10 recursos do DocuSign indispensáveis para a nossa equipe
Por Vidya Narayanan, gerente de programas técnicos sênior, DocuSign@DocuSign
Este é o primeiro artigo da nossa série DocuSign@DocuSign, que aborda as maneiras como usamos nossos próprios produtos e recursos para administrar os negócios da DocuSign. Além de aproveitarmos os benefícios da assinatura eletrônica, do CLM, etc., eles servem para obtermos insights sobre as experiências de nossos clientes e continuarmos aprimorando nossos produtos.
Curioso para saber quais são os recursos e ferramentas que a equipe da DocuSign mais gosta no DocuSign?
Um pouco como perguntar para Alex Atala sobre os dez ingredientes que ele tem sempre em seu armário, mas talvez um pouco menos de dar água na boca, perguntamos à Vidya Narayanan, gerente de programas técnicos sênior, sobre os dez principais recursos que ela e sua equipe simplesmente não podem ficar sem.
1. Org Admin
Esta ferramenta é preciosa para administradores de contas complexas do DocuSign. É a melhor maneira de gerenciar muitos usuários sob o mesmo “guarda-chuva”, proporcionando mais segurança, melhor visibilidade e a capacidade de bloquear domínios.
Com o Org Admin, é fácil configurar o logon único (SSO) e gerenciar as permissões do usuário de maneira centralizada. Ele permite que você controle tudo de um local simples, fácil de usar e central.
2. Assinatura responsiva
Já elogiamos a assinatura responsiva antes e faremos isso novamente agora. Hoje em dia, com todos tentando marcar como concluídos os itens da sua lista de tarefas no celular, uma experiência de assinatura responsiva é muito importante.
A funcionalidade de assinatura responsiva do DocuSign, que é fácil de ativar no nível da conta, torna a vida muito mais fácil para os destinatários dos documentos. Eles não precisam aplicar zoom em seus telefones e não correm o risco de perder uma parte crucial de informações no documento porque aumentaram o zoom no local errado.
Saiba mais sobre a assinatura responsiva.
3. Modelos
Pelo seu valor nominal, os modelos do DocuSign podem parecer um recurso superbásico, eles são projetados para ajudar você a agilizar o processo de envio de documentos iguais ou semelhantes com frequência. Mas se você olhar um pouco mais de perto, verá que eles vêm com alguns recursos avançados muito úteis.
Por exemplo, você sabia que pode configurar o bloqueio de senha se não quiser que as pessoas brinquem com seus modelos, ou que você pode bloquear destinatários? As possibilidades são quase infinitas.
4. PowerForms
Um PowerForm é basicamente um modelo que permite criar documentos de autoatendimento para assinatura sem escrever nenhum código, ele é iniciado a partir de um URL único e seguro que você disponibiliza para os signatários preencherem. Depois de assinado, um PowerForm se parece muito com um envelope do DocuSign, tornando a extração de dados muito fácil.
Você pode usar o PowerForms para configurar páginas de registro de eventos, realizar uma pesquisa, e muito mais. Na verdade, funciona como uma página da web que você pode abrir em seu site, hospedar em outros sites ou distribuir como um link seguro por e-mail.
5. Grupos de assinatura
Coloque o poder da colaboração no gerenciamento de documentos com grupos de assinatura, que permitem gerenciar envelopes em equipe. Ao configurar um grupo de assinatura, você permite que vários indivíduos assinem ou aprovem um documento, mas apenas uma das assinaturas deles é necessária. É uma ótima maneira de remover gargalos e reduzir o risco, caso alguém se ausente ou saia da empresa.
Além disso, se um membro do grupo começar a assinar um documento, mas quiser concluí-lo posteriormente (talvez ele precise perguntar algo a um gerente), o progresso será salvo, exceto para assinaturas, rubricas e datas.
Saiba mais sobre grupos de assinatura.
6. Comentários
Esta é outra ótima ferramenta de colaboração. Você pode usar os comentários para fazer perguntas dentro de um documento, o que é útil se alguém quiser esclarecer o significado de uma cláusula, sugerir alguma alteração de texto, etc. É possível selecionar quem pode ver o comentário, mantendo-o privado para apenas um destinatário, se você desejar.
Digamos que você esteja no departamento de RH trabalhando com um candidato na carta de oferta dele. Ele pode fazer perguntas sobre a oferta diretamente no documento, em vez de ter que sair dele, enviar um e-mail e aguardar uma resposta. É uma experiência muito melhor para o seu possível contratado e pode fazer com que ele queira trabalhar para você.
7. Conectores
Você sabia que existem mais de 350 conectores no ecossistema do DocuSign para ajudar você a aproveitar mais o seu investimento em outras plataformas de software? Usando esses conectores úteis, você permite a automação e fluxos de trabalho de negócios aprimorados. Os dados fluem de um sistema para outro facilmente e quase em tempo real.
Por exemplo, com DocuSign for Salesforce, você pode configurar uma conexão entre sua conta Salesforce e a DocuSign, desse modo qualquer alteração na conta DocuSign será atualizada em sua conta Salesforce, garantindo que você tenha sempre o registro das informações mais recentes do cliente.
8. Gerenciamento de ciclo de vida dos contratos (CLM)
Muitas pessoas ficam maravilhadas quando descobrem o quanto podem realizar com o DocuSign CLM. É uma ferramenta poderosa para ajudar você a preparar, agir sobre e gerenciar seus documentos mais complexos, como MSAs, NDAs e SOWs. Basicamente, qualquer contrato que as pessoas possam pegar uma caneta vermelha e sair riscando cláusulas dos T&Cs se beneficiará do CLM, ele transforma antigos processos manuais em um fluxo de trabalho digital automatizado.
Depois de configurado (e, sim, isso requer um pouco de experiência de desenvolvimento ou o suporte dos Serviços Profissionais da DocuSign), o CLM ajuda você a economizar dinheiro, diminuir o tempo de geração de receita e facilitar que os clientes negociem com você.
9. Envio em massa
Clique em enviar uma vez, alcance muitos. Essa é a premissa por trás do recurso de envio em massa do DocuSign, você pode enviar um documento padronizado para vários destinatários ao mesmo tempo. Isso é útil se você precisar divulgar uma nova política da empresa para todos os funcionários, enviar comissões de vendas em massa ou, ainda, notificar vários clientes sobre algo.
O número de pessoas para quem você pode enviar um documento é limitado a 999 (sua lista em massa pode conter até 1.000 linhas, mas a primeira linha é o cabeçalho), então você não pode alcançar milhões de pessoas de uma vez. Mas assim que ele estiver configurado e pronto para funcionar, com certeza facilitará sua vida.
Saiba mais sobre o envio em massa.
10. Relatórios
Quem não gosta de um relatório sincero que mostra o quão incrível sua equipe tem sido? Com o DocuSign, você pode configurar relatórios no nível de conta, nível de Org Admin ou nível de CLM, que oferecem acesso a informações sobre tudo, desde seus usuários até a taxa de sucesso com envelopes. Os relatórios ajudam a identificar problemas em fluxos de trabalho, oportunidades de crescimento e muito mais.
A boa notícia? É muito fácil ajudar sua equipe ou seus colegas a aproveitarem ao máximo o DocuSign usando recursos como relatórios (e, é claro, todos os outros recursos listados acima). Ao ter esse acesso a informações úteis, eles podem continuar aprimorando a maneira como usam a plataforma para interagir com os clientes e ampliar os negócios.
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