Você pode não saber, mas o armazenamento na nuvem já está presente na sua vida: essa tecnologia está em serviços de e-mail, edições de documentos, no acesso a filmes e mesmo na hora de pedir comida.

Mas você sabia que a nuvem também pode ser aliada do seu negócio? No post de hoje, vamos mostrar por que armazenar documentos na nuvem é uma excelente aposta, diminuindo custos, aumentando a agilidade das transações e garantindo a segurança dos seus arquivos.

Quer saber mais? Então, continue a leitura!

Entenda o armazenamento na nuvem

Falamos em armazenamento de documentos na nuvem porque os arquivos deixam de ser colocados em servidores físicos próprios e passam a ser alocados em servidores de terceiros, como os do Google, Microsoft ou Amazon. É dever destes garantir que os dados estejam sempre disponíveis e não sejam corrompidos ou acessados por pessoas não autorizadas.

Existem uma série de sistemas que utilizam o cloud computing: você escuta música no Spotify que não estão salvas no seu celular ou consegue acessar imagens no Google Fotos utilizando qualquer dispositivo na internet.

Quando falamos em gestão de documentos, no entanto, o serviço corporativo que merece destaque são as plataformas de System of Agreement . Com elas, é possível criar documentos, assiná-los eletronicamente, fazer o compartilhamento com pessoas autorizadas e ainda guardar na nuvem todas as informações de cada uma dessas transações.

Conheça as vantagens de armazenar seus documentos na nuvem

As plataformas de System of Agreement são bastante práticas: eles são acessíveis e possuem dashboards (painéis de controle) intuitivos, permitindo que sejam realizadas ações como pesquisa ou envio de arquivos com poucos cliques. Isso, no entanto, é só o começo dos benefícios. Falamos sobre os demais a seguir.

1. Espaço

Quando os servidores físicos eram norma no mercado corporativo, o primeiro problema era evidente: a limitação de espaço. Caso a empresa comprasse um hardware para armazenar 100 Terabytes e alguns meses depois todo esse espaço já estivesse saturado, só haveria duas opções: fazer uma limpeza nos documentos ou adquirir outro hardware.

Com o armazenamento na nuvem, no entanto, essa lógica muda bastante. A empresa pode contratar pacotes menores e, sempre que necessária, aumentar o seu espaço de armazenamento digital.

O mais interessante é que esse processo é escalável, ou seja, contratar novos serviços não significa o aumento proporcional de gastos. Ou seja, dobrar a sua capacidade de armazenamento não significa que todos os valores do contrato serão dobrados.

2. Facilidade de compartilhamento

Vamos ser diretos: lidar com arquivos digitais é muito mais prático e barato do que com documentos físicos. Quando a empresa ainda está na era do papel, ela precisa fazer o trabalho moroso e repetitivo de imprimir os arquivos, conferi-los, enviar para colher assinatura da outra parte, enviar para um cartório para que ele receba a autenticação necessária e encontrar um meio de transporte para enviar a papelada para o seu destino.

Quando os arquivos são digitais, a tramitação de documentos é muito mais ágil, já que cada uma dessas etapas pode ser feita diretamente do computador ou celular. Os arquivos ainda podem receber assinatura eletrônica — garantindo sua integridade e possibilitando a conferência de origem, o que dá a segurança legal necessária para processos importantes, como a assinatura de contratos.

3. Preservação do histórico

No último tópico, falamos sobre como ter que lidar com a movimentação de papéis pode ser uma enorme dor de cabeça. E os problemas também aparecem quando é preciso guardar esses arquivos com segurança e de forma organizada: uma sala com vários armários, gavetas e pastas já entrou no imaginário popular como símbolo de burocracia e lentidão de processos.

Com os arquivos armazenados na nuvem, vão-se os gastos com a manutenção de um espaço físico adequado, o que envolve luzes e temperatura sempre em controle rígido. Todos os arquivos estão no servidor do fornecedor e, como estão digitalizados, o processo de pesquisa também é bem rápido.

Isso acontece porque o sistema consegue separar documentos de acordo com informações relevantes, como data de criação e envio, tipo de arquivo ou pessoas envolvidas em um processo. Assim, basta entrar com um desses dados na guia de pesquisa para encontrar o que você precisa com poucos cliques.

4. Segurança

Documentos empresariais precisam de atenção especial: o acesso não autorizado de arquivos sensíveis podem gerar prejuízos financeiros e também para a imagem de um negócio. A boa notícia é que os serviços na nuvem são seguros e existem vários recursos e processos para garantir tanto a disponibilidade quanto a integridade dos dados.

Cada arquivo, por exemplo, é duplicado pelo fornecedor. Ou seja, um documento está em, pelo menos, dois servidores na nuvem assim, caso um esteja offline (por problemas ou para manutenções periódicas, por exemplo), ainda será possível encontrar o seu documento. Isso também garante que um arquivo não se perca com a queda de um servidor.

Também vale lembrar que só acessa arquivos na nuvem quem tem autorização para isso. Por isso, o acesso só é possível por meio de login e senha que podem ser combinados com recursos mais complexos, como o uso de totens.

Por fim, vale lembrar que os serviços na nuvem são geridos por grandes empresas, capazes de atender tanto requisitos legais de segurança quanto de contar com equipes e recursos para combater tentativas de invasão.

5. Mobilidade

Mobilidade não é uma palavra nova: ela indica que vários serviços e arquivos possam ser acessados por meio de dispositivos conectados a internet, sejam eles computadores de mesa poderosos ou smartphones e tablets.

Ora, em um mundo cada dia mais conectado, não é difícil encontrar vantagens nesse tipo de recurso: além de facilitar o home office, a mobilidade possível graças à nuvem ainda permite que os gestores tenham acesso à informações importantes do negócio mesmo que estejam em trânsito, como em uma viagem de negócios.

Além de permitir a consulta de arquivos, também é possível realizar ações estratégicas, como o envio de propostas comerciais ou mesmo de contratos prontos para serem assinados: aqui, o processo pode ser ainda mais rápido com o uso de assinatura eletrônica, um recurso seguro, que pode ser feito pelo próprio celular e muito mais barato que a impressão e envio de arquivos físicos.

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