como você pode ver a partir desses dados, o compliance deve estar presente não apenas nas empresas, mas na cultura do próprio Estado.

Qual o panorama corporativo?

O empreendedor está constantemente envolvido com diversas imposições, sejam elas legais, regulatórias, éticas ou de mercado. Nesse cenário, basta uma pequena falha para que a empresa precise arcar com sanções legais, multas e restrições, além de sofrer manchas em sua reputação perante clientes — essas sim muito difíceis de reverter.

É de se imaginar, assim, que a manutenção de todas essas variáveis em sintonia seja um grande desafio. Pois é justamente na busca desse equilíbrio que surge o compliance!

As atividades e as concepções sobre o que é compliance surgiram em decorrência de uma preocupação em adequar os procedimentos às exigências jurídicas envolvendo instituições financeiras. Porém, com o passar do tempo e o surgimento de novas necessidades de adequação, percebeu-se que essa atividade deveria ser muito mais abrangente, incluindo, além de normas e políticas internas, todo o processo. Afinal, não se trata apenas de interpretar leis, mas de uma análise muito mais extensa, que engloba desde a tarefa mais básica até complexas decisões gerenciais.

Em meio a tudo isso, descobriu-se que não era possível, portanto, implementar qualquer procedimento nesse sentido sem pleno conhecimento dos processos internos, das metodologias e rotinas de trabalho já usadas, bem como de estratégias de gestão, fluxos operacionais e rotinas contábeis.

É preciso contar com um especialista?

Cabe ao profissional de compliance buscar uma melhor compreensão de suas funções e responsabilidades, uma vez que, mais que elaborar e publicar normativos e procedimentos aos envolvidos no processo produtivo, ele deve estar a par de todas as variáveis envolvidas. O objetivo é melhorar as atividades e proporcionar maiores índices de eficiência, eficácia e confiabilidade das informações.

Para isso ser efetivo, é de suma importância que o profissional conheça o negócio, as metas e os objetivos dos administradores, sendo extremamente participativo e não se limitando apenas a controlar e exigir o cumprimento de normas internas e externas. Ele deve agir como um verdadeiro consultor. E é claro que entender bem o que é compliance passa pelo entendimento das funções desse profissional.

Vale destacar, no entanto, que o sucesso nessa área não depende só desse especialista. Desde os controles internos até a gestão de riscos corporativos, as melhorias nos processos devem ser constantemente buscadas tanto pelos colaboradores como pelos gestores.

Isso pode ser alcançado por meio do respeito às normatizações e pela implementação de uma política da função e atividade de compliance, com cada membro da organização sendo devidamente informado sobre suas atribuições. Lembre-se: a gestão de compliance é de responsabilidade de todos.

Qual o raio de ação dessas práticas?

O que é compliance sem um código de ética? Para criar uma área dessa em qualquer empresa, a primeira atitude deve ser a de elaborar um ordenamento de conduta, que deve ter uma linguagem clara, simples e compreensível, tornando as informações acessíveis a todos com base em divulgação intensa.

Desde que tal código de ética parta das políticas da organização, demonstrando claramente as diretrizes gerais da empresa até chegar a normas mais específicas, o gestor pode contar com o auxílio de especialistas. Só atenção: tenha sempre tudo devidamente escrito, a fim de facilitar a aplicação de possíveis (e necessárias) ações disciplinares.

Por meio de procedimentos de endomarketing, a comunicação interna se faz fundamental na aplicação do compliance. A disseminação sobre a importância de seguir as normas e os procedimentos pode ser feita com o uso de mensagens SMS, e-mails ou mesmo a fixação de cartazes em quadros de aviso, por exemplo.

Além disso, é fundamental ter um canal voltado para a comunicação interna a fim de sanar dúvidas, com perguntas elaboradas até anonimamente, evitando assim possíveis constrangimentos ou inibições. Esse anonimato pode inclusive servir para que sejam feitas denúncias sobre condutas inadequadas, bem como reclamações, críticas ou sugestões. Nesse caso, os gestores não só podem como devem tomar atitudes, sem que o denunciante tenha medo de retaliações.

As relações externas também merecem uma política clara, o que passa pela linguagem a ser usada com os clientes e pelos limites dessas relações no que tange ao tênue limiar entre o profissional e o pessoal — como o que um colaborador pode ou não receber de um cliente sem caracterizar uma atitude inadequada.

No mais, não podemos esquecer das políticas anticorrupção, das diferenças entre as relações com entes privados e públicos, da ênfase à ética em relação a concorrentes e clientes, da preparação para possíveis conflitos de interesse entre fornecedores ou distribuidores e, fundamentalmente, do exemplo dado pelos gerentes e gestores. Tudo isso entra na conta.

Esses aspectos devem estar extremamente claros não só nas normas escritas, mas principalmente nas ações dos envolvidos na organização. Entenda: como o compliance é, acima de tudo, ideologia, todos devem atuar para que o sistema se harmonize dentro dessa concepção, o que acontece por meio de um comportamento baseado em valores sólidos.

Por que alinhar com as normas legais?

Os objetivos, os papéis e as responsabilidades da área de compliance passam inicialmente pela análise meticulosa dos riscos operacionais e do gerenciamento dos controles internos (e sua continuidade), buscando a melhoria contínua e a adequação a normas técnicas que surgem de acordo com o segmento de atuação.

A análise em relação a possíveis fraudes e sua necessária prevenção, bem como auditorias de rotina, gerenciamento em relação à gestão de pessoal para rever políticas e elaboração de manuais de conduta são fatores essenciais para o sucesso da empresa como um organismo sadio e integrado.

