7 dicas essenciais para reduzir custos em RH

Todo profissional de Recursos Humanos sabe da importância de otimizar investimentos nas corporações em que atuam para melhorar a competitividade operacional. Mas nem todos sabem o que precisa ser feito para reduzir os custos em RH e obter rendimentos significativos para as empresas.

Para economizar sem comprometer a qualidade dos serviços, é necessário fazer melhorias econômicas amplas. Nesse sentido, o departamento de Recursos Humanos deve conduzir a gestão de pessoas com primazia, além de cuidar de todos os departamentos e processos da companhia.

Hoje, desafogar despesas e garantir eficiência são prioridades. Para isso, é preciso otimizar a gestão do capital humano de modo a reduzir custos em RH. Veja as dicas a seguir.

1. Automatize processos

A revolução digital dos últimos anos tem garantido vantagens para todos os tipos e segmentos empresariais. Com Recursos Humanos é a mesma coisa. A utilização de ferramentas de informação nesse setor agiliza e simplifica a rotina dos profissionais.

Ao garantir processos automatizados em RH — eliminando atividades burocráticas e repetitivas —, é possível ter tempo de sobra para resolver pendências diárias estratégicas, como retenção e desenvolvimento de talentos. Além disso, os processos de contratação e de aposentadoria podem ocupar até ¼ do tempo da jornada de um profissional de RH.

Nesse caso, o DocuSign Agreement Cloud é uma suíte de soluções que foi desenvolvida para automatizar, conectar e acelerar atividades que envolvem geração de contratos e assinatura de documentos de colaboradores para dar vantagem competitiva à sua empresa.

Com as soluções oferecidas no Agreement Cloud, é possível:

• Gerar carta ofertas automaticamente
• criar uma experiência agradável para candidatos e funcionários, que podem assinar documentos em qualquer lugar e usando o celular;
• melhorar o gerenciamento de contratos;
• facilitar todo o processo de RH de forma remota e dar suporte aos requisitos globais de conformidade, buscando com facilidade qualquer documento que está salvo na nuvem.

2. Otimize a jornada de trabalho

Otimizar a jornada de trabalho do setor evita fadiga excessiva e diminui o pagamento de horas extras. Veja como fazer isso.

• amenizar a cultura de multitarefas — estabelecer um limite para cada profissional;
• delegar responsabilidades conforme a capacidade individual de cada funcionário;
• incentivar a execução de atividades com prazos flexíveis para evitar a sobrecarga;
• marcar reuniões semanais e rápidas com cerca de meia hora de duração;
• reduzir o retrabalho;
• preparar a equipe para atualizações tecnológicas.

Focar processos específicos valoriza a rotina, gerando um time mais ágil e produtivo, o que evita desperdícios de tempo e de dinheiro.

3. Capacite a sua equipe

A gestão de pessoas não pode ser negligenciada no setor de RH. Os critérios são os mesmos que se aplicam aos colaboradores de outros cargos e departamentos. É necessário capacitar e desenvolver a sua equipe, a fim de garantir motivação e criar uma rotina eficiente.

Conheça algumas sugestões para o desenvolvimento desses profissionais.

Treinamentos específicos

Mesmo que existam tarefas administrativas e outras relacionadas às necessidades humanas, é preciso que todos tenham conhecimento sobre a lei trabalhista, demandas de mercado, tendências do ramo empregatício e também sobre as políticas de gestão da própria organização. Isso é fácil de resolver com cursos, treinamentos e workshops, desde que sejam periódicos e bem estruturados.

Prática de feedbacks

Use os indicadores de RH para acompanhar a performance do seu time. É importante reunir-se individualmente para dar feedbacks pontuais para compreender as habilidades e deficiências de cada colaborador. Você também precisa controlar os conflitos internos do setor, para encontrar a melhor forma de promover um bom ambiente de trabalho.

Vale destacar que essa equipe também pode ter membros com características de liderança e dispostos a conseguir resultados estratégicos para o departamento e a empresa em geral. Ou seja, é muito importante lapidar esse pessoal.

4. Invista em uma comunicação transparente

Muitos conflitos, desgastes e erros podem ser evitados na empresa por meio de uma boa comunicação interna. Em se tratando de ações que envolvem recursos humanos, ter uma comunicação clara é indispensável para o sucesso da empresa.

Mais uma vez, a tecnologia pode ajudar de forma estratégica. Isso porque facilita a criação de comunicados e os distribui de forma homogênea, além de garantir o acompanhamento dos recebimentos.

Ao garantir transparência nas mensagens, todos trabalham de forma alinhada às metas e aos objetos do negócio.

5. Levante e monitore indicadores

De nada adianta investir em melhorias para reduzir custos sem acompanhar os resultados obtidos. É importante avaliar o desempenho das atividades e responsabilidades para ver se o que foi cortado realmente aliviou o orçamento da companhia, além de saber se os custos poupados melhoraram a produtividade da equipe, por exemplo.

A partir disso, é possível detectar o que precisa ser mantido e o que pode ser otimizado, de modo a garantir a saúde financeira da instituição. Veja alguns indicadores que podem ser levantados e avaliados:

• índice de turnover;
• tempo médio de empresa;
• custos de rotatividade;
• produtividade;
• avaliação de aprendizagem tecnológica;
• retorno sobre o investimento em treinamentos;
• clima organizacional.

6. Faça campanhas internas de conscientização

Economizar nas despesas de rotina, como em materiais de escritório, produtos de limpeza e higiene, bem como água e energia elétrica faz uma enorme diferença. Uma recomendação é fazer campanhas internas para conscientizar os funcionários sobre o uso desses recursos:

• desligar o ar-condicionado, os computadores e as luzes ao sair;
• Assinar e gerenciar documentos on-line;
• evitar o uso constante de copos descartáveis — incentivar que cada um leve sua caneca ou garrafa;
• reutilizar o verso de papéis como rascunho e imprimir arquivos apenas em casos excepcionais para gerar mais eficiência;
• implantar sensores de presença para economizar energia.

7. Revise os benefícios oferecidos

Os benefícios entregues aos colaboradores criam uma estrutura que favorece a motivação e a competitividade. Logo, não investir em boas opções não é uma boa alternativa, pois promover um gerenciamento de bonificações de qualidade é essencial para cortar gastos excessivos com desligamentos.

Para entender quais incentivos são mais valorizados, faça uma pesquisa interna para identificar os mais úteis para os funcionários e veja quais são compatíveis com cada um. Dessa forma, é possível realocar benefícios para valorizar os profissionais que fazem parte da empresa.

Vale reforçar que antes de montar um plano de benefícios, é necessário respeitar as demandas da legislação trabalhista — 13° salário, férias remuneradas, FGTS, horas extras e vale-transporte são obrigatórios. Já auxílio-educação, assistência médica, vale-alimentação, vale-refeição, plano odontológico e seguro de vida podem fazer parte do pacote de cada cargo ou equipe.

E então, o que achou das dicas para reduzir custos em RH? Esperamos que sejam úteis para a gestão estratégica do seu capital humano, de modo a elevar a competitividade operacional da sua empresa. Além disso, para potencializar a rotina do setor, experimente as soluções da DocuSign por 30 dias e descubra como podemos automatizar o seu RH da melhor forma.