A ascensão das soluções digitais não está mudando apenas a relação entre empresas e clientes, mas também a forma com que as organizações estabelecem seus processos internos. E isso tanto é verdade que o fluxo de trabalho digital já é realidade mais que consolidada para muitos empreendimentos. Mas atenção: ainda é possível avançar mais rumo a uma verdadeira transformação digital!

Antes de mais nada, entenda o que queremos dizer quando falamos em fluxo de trabalho digital: mudar o modelo de negócio de modo que ele realmente abrace a tecnologia, incorporando-a em todos os setores da empresa. O propósito? Gerar melhores resultados sempre! Quer saber como fazer isso? Então acompanhe!

1. Evolua de forma gradativa

Toda empresa tem uma determinada cultura, uma maneira de fazer as coisas. Os negócios mais jovens, por exemplo, que já nasceram em um mercado altamente tecnológico, têm mais facilidade em adotar tecnologias que acelerem o fluxo de trabalho. Por outro lado, para quem está há mais tempo no mercado, essas inovações vão surgindo e consequentemente levantando questionamentos a respeito de sua eficácia.

Nesse cenário, é preciso refletir um pouco mais, passando a implementar as mudanças gradativamente, para que todos se acostumem com o novo modus operandi sem choque. Evoluir pode ser um pouco doloroso, mas todos sabemos que é para o bem. Sendo assim, para não gerar um grande impacto interno e abalar as estruturas já consolidadas do negócio, evolua aos poucos, inserindo a tecnologia na sua empresa passo a passo.

2. Mantenha os processos organizados

Ter um fluxo de trabalho digital sem processos mapeados e organizados é como automatizar a bagunça, o que potencializa suas falhas. A dica aqui é mapear os processos, identificando os gaps e os eliminando, para só então criar um fluxo de trabalho digital. Dessa maneira, você constrói processos mais sólidos e seguros, o que se refletirá em maior produtividade e eficiência.

Processos organizados são mais fáceis de digitalizar. E uma vez que estejam automatizados, trazem benefícios que vão além da produtividade e da eficiência, gerando até uma dedicação maior da sua equipe a atividades de planejamento e inovação. Por falar nesses conceitos, a McKinsey descobriu que a digitalização dos fluxos de trabalho pode trazer 50% mais eficiência para uma empresa e 40% mais produtividade!

3. Eduque seu público

Toda mudança cultural enfrenta barreiras que deve transpor, como a resistência à transformação digital e ao uso de novas tecnologias no ambiente de trabalho. Bater de frente com as pessoas, impondo o uso de tais tecnologias, só vai criar um ambiente de animosidade entre empresa e colaboradores. O que fazer então?

Procure orientar sua equipe, educando os funcionários quanto aos benefícios da adoção de novas tecnologias e ao fluxo de trabalho digital. Mostre como as atividades diárias, que consomem tempo e trabalho manual, podem ser executadas de forma automática com muito mais eficácia. O treinamento é essencial para que todos saibam usar os novos recursos, extraindo o máximo de resultados dos fluxos de trabalho digitais. Quanto mais preparada seu time estiver, menos barreiras sua empresa enfrentará para entrar de vez na era das organizações digitais.

4. Compartilhe os serviços

Um dos grandes benefícios de se ter o fluxo de trabalho digitalizado é que seu time pode trabalhar on-line, colaborando em tempo real para os mesmos projetos. Nada de ficar enviando documentos por e-mail com marcações nominais para diferenciar as versões — versão 1, versão 2, versão final, versão final revisada e assim por diante. Com a ajuda da tecnologia, vocês terão todo o histórico de mudanças reunido no mesmo local, mesmo que todos estejam trabalhando simultaneamente nos mesmos documentos.

Por mais que o conceito de serviços compartilhados já seja bastante usado no universo corporativo, vem atraindo cada vez mais empresas para esse formato, com uma central de profissionais especializados tomando conta de determinados processos. Com esse modelo de trabalho, não existe um dono do processo. Todos são capacitados para atender a qualquer demanda, o que agiliza as atividades diárias e torna sua empresa muito mais veloz ao atender os clientes, fornecedores e parceiros.

5. Use documentos eletrônicos

Como estamos falando de digitalização de fluxos de trabalho, é mais que natural migrarmos de documentos físicos para documentos eletrônicos! Afinal, eles podem ser anexados a plataformas e enviados de diversas maneiras para as pessoas envolvidas, conferindo maior agilidade e segurança para os processos da empresa.

Documentos eletrônicos podem ser criados, editados e enviados por meio de tecnologias na nuvem, impedindo qualquer tipo de extravio ou mudança não autorizada. Além disso, contam com dispositivos de segurança que garantem a integridade dos dados, o que contribui evitar fraudes na sua empresa.

6. Integre aplicativos e dados

Para ter um fluxo de trabalho digital realmente eficiente e livre de riscos, procure integrar suas soluções de Tecnologia da Informação de modo que os dados sejam cruzados eletronicamente, sem interferência humana.

Atualmente, é possível escanear um documento com um aplicativo de smartphone e enviá-lo para sua base de dados, assim como tirar fotos e encaminhá-las para um banco de imagens ou outro usuário e acessar plataformas a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. As opções são inúmeras para quem deseja digitalizar os fluxos de trabalho da empresa e ganhar maior competitividade com essa transformação.

7. Foque nos resultados

Implementar mudanças (estruturais e processuais) leva algum tempo e exige atenção durante o período de adaptação para que possíveis falhas sejam corrigidas e, assim, sua empresa tenha êxito ao adotar o fluxo de trabalho digital. O ideal é estipular metas e prazos, acompanhando os indicadores de desempenho regularmente para saber como está a implantação e o que deve ser feito para consolidar a nova forma de atuação na cultura organizacional.

Os resultados parciais devem ser compartilhados com seu time, permitindo que todos saibam como anda a performance e como podem se comprometer mais com o investimento que a empresa vem fazendo. Pode acreditar: quando as pessoas se sentem parte da mudança, fica muito mais fácil engajá-las e obter seu apoio.

8. Adote o feedback como ferramenta de apoio

Como dissemos lá no início deste post, toda mudança pode provocar algum desconforto, deixando as pessoas resistentes. Por mais que obrigá-las a mudar seja uma forma de implementar o fluxo de trabalho digital, essa postura afetará outros aspectos da sua gestão.

Caso você sinta que há resistência, que as mudanças não estão sendo bem aceitas, vá em busca de um feedback da sua equipe! De fato, quem está na operação todos os dias sabe muito bem o que é possível e o que não é, podendo ajudar a entender melhor os processos e, assim, definir fluxos mais coerentes com a atividade da empresa.

Agora pense: você conhece mais alguém que se beneficiaria dessas dicas? Então compartilhe este conteúdo em suas redes sociais!

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