A fiscalização periódica visando à conformidade com as normas contábeis e à interpretação correta das leis (adequando-as à realidade e ao universo da empresa), é também essencial para dar agilidade e segurança às operações. Um exemplo é o uso de contratos eletrônicos, que facilitam as relações jurídicas.

Para a empresa que quer se consolidar em um mercado cada vez mais exigente e competitivo, com visão e objetivos de longo prazo, não basta entender o que é compliance, mas sim implementar a ideia. Afinal, a crescente pressão por valores éticos, respeito ambiental e imagem positiva e transparente acabam obrigando-as a criar programas preventivos e de fácil monitoramento. Por meio do compliance, seus objetivos estratégicos certamente serão mais facilmente alcançados.

Há até alguns anos, o tema não era levado tão a sério nas empresas quanto deveria. No entanto, o surgimento de uma série de leis ligadas ao combate à corrupção (com destaque para a Lei Federal 12.846, de 2013, que inovou ao permitir a responsabilização das pessoas jurídicas) mudou radicalmente esse cenário.

Para piorar, os recentes casos de desvios de grandes corporações nacionais estimularam diversas empresas a buscar a implementação de programas de compliance, introjetados com o objetivo de disseminar práticas corporativas destinadas a:

  • cumprir fielmente a legislação nacional e internacional;
  • prover atenção plena às regulações de mercado;
  • dar transparência absoluta na condução dos negócios, sobretudo com entes públicos em licitações;
  • evitar ganhos pessoais indevidos por meio da criação de situações artificiais de mercado;
  • criar uma cultura profissional na relação com o Estado;
  • impedir a manipulação do uso da informação privilegiada;
  • ter uma postura ambientalmente responsável.

Atualmente, a sociedade vem cobrando ainda mais o alinhamento das empresas a valores éticos, legais e morais, de forma que as organizações que não compreenderem a urgência em ter ações sólidas nessa perspectiva tendem a ser praticamente expulsas do mercado. É preciso entender o que é compliance e, claro, suas consequências na gestão dos negócios.

Qualquer empresa pode implementar?

O problema é que, por ser algo relativamente recente no Brasil, muitos gestores ainda acreditam que a política de compliance se aplica apenas a grandes empresas ou àquelas que têm relações com entes públicos. Aí é que se enganam. Trata-se de criar estratégias para obter lucratividade de forma sustentável, focando no desenvolvimento econômico e socioambiental no que se refere ao direcionamento de seu business. E isso é imprescindível para companhias de qualquer porte ou segmento.

Nos Estados Unidos, por exemplo, a JP Morgan já investia cerca de 4 bilhões de dólares em compliance e controle de riscos lá atrás, em 2013. O objetivo era evitar catástrofes como a que aconteceu em 2005 com as fraudes contábeis que levaram o Banco Santos à falência. Você se lembra desse caso?

Perceba que as falhas de compliance não dizem respeito apenas ao recebimento de propinas na consolidação de licitações. Se sua empresa não é vigilante com essa questão, pode ser vítima de manipulação contábil ou mesmo de estelionato com a falsificação de assinaturas de contratos, por exemplo. Nesse quesito, como sua empresa se protege juridicamente?

Ferramentas tecnológicas podem reduzir fraudes?

Entender o que é compliance passa por compreender também as tecnologias que facilitam suas práticas. Nesse campo, por incrível que pareça, a assinatura de contratos, propostas comerciais e outros documentos de extrema importância ainda é feita de forma manuscrita, à caneta, em muitas empresas, o que facilita adulterações de todos os tipos.

Em uma época em que a assinatura digital se apresenta como a forma mais segura de confirmação de autoria documental, é preciso lembrar do alto nível de vulnerabilidade das assinaturas feitas à caneta, além do extenso tempo de trâmite que essa assinatura provoca no ciclo de vida dos documentos. Isso sem falar no aumento dos custos com papel, impressões, digitalizações, reconhecimentos de firma e assim por diante.

Quem deseja implementar uma política de compliance em sua empresa deve começar aparando arestas e reduzindo as possibilidades de fraudes — tanto externas quanto internas. E isso começa abdicando definitivamente da assinatura tradicional em nome da segurança jurídica das chancelas por meio eletrônico.

Com uma plataforma que permita esse tipo de confirmação eletrônica, é possível que um contrato seja assinado por todos os interessados em apenas alguns minutos, ainda que eles estejam em localidades diferentes! Mas a grande virtude desse tipo de assinatura é mesmo o fortalecimento dos mecanismos de compliance.

Na assinatura digital, por exemplo, uma simples tentativa de adulteração de um documento já assinado quebra totalmente a firma aposta anteriormente, protegendo os dados e a confiabilidade da autoria.

Uma eventual auditoria também se torna mais simples com uma ferramenta tecnológica como essa, que permite acompanhar de perto o status atual de cada arquivo: quem assinou, em qual data e a partir de que IP. Esse rastreamento completo disponibilizado por uma plataforma de confiança já sinaliza o quanto a implementação da tecnologia certa pode facilitar as práticas de compliance.

E assim chegamos ao final por hoje! Mas se você compreendeu o que é compliance, certamente também percebeu que, na era dos negócios digitais, esse conjunto de ações tem relação íntima com segurança de dados, certo? Pois é exatamente por isso que recomendamos a complementação da leitura deste post com o acesso a um outro conteúdo do nosso blog: confira como garantir segurança da informação em dados sigilosos!

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