5 melhores práticas para armazenar o histórico do paciente em segurança

É inegável que a tecnologia está mudando o futuro. A forma como empresas são geridas, dados são organizados e transações comerciais são feitas tem se tornado mais digital, e esse novo cenário beneficia vários tipos de negócios. Os serviços de saúde são um exemplo.

Pensando na otimização das atividades cotidianas, o armazenamento do histórico do paciente é uma tarefa fundamental para o atendimento médico de qualidade, mas extremamente burocrática. Nesse sentido, as inovações que o meio eletrônico proporciona introduzem agilidade e eficiência.

Se você ainda tem dúvidas sobre esse assunto, preparamos este artigo com dicas e outras informações a fim de ajudar com os prontuários de pacientes. Não perca essa oportunidade de se atualizar!

Importância de ter o histórico do paciente

O histórico do paciente é fundamental para que o diagnóstico e o tratamento sejam adequados. Além disso, tê-lo em mãos otimiza o atendimento, pois elimina a repetição de perguntas, levando mais rápido à solução dos males que motivaram a consulta. Tudo isso é fonte de satisfação.

Ou seja, tanto do ponto de vista clínico, como do comercial, esses registros são importantes para os profissionais de saúde e para os pacientes. Isso acontece de tal modo que alguns benefícios ficam evidentes. Confira quais:

Agilidade no atendimento em consultas

Informações como os tratamentos já realizados, fatores ambientais, genéticos, ocupacionais e comportamentais que influenciam o diagnóstico são importantes em todas as consultas. Dessa maneira, tê-las registradas reduz o tempo de atendimento, eliminando a repetição de sua coleta.

Geração de uma imagem de profissionalismo e segurança

A qualidade do serviço prestado na área da saúde tem impactos profundos na vida dos pacientes. Por esse motivo, a busca pelo melhor atendimento é uma prioridade para eles. Oferecer uma percepção positiva quanto a isso é fundamental para a imagem de quem atua na área.

Um histórico completo e organizado ajuda a passar uma sensação de profissionalismo e segurança durante o atendimento, bem como auxilia a qualificar o diagnóstico, preservando a saúde do paciente.

Cumprimento da legislação

Informações médicas e exames têm uma legislação própria quando se trata de seu registro e armazenamento. Atender a esse regramento é uma obrigação dos prestadores de serviço da área. Diante disso, ter o histórico do paciente e guardá-lo adequadamente precisa de atenção.

5 dicas para armazenar o histórico do paciente de forma eficiente e segura

Visto que o armazenamento correto do histórico do paciente é mais que uma maneira de qualificar o atendimento, mas uma obrigação legal ligada ao correto diagnóstico, primar pela eficiência e pela segurança quanto a ele é fundamental. Com o objetivo de descomplicar essa tarefa, listamos 5 dicas sobre como realizar o arquivamento dessas informações. Não perca!

1. Tenha todos os dados essenciais em um só local

Um histórico do paciente precisa estar completo para que efetivamente agilize o atendimento e garanta a sua qualidade. Isso requer que todos os dados essenciais estejam juntos, contendo as seguintes informações:

  • dados de identificação: nome, idade, profissão, endereço, contatos etc.;
  • condições físicas: peso, altura, tipo sanguíneo e outras características relevantes do ponto de vista médico;
  • condições médicas prévias: alergias, deficiências, doenças pré-existentes, entre outras informações;
  • histórico familiar: fatores de risco, enfermidades e informações genéticas relevantes;
  • histórico médico: doenças, cirurgias, internações e tratamentos ao longo da vida do paciente;
  • histórico de atendimentos: consultas já realizadas, sintomas anteriores, diagnósticos, exames e tratamentos;
  • histórico medicamentoso: remédios e dosagens, interações medicamentosas, reações, alergias, interrupções de tratamento, consumo de drogas, álcool ou cigarro.

2. Utilize arquivos digitais

A emissão de documentos em formato eletrônico ou sua digitalização são maneiras de reduzir o espaço físico para armazenamento e o risco de perda ao guardar informações relativas a serviços de saúde, assim como a gestão é mais simples e ágil do que de papéis. Para realizar esse modelo de arquivamento, é importante usar ferramentas que atendam aos critérios de inviolabilidade de dados exigidos nessa área.

3. Cuide da segurança das informações

Temas como privacidade e segurança de arquivos no meio digital têm ganhado destaque e proteção legal. As informações médicas são tão sensíveis que já estavam cercadas por tais garantias. Por isso, devem receber um cuidado especial. Tanto as cópias impressas quanto as vias digitais precisam estar guardadas por meios de controle de acesso.

As plataformas de arquivamento digital apresentam muitos níveis de proteção. Soluções desse tipo para a área médica oferecem camadas de segurança para garantir, além da inviolabilidade, a acuidade dos dados.

4. Assine documentos eletronicamente

No campo da saúde, a opção de assinar eletronicamente documentos existe como forma de complementar a telemedicina, sendo que a assinatura eletrônica em laudo médico, receitas e solicitações de exames precisa ser autenticada com um certificado digital para que o documento seja válido. Ou seja, nesse caso é necessário que seja uma assinatura digital.

Desse modo, o diagnóstico será ágil e sem riscos em deslocamento desnecessário do paciente.

5. Treine sua equipe

Apesar de parecer um trabalho simples e, até mesmo, repetitivo, o arquivamento dos documentos que compõem o histórico médico deve ser realizado com minúcia. Qualquer erro prejudica o diagnóstico do paciente e representa uma violação de sigilo.

Por isso, treinar a equipe sobre os procedimentos de realização, bem como acerca da legislação e de como agir diante de tentativas de golpe por meio de engenharia social, são os modos mais eficazes de evitar esses problemas.

Vantagens de arquivar digitalmente o histórico do paciente

Optar pelo arquivamento digital do histórico do paciente gera receio quanto à segurança das informações ou mesmo sobre os procedimentos de guarda, uma vez que não há papéis. Entretanto, além de ser seguro, suas características agregam diversas vantagens, como:

  • informações coletadas em momentos diferentes ficam organizadas e agrupadas de forma a facilitar sua análise;
  • manutenção de todo o histórico e das imagens dos exames a longo prazo;
  • diminuição dos riscos de perda de documentos por fenômenos naturais, problemas estruturais ou descuidos no manuseio;
  • ordenamento automático das informações, eliminando a possibilidade misturar dados entre pacientes;
  • alto nível de proteção, com diversas barreiras que requerem autenticação e autorização do usuário;
  • redução do tempo gasto com organização, arquivamento e consulta;
  • acesso remoto aos arquivos;
  • preservação do meio ambiente por meio da redução do uso de papéis ou componentes químicos de impressão;
  • diminuição da necessidade de espaço físico de arquivamento;
  • rapidez de resposta em emergências;
  • possibilidade de cruzamento de dados automaticamente.

O histórico do paciente tem um papel importante para o diagnóstico correto, qualificando os serviços prestados. Assim, é importante otimizar o seu arquivamento por meio das dicas que listamos aqui, sendo que utilizar a tecnologia é uma das sugestões mais eficazes e seguras, agregando diversos benefícios.

